פרוטוקול ישיבת ועד האגודה שהתקיימה בתאריך 23.11.14. נוכחים בישיבה: ליאת שחר-קשתן, עינת סיטרון, הדס משגב, נעמה פרידמן, אלעד אייזן, סיון קוטיק ודמיאן הופמן.

1. הוועד דן מחדש בנושא ההחלטות מחוץ לפגישות הוועד, שנידון בישיבה האחרונה, לאור המלצת ועדת הביקורת. הוועד החליט להפוך את ההחלטה – החלטות מחוץ לישיבות ועד יתקבלו פה אחד, כפי שהתבצע עד כה.

2. הוועד דן בנושא הנצחת קרן אמבר, יו"ר האגודה לשעבר ופעילה מרכזית בקהילה. לאחר התייעצות עם המשפחה הוחלט כי כנס בדיון יוקדש לזכרה של קרן, ויקרא מעתה כנס בדיון ע"ש קרן אמבר.

3. תומר שלו, מנהל פסטיבל אייקון 2014, הגיע והציג את סיכום הכנס בפני הוועד: הכנס עמד בכל היעדים שהוצבו לו, גם מבחינת קהל, תכנים והכנסות. ישיבות הפקת הלקחים הפנימיות של סגל אייקון טרם הסתיימו, אולם ברור כי יש לבחון מחדש את נושאי הצפיפות באשכול, והתאמת הכנס לקהל ההולך וגדל. שיתוף הפעולה עם "דיסני ישראל" היה מוצלח וענה על הציפיות. העברת חלק מהתכנים לסינמטק הייתה מוצלחת. מנהל הפסטיבל ביקש לבחון את האפשרות להמשיך את ההתקשרות גם בשנה הבאה, והדבר יטופל במסגרת פגישות יו"ר האגודה עם הסינמטק ועיריית תל אביב.

4. עדכונים:

• אמא"י

אירוע חנוכה של אמא"י יתקיים ברמת גן, ב-18.12. ההכנות מתנהלות כשורה, וגיוס הדוכנים מתקדם בצורה טובה.

ממשיך תהליך בחינת מקומות אפשריים לקיום כנס הארוקון, לאור הגידול הצפוי בכמות הקהל והצורך למצוא מקום הולם.

• מאורות

תקציב מאורות הוצג לוועד. התקציב אושר ברוב קולות.

• עולמות

גיוס הסגל הראשי לעולמות נמצא לקראת סיום. החלה בנייה של טיוטת תקציב לכנס, והיא נמצאת בפיקוח חבר הוועד המלווה. התקציב יובא לאישור הוועד עם סגירת הפרטים המרכזיים. הכנס מתנהל לפי הלו"ז המתוכנן.

• אסופת הסיפורים "היֹה יהיה"

הוועד החל לבחון אפשרויות שונות להפצת הכרך השביעי של האסופה שיֵצא בשנת 2015, כולל דיון בפורמטים שונים.

• בנק

הוועד ממשיך בתהליכי מעבר בנק, ללא כניעה לבירוקרטיה.

• אתר:
  בשעה טובה הושק אתר האגודה החדש. האתר באנגלית דורש עדיין עבודה משמעותית. במסגרת העבודות לגיבוי האתר, גובו בעזרתו של שמוליק לוטטי אתרי "עולמות" הישנים ואתרי "פאן.קון". בנוסף, הוועד נענה לבקשה ומאחסן עתה את אתרי כנסי "אבק כוכבים" מהשנים 2002–2003 בכתובת http://cons.sf-f.org.il/stardust2003.
  בנוסף, במקביל להשקת האתר החדש הושקה גם פלטפורמת פורומים חדשים לאגודה, בכתובת http://forums.sf-f.org.il. תכני הפורומים הישנים הועברו לאתר החדש, והוא ישמש כתשתית ליום שאחרי נפילת פייסבוק, לטובת הקהילה, הודעות רשמיות, והחלפות פקקי ניוק-קולה.

• פרס גפן:
  הדס נבנצל מונתה ליו"ר הוועדה פה אחד. הדס משגב נמנעה מההצבעה, לאור המלצות ועדת הביקורת.

• מפגשי פעילים:
  מפגשי הפעילים יתקיימו במהלך חודש ינואר בתל אביב, חיפה וירושלים.