משתתפים

חברי ועד – ליאת שחר-קשתן (יו"ר), עינת סיטרון, הדס משגב, גיא בוסקו, חננאל לבנה.

באמצעות שיחת וידאו – לימור דוד.

אורח – תומר שלו (מנהל פסטיבל אייקון).

נעדר – יבגני קנטור.

מהלך הדיון

עדכון כללי

1. פרס גפן – וועדת פרס גפן סיימה את תפקידה. יו"ר הוועדה הדס נבנצל לא תמשיך בפעילותה בוועדה זו. וועד האגודה מודה לחברות הוועדה ובמיוחד להדס על שנת פעילות מצויינת. וועד האגודה יפעל לגיוס יו"ר ועדה חדש\ה.
2. פרס עינת – הדס נבנצל תמשיך להיות אחראית על הפרס גם השנה.
3. כנס עולמות – הסתיים גיוס הסגל הבכיר. התקיימה ישיבת תוכן ראשונה. יצא והסתיים קול קורא להפקת מקור כאשר מתוכננת להיות הפקת מקור אחת בלבד. קול קורא להגשת תוכן מתוכנן לצאת בקרוב. התקציב יוכן במהלך החודש הקרוב. במהלך החודש הקרוב תיקבע פגישה עם האנשים הרלוונטיים בוועד אגודת טולקין ומנהלות הכנס. מטרת הישיבה היא ליצור תכנית מתואמת להמשך פעילותו של כנס עולמות. יו"ר האגודה תיצור קשר עם יו"ר העמותה על מנת לדבר על התקשורת בין ביגור ועולמות ונושא החפיפה בניהם.
4. כנס בדיון – נבחנת אפשרות להציע את ניהול בדיון לפעילים צעירים ומבטיחים שהיו בסגלי אייקון ועולמות בשנים האחרונות. האחראית על הנושא בוועד תאתר מועמדים מתאימים ותפנה אליהם. במידה ויש מישהו הרואה עצמו מתאים, הוא מוזמן לפנות לעינת סיטרון.
5. מענק – האחריות למענק תהיה של חננאל לבנה ועינת סיטרון. בשלב הראשוני עינת אחראית על גיוס ועדת המענק, בתקווה שרוב חברי הוועדה הקודמת יהיו פנויים לקחת את התפקיד שוב. במקביל תיעשה עבודה על שיפור התקנון. אחת הבעיות שעלו בשנה שעברה היא נושא הלו"ז. ההגשות הגיעו בשלב מאוד קרוב לאייקון ה ולחברי הוועדה היה קשה לעמוד בזמנים שנקבעו. בשינוי הלו"ז צריך לבדוק את סוגיית מתי סטודנטים מוכנים להגשה. הובהר כי לא ניתן להעניק מענק פעמיים לאותו פרוייקט, אך ניתן להעניק לאותו צוות בהגשה של פרוייקט חדש.
6. אמא"י – איש הקשר לנושא עובד כרגע על הגדרת יעדים לשנה הקרובה לקראת ההכנה להקמת עמותה. בשלב זה מתבצעת עבודה על  הפרדת מסופי אשראי כדי לאפשר עצמאות במכירת כרטיסים לאירועי אמא"י שלא דרך חנות האגודה.
7. ג'וס ווידון – יום העיון האקדמי מתקיים מחרתיים. האגודה הקציבה תקציב לכיבוד.
8. מחשוב – חננאל מעדכן אודות שני נושאים: שדרוג אתרי האגודה ומעבר לשרת חדש בשביל מערכת כו"ד (כרטיסים ודרקונים – מערכת הזמנת הכרטיסים, "התוכנייה"). שדרוג האתר מחכה ליציאת הגרסה החדשה של דרופל. drupal 8 יצא בגרסה ראשונית ולא יציבה, ועדיין לא בוצעו התאמות לרוב המודולים שאנחנו עובדים איתם. בכל מקרה, זה סימן מעודד. במענה לשאלה אודות שיפור מערכת ההרשמה לאגודה דרך האינטרנט, הוסבר כי שדרוג החנות יקרה לאחר מעבר ל-drupal 8 (מבחינת תעדוף), ויהיה מערכת חנות מבוססת WP. מערכת הכרטיסים אינה עומדת בעומס, ולכן אנחנו נפנה לספקים שאנו עובדים איתם כדי לקבל הצעת מחיר לחכירת שרתים (שינוהלו אצלם – לא פיזית אצלנו) כדי להתמודד עם העומס. דמיאן הופמן, א. צוות מחשוב, מטפל בזה. (*פסקה זו עברה עריכה לצורך תיקון טעות).
9. שנתון – נעשו נסיונות ע"י טל גולדמן לעניין כתבי תרבות ב'היה יהיה', ללא הצלחה.  צריך לבחון אפשרות פשוט לשלוח להם שנתונים. סוגיית הפצת שנתון דיגטלי – צריך לוודא מול דני ספרים שקיבלנו את זכויות ההפצה חזרה אלינו. את שלושת השנתונים הראשונים אפשר להפיץ באופן דיגיטלי. צריך לבדוק מלאי של שנתונים במחסן ואצל מארק, ולראות האם לרכוש עותקים נוספים מהמלאי של מדני ספרים.
10. נהלים – צריך לבדוק בתקנון סוגיית אירוח של חברי אגודה, האם חייבים להביא נושא בפני הוועד או שיכולים לבוא ולצפות בישיבה. צריך לשמור עותק ראשוני של הפרוטקול ולערוך עותק אחר כדי לוודא שלא אבד לנו הפרוטקול המקורי. תוגבר השקיפות, והפרוטוקולים הבאים יכילו יותר תוכן מבעבר. הצבעה: נוהל הועד ונוהל ניגוד עניינים אושרו פה אחד.

