פרוטוקול ישיבת ועד האגודה שהתקיימה בתאריך 28.7 בתל אביב. נוכחים: ליאת שחר קשתן, עינת סיטרון, נעמה פרידמן, דמיאן הופמן וסיון קוטיק.

1. עדכונים:

פרס גפן:
הודפסו פוסטרים של המועמדים לפרס גפן לטובת הפצה בחנויות. המיקוד יהיה בחנויות עצמאיות וספריות. במקביל יצאה קריאה לפעילי פרס גפן להפצת הפוסטרים. לקבלת הפוסטר יש ליצור קשר עם יו"ר ועדת הפרס.
קובץ דיגיטלי של הסיפורים הקצרים המועמדים לפרס גפן עלה לאתר פרס גפן. הוועד מודה לבן סויסה על הכנת הקובץ. נמשכת העבודה מול "מנדלי מוכר ספרים" ו-"גט בוקס" להעלאת הסיפורים לאתר להפצה בחינם.
נמשכות הפגישות עם כלל ההוצאות במטרה להדק קשרים ולבנות תשתית לשיתוף פעולה עתידי.

פרויקט תרגום פרס גפן:
המתרגם ועורכת התרגום סיימו את תרגום זוכה פרס גפן "ויסקי בקנקן" לאנגלית. בשלב זה מסתיימים תיקונים אחרונים. בהמשך תתבצע פנייה למגזינים אינטרנטים לטובת פרסום. לאור התוצאות החיוביות תמשך העבודה מולם גם בשנים הבאות.

פרס עינת:
ההגשה נפתחה.
גויס השופט השלישי לוועדה – אילן אשכולי. בזאת הסתיימה עבודת גיוס הוועדה. סיפורי 2009 שוחזרו ויועלו לאתר בהמשך.

אייקון:
הסתיים שיבוץ התכנייה והתכנים יעלו לרשת בקרוב. העבודה מול העירייה והסינמטק מתקדמת בהתאם לתוכנית העבודה.

אמא"י:
מספר פרויקטים של אמא"י יצומצמו בשלב זה בשל מחסור בפעילים להובלת הפרויקטים.
תקציב כאמ"י אושר בוועד אמא"י ויועבר לוועד האגודה להתייחסות. העבודה על הכנס מתקדמת כמתוכנן.
מונתה ועדת הבחירות לטובת הבחירות לוועד אמא"י שיתקיימו במהלך פסטיבל אייקון.

אסופת "היה יהיה" 6:
האסופה מוכנה להדפסה ותועבר לדפוס עצמאי. ההפצה תתבצע דרך חברת "מומי הרמתי הפצה" לחנויות ולרשתות תוך התמקדות בסניפים שמוכרים ספרי מדע בדיוני ופנטזיה. ההתקשרות מול דני ספרים הסתיימה, והוועד מציין בסיפוק את שיתוף הפעולה המוצלח שהתקיים מול דני ספרים.

מענק לתמיכה בהפקות מקור:
הוקצב תקציב פרסום בפייסבוק לטובת העלאת המודעות בימים האחרונים לפני ההגשה ואכן בשבוע האחרון הוגשו מספר רב של הגשות. הבקשות יועברו לוועדה לטובת דיון ובחירת שלושת הפרויקטים שיעלו לשלב הבא. הוועד מודה לכל המגישים ושמח על ההיענות.

מחשוב:
פרויקט שחזור אתרי אייקון נמשך. מכירות אמא"י בחנות נמשכות עם בעיות טכניות מול תשתית prestashop. תשתית woocommerce תבחן בהמשך.

2. משוב לסגל :

פורמט למשוב הועבר לעיון הסגל. לאחר ההערות המשוב יועבר למנהלי הכנסים לטובת חידוד נוהל המשוב. המשוב ייושם לראשונה לאחר פסטיבל אייקון 2015.

3. סבסוד דוכנים בכנסים:

הועלתה הצעה לסבסד מטעם האגודה דוכנים בכנסים של האגודה. נקבעו הקריטריונים הבאים:

1. האגודה תממן דוכנים בסיסיים בגודל מטר, בעדיפות למיקום בחצי הקומה. אחריות האגודה תהיה בהעברת הכספים לכנס, והיא לא תיקח אחריות על ניהול הקשר מול הכנס מעבר לכך.
2. הדוכנים יהיו בעלי אופי קהילתי וללא מטרות רווח. אם מפעילי הדוכן אינם עמותה ללא מטרת רווח, יידרש היעדר משיכת משכורת.
3. תינתן עדיפות לקהילות חברות, ספקי תוכן לכנס המדובר ולספקי תוכן בכלל לפי סדר תעדוף זה.
4. האגודה מתנה את הפעלת הדוכן בהפעלה על ידי מתנדבים ובאישור התכנים שיימכרו בדוכן.
5. תפעול הדוכן יתבצע מול אחראי הדוכנים, והדוכן יחתום על הסכם דוכנים כמקובל.
6. אם מפעילי הדוכן יהיו מעוניינים בתוספות לדוכן הם רשאים לפנות לאגודה לאישור תקצוב תוספות.
7. אין באמור בכדי לחייב את האגודה לממן דוכן אחד, או יותר.

ההצעה עברה פה אחד.
מועמדים רשאים לפנות לאגודה עם בקשה מנומקת לאור הקריטריונים.
בקשת ארגון Evil Sun לדוכן בפסטיבל אייקון 2015 התקבלה, ונבחנה לאור הקריטריונים. הבקשה מאושרת בכפוף לאישור התכנים שימכרו בדוכן.