אייקון

1. פסטיבל אייקון – מנהל הפסטיבל, תומר שלו, הגיע לסכם את האירוע בפני הוועדה ללא עניבה וחפתים. תומר מנהל את אייקון זה השנה השישית. השנה הגידול הורגש פיזית. עליה בהיקף הקהל שנראה בסיכום הסופי ובהזמנות מראש (ובכמות כרטיסים הכוללת שנמכרה). הייתה קונסטרוקציה בשביל להקל על העומס, כמו אוהלי הקופות ומשחקי הלוח שהיו בחוץ. כתוצאה מכך נוצר עומס  על מכסת המתנדבים שנדרשה כדי לאייש תפקידים. השנה היו מעט יותר מתנדבים מבשנה שעברה וכמעט לא היה שינוי במספר אנשי סגל (120, כמו כמות הח"כים שצריך בשביל לנהל את המדינה). תחום המיניאטורות השתדרג, וגם הלארפים עם מתחם הפונדק הייעודי החדש. אחוז גבוה של מדע ומדע בדיוני (רך וקשה). פחות מדי סטארטרק לדעת תומר. היו ספקי תוכן טובים שהגיעו. היו יותר אירועים סך הכל משנה שעברה, יותר אירועים של שעה – ולכן הגידול המשמעותי. כמות ההגשות עלתה בצורה דרמטית. בעתיד לא מתוכנן לעבור את הכמות של 280 אירועים (כולל משחקים). למדנו איך מתנהלים עם העירייה, עם הנחיות בטיחות. נלמד בשנה הבאה את רישוי עסקים ועבודה עם המשטרה. הרישוי העסקי יכלול שם על השלט של אייקון, ואגודה מפיקה זה האגודה. כבר בדצמבר צריך להתחיל תהליך רישוי עסק. למה אישור משטרה? כל אירוע מעל 1000 איש דורש אישור משטרה.  למה אישור עסקים? כדי שנוכל להשמיש את רחבת הסינמטק. מה כל זה דורש מאיתנו? רק הקפדה על יותר נהלים ועוד הוצאות מסוימות. החשיפה של האירוע נעשה ע"י אנשי סגל הפסטיבל, ועבד טוב ללא משרד יחסי ציבור. תומר ביקש שנקבל את סעיף 46 א' שיקל על גיוס חסויות (הועד- עובדים על זה). כל הסגל הסתגל למעבר להרחבת הפעילות בשטחים נוספים (אוהל קופות, אוהל משחקי לוח וכו'). מסמך הפקת לקחים מלא תגיע נמצא לקראת סיום.  המשוב לאנשי סגל – הוועד מעוניין ליישם הליך מסודר של משוב לכלל הסגל. בעיקר כדי שאנשים יוכלו לקבל הזדמנות להשתפר וללמוד לפני שמקבלים החלטה להוציא מהסגל. וגם משוב טוב זה דבר שאנשים ישמחו לקבל. הרעיון הוא להתארגן על אופן העברת משוב לקראת עולמות – מנהל לראש תחום, ראש תחום לראש צוות, ראש צוות לאנשיו. (ומנהל הכנס לכל הסוכנים החופשיים). צריך לוודא שכל אנשי הסגל מקבלים משוב,ולחשוב על פתרון משוב למרצים (יתכן בעזרת המחשוב). בתכנון קדימה – צריך לתקן את מערכת הכרטיסים, להוזיל את העלויות השוטפות בתחום הטכני על ידי קנייה של ציוד טכני ולאחסן אותו בצורה טובה ואיכותית. איך לאחסן? קופסאות אחסון מיוחדות ו\או שטח אחסון קטן. אייקון 2016 – נושא הפסטיבל ואורח הכבוד יוכרזו בסוף עולמות. יושק אתר אינטרנט חדש.  צוות היגוי להבאת אורח הכבוד לשנת 2017 מוקם עכשיו. לצוות הממונה על הזמנת אורחי הכבוד תהיה רשימת קולנוע וטלוויזיה, ורשימת סופרים. הועד לא אישר או שלל הזמנת שני אורחי כבוד, יש לבחון את הנושא. יש לנסות לשריין אורחי כבוד ל-5 שנים מראש. חלק מחברי הוועד אומרים שיש תחושה של אובדן קהל מבוגר. חברי ועד אחרים לא מסכימים. הדיון בפייסבוק מראה שאין תחושה כזו בקהל הפעילים. בכל מקרה – נקבל מסקנות נוספות על בסיס ישיבת סיכום של ההנהלה. תומר אומר שבעיקר היה טוב. כרגע מועלים סרטונים ל-VOD, והאתר מקבל כ-200 יוניקים בשבוע. משל תומאס (הלובסטר שתומר מגדל) והגידול של אייקון: כל פעם משיל את המעטפת החיצונית ומגדל אחד חדש וגדול יותר.

אישור מאורות

1. כנס מאורות –  בפגישה שהתקיימה לפני שבוע עם קרן ירושלים התגלה שהסכום שהם מקציבים לתמיכה בכנס הוא נמוך מהשנה שעברה, ולכן יש סיכוי שהכנס יהיה גרעוני. התקציב השנה מעט גדול יותר מהשנה שעברה בעיקר עקב עלייה במחיר של רשות הנוער, ומחירים ראליים ומעודכנים לסעיפי הלוגיסטיקה. הנהלת הכנס עדיין לא הספיקה להעביר תקציב מעודכן, ולכן אפשר בשלב זה רק להצביע על התקציב הישן על אף הגירעון. הנהלת הכנס תנסה לצמצם הוצאות סביב עלויות של חכירת המקום ועל ידי הגדלת התמיכה של הקרן. הועד החליט לקיים הצבעה על תקציב גרעוני, ובמקביל לפנות להנהלת הכנס ולבקש לקבל תקציב מעודכן על מנת לעשות מעבר נוסף עליו. הצבעה: התקציב הגירעוני אושר פה אחד.

דו"ח רבעוני

1. דו"ח רבעוני – גזברית האגודה הציגה דו"ח רבעוני חלקי, כיוון שעדיין לא הגיע לידיה כל המידע הנדרש לדו"ח המלא. הדו"ח המלא יוצג בישיבה הקרובה יחד עם הצגת טיוטת התקציב השנתי.

מפגשי פעילים

1. מפגשי פעילים – בשנה שעברה היו חמש פגישות עם פעילים. שתיים בתל-אביב, שתיים בירושלים, אחת בחיפה. המטרה הייתה שהפעילים ידברו עם הוועד, לצאת עם רעיונות חדשים ולגייס אנשים שיתנדבו לעשות דברים. המפגש הבא רצוי שיהיה בדצמבר-ינואר. נושא מרכזי לישיבות פעילים הוא 20 שנה לאגודה. גיא בוסקו מונה לאחראי פעילים.

פעילות בפייסבוק

1. תקציב לפעילות פייסבוק – גיא בוסקו מעוניין לעשות משהו מיוחד לקראת זה שקבוצת האגודה מגיעה ל-3000 חיבובים ("לייקים") ולקראת צאת סרט מלחמת הכוכבים החדש. הרצון של בוסקו הוא לארגן דברים שישתלבו בפעילות כלל שנתית. יש לברר מול לוועדת ביקורת האם אפשר לעשות מבצעי הנחה על דמי ההרשמה לאגודה. הצבעה: אושר פה אחד תקציב חד פעמי לנושא.  על בסיס ההתנסות הזאת נראה איך הולך, ונסיק מסקנות לגבי המשך הפעילות ותקצוב קבוע. חשוב לבדוק את כמות העליה של כמות חברי האגודה, ורמת שביעות רצון של חברי האגודה. לבדוק – כמות תחלופה של חברי אגודה במהלך השנה. למחשוב – בחינת משמעות שיפור שיטת ההרשמה דרך האינטרנט.

אחר

1. הקרנות – לדיסני ישראל אין את הזכויות למלחמת הכוכבים החדש. בוסקו ממשיך לבדוק אופציות אחרות לשיתוף פעולה עם הקרנות הסרט.

נספח א' – נהלי ועד

ישיבות ועד

1. זמני ישיבות  – ישיבות ועד יתקיימו לכל הפחות פעם בחודש קלנדארי.
2. כמות משתתפים – לא יפחת מחצי מחברי הועד.
3. קבלת החלטות – ברוב רגיל, למעט ניגוד עניינים (ראה נוהל ניגוד עניינים).
4. פרסום ישיבה – תפורסם לכל הפחות 72 שעות לפני מועד הפגישה באתר האגודה. הפרסום יכלול את תאריך וזמן הישיבה, מיקומה הגיאוגרפי ואת רשימתה נושאים שיועלו. הועד ישאף לפרסם את הישיבה שבוע מראש.
5. פרוטוקול – ירשם פרוטוקול מפורט שיועבר תוך 48 שעות לוועדת ביקורת. פרוטוקול ערוך יפורסם באתר האגודה תוך עשרה ימים מקיום הישיבה. הפרוטוקול המפורסם לא יכלול:
   1. ייחוס דעות או טיעונים לחברי ועד. ייחוס יתבצע אך ורק לבעלי תפקידים ו\או לאורחים.
   2. הצבעות שמיות. ירשם רק את תוצאות ההצבעה באופן כמותי.
   3. כל נושא שהוועד יחליט כי היא איננו ראוי לפרסום, לרבות הטעמים הבאים: חשש בפגיעה בשותפים, מידע עסקי ו\או משפטי שעלול לפגוע בהתנהלות האגודה ומידע אישי אשר חשיפתו יכול לפגוע באדם.
6. הצבעה מרחוק – יתאפשר הצבעה מרחוק בעזרת שיחת טלפון (לרבות שירותי VOIP).
7. הזמנת בעלי תפקיד – בסמכות הועד להזמין להופיע בפניהם בעלי תפקיד שונים של האגודה (לרבות מנהלי כנסים, אחראי תחום וכו'). סמכות זימון זו תהיה של חבר הועד האחראי על הבעל תפקיד ו\או בהחלטת ועד. במידה ויתבקש בעל התפקיד להופיע בישיבת ועד, באחריות מזכיר הועד לוודא תיאום זמנים עם בעל התפקיד. האחרון יהיה נוכח בחלק הישיבה הקשור לנושא עליו הוא אחראי, ובזמן זה לא יתבצעו הצבעות אודות נושאים אחרים.
8. חברי אגודה מתארחים – חברי אגודה המבקשים להעלות נושא בישיבות ועד יפנו עד 24 שעות לפני הישיבה למזכירות האגודה בבקשה להופיע בפני הוועד. הוועד יאפשר לחברי אגודה להתארח במשך חצי השעה הראשונה של ישיבות הועד, ובזמן זה לא יתבצעו הצבעות. בסמכות חברי הועד לדחות את הופעת חבר האגודה לישיבת הועד הבאה אך ורק מתוך הנימוקים הבאים: מחסור בזמן בישיבת ועד או חוסר רלוונטיות הנושא לתחומי הישיבה.
9. העלאת נושא להחלטת הועד – להעלאת נושא להחלטת הוועד, שלא ע"י חבר הוועד האחראי על הנושא, נדרשת הסכמה של שני חברי ועד.

קבלת החלטות מחוץ לישיבות

1. רוב נדרש – בהסכמת כלל חברי הועד בלבד.
2. אופן קבלת החלטה – טלפונית ו\או כל אמצעי תקשורת טקסטואלי (לרבות דוא"ל, מסרונים וכו').
3. פרסום ההחלטות – יתבצע כחלק מהפרוטוקול של הישיבת ועד הקרובה.

נספח ב' – נוהל ניגוד עניינים

כללי

על חברי הוועד המנהל מוטלת אחריות "לפעול לטובת העמותה במסגרת מטרותיה ובהתאם לתקנון ולהחלטות האסיפה הכללית" (סעיף 27 לחוק העמותות). על חברי הוועד מוטלת חובת האמון, הזהירות והמיומנות לפעול לטובת העמותה ובכלל זה, להגשמת מטרותיה. עליהם לבצע פעולות המשרתות את האינטרסים של העמותה ולא אינטרסים אישיים.

באחריותו של כל חבר ועד וחבר ועדת הביקורת לוודא כי אינו נמצא בניגוד עניינים. ניגוד עניינים יתרחש כאשר על חבר ועד לקבל החלטה הקשורה בעמותה, כאשר לחבר הוועד עניין נוסף בהחלטה זו מלבד טובת העמותה.

ניגוד עניינים

במידה וקיים חשש לניגוד עניינים, באחריות חבר הוועד ליידע בהקדם את שאר חברי הוועד וועדת הביקורת לגבי החשש. חשש לניגוד עניינים יתקיים, למשל, במקרים בהם העמותה מקיימת קשר או מתכוונת לקיים קשר עם גוף שבו עובד או עבד בעבר חבר ועד, מוסד בו לומד חבר ועד, עסק בו שותף חבר ועד או בן משפחתו, עמותה בה מתנדב חבר ועד, כולל גופים אחרים בעמותה, וכדומה.

באחריות הוועד להעריך את מידת החשש ואת היקף ניגוד העניינים ועל פי הצורך לפעול למניעתו, למשל באמצעות הימנעות חבר הוועד מהשתתפות בקבלת החלטות או ביצוען, בהצבעה או בדיון ספציפי, הימנעות מקיום קשר של העמותה עם הגוף הרלוונטי וכדומה בהתאם לנסיבות העניין.

במידה ולא יהיה הסכמה פה אחד של הועד (למעט חבר הועד אשר קיים חשש שהוא בניגוד עניינים) אודות קיום ניגוד עניינים ו\או אופן הפעולה למניעתו, הועד יבצע את השלבים הבאים: 1) הפסקת הדיון בנושא בו יש חשש לניגוד עניינים. 2) הימנעות מהצבעה בנושא. 3) יועבר דיווח בנושא תוך 24 שעות לוועדת ביקורת. ועדת ביקורת תעדכן אודות החלטת כיצד למנוע ניגוד עניינים תוך 72 שעות, ובמקרים חריגים תוך 14 יום.

כל ניגוד עניינים שהועלה במהלך פגישה ו\או דיון של הועד ירשם בפרוטוקול הפנימי – לרבות אופן הפעולה למניעתו שבוצע. במידה ונרשם ניגוד עניינים בפרוטוקול פנימי, הוא יימסר לוועדת הביקורת תוך 48 שעות מסיום הפגישה ו\או הדיון.

נהלים פרטניים

חבר ועד לא יקבל שכר, תגמול או פרס מהעמותה, פרט להחזר הוצאות. החזר ההוצאות יהיה בהתאם לנהלים החלים על שאר חברי העמותה.

חבר ועד לא יהיה קרוב משפחה מדרגה ראשונה של חבר ועדת ביקורת.

לא תהיה קרבת משפחה בין יותר מחצי מחברי הועד.

אחראי הפרסים – חבר ועד הכותב סיפור שיכול להיות מועמד לגפן או רוצה להגיש סיפור לפרס עינת אינו יכול להתמנות לתפקיד זה.

מנהל תחרות פרס עינת – חבר ועד הרוצה להגיש סיפור לפרס עינת אינו יכול להתמנות לתפקיד זה.

וועדת פרס גפן – חבר ועד הכותב סיפור שיכול להיות מועמד לגפן אינו יכול להתמנות לתפקיד בוועדה זו.

חבר ועד הכותב סיפור שיכול להיות מועמד לגפן או רוצה להגיש סיפור לפרס עינת לא יכול להיות שופט, לא יכול להיות אחראי פרסים או מנהל תחרות (כאמור לעיל), ולא יכול להשתתף בדיוני ועד על פרס גפן ופרס עינת, לרבות קטגוריות, תנאי קבלה, אישור שופטים, אישור תשלום לשופטים וכו'.