נוכחים: ליאת שחר-קשתן, עינת סיטרון, דמיאן הופמן, סיוון קוטיק, נעמה פרידמן, הדס משגב, אלעד אייזן, הדס נבנצל ויער.

1. מינוי בעלי תפקידים בוועד
1.1 יו"ר:
כפי שנקבע בישיבה מתאריך 12.10.14, מונתה ליאת שחר קשתן ליו"ר הוועד.
1.2 תפקידים נוספים:
דובר הוועד – דמיאן הופמן
מזכירת הוועד – נעמה פרידמן
אחראי פרסים ותחרויות – אלעד אייזן
גזברית – הדס משגב
אשת קשר עם אמא"י – נעמה פרידמן
אשת קשר עם קהילת ג'וס וידון הישראלית – עינת סיטרון
אחראית כנסים קטנים – עינת סיטרון
אחראית שנתון – סיוון קוטיק
אחראי אתר ומחשוב – דמיאן הופמן
אחראית שת"פים וקשרי חוץ – ליאת שחר קשתן
מלווים לכנסים:
אייקון – ליאת שחר קשתן
עולמות – דמיאן הופמן
בדיון – ליאת שחר קשתן
מאורות – אלעד אייזן
אשת קשר לנושא מרצ'נדייז – נעמה פרידמן
אשת קשר לנושא מחסן – נעמה פרידמן

2. קביעת נהלי עבודה
הוועד ישאף לקיים ישיבת ועד פעם בחודש. סדר היום יפורסם עד שבוע לפני הישיבה.
הועד החליט כי ישיבות הועד יתקיימו כאשר נוכחים לפחות ארבעה חברי ועד וכי החלטות מחוץ לועד יוכלו להתקבל ברוב של שישה חברי ועד – הוחלט פה אחד.
הוועד יפרסם את פרוטוקול הישיבה עד שבועיים לאחר קיומה.
3. מורשי חתימה
ליאת שחר קשתן, הדס משגב ודמיאן הופמן מונו כמורשי חתימה לחשבון הבנק של האגודה.
ליאת שחר קשתן, דמיאן הופמן ועינת סיטרון מונו כמורשי חתימה המורשים לחתום בשם האגודה.
4. תכנית עבודה
הוועד עדכן את תכנית העבודה השנתית ואישר אותה פה אחד.
5. תקציב
הוועד קיים דיון מקדים בנושא תקציב לשנת 2015. התקציב יוגש לאישור הוועד בישיבת דצמבר.
6. עדכונים שוטפים
6.1 יח"צ
על פי החלטת הוועד מתאריך 12.10.14 נקבע כי אין באפשרות האגודה להמשיך ולהשקיע כספים במשרד יח"צ מקצועי, ולכן תסתיים ההתקשרות עם משרד יחסי הציבור "רוני ארנון" בסוף השנה. הודעה הועברה למשרד כנדרש בחוזה ההתקשרות.
6.2 אמא"י
וועד האגודה מודה ליבגני קנטור על תרומתו רבת השנים ומאחל הצלחה לאיליה לזבניק בכהונתו כיו"ר אמא"י.
6.3 אייקון
אייקון-הפסטיבל היה מוצלח במיוחד ועלה על ציפיות ועד האגודה – בכמות התכנים, בגיוון בקהל שהגיע ובתחושה שהפסטיבל העביר. הוועד מבקש להודות למנהל הפסטיבל, תומר שלו, לצוות ההנהלה ולכל הסגל והמתנדבים על העובדה המדהימה שנעשתה.
ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה וועד העמותה למשחקי תפקידים בישראל שמחים להודיע על מינויו של תומר שלו למנהל אייקון 2015. הוועדים מאחלים לתומר המשך ניהול מוצלח.
6.4 פרס גפן
הועד מברך את הזוכים בפרס גפן השנה, ומודה לקהל שהצביע עבור הפרס. הפרס זכה לפרסום בין-לאומי והועד יעשה מאמצים שהפרס ימשיך ויגדל.
הועד מבקש להודות ליו"ר ועדת פרס גפן – דותן צור על העבודה הטובה שעשה בשנתיים האחרונות בהובלת פרס גפן, ומאחל לו הצלחה רבה בפרויקטים האחרים שלקח על עצמו. הועד יבחן מועמדים לוועדת פרס גפן, לאור זאת.

6.5 פרס עינת
הוגשו 91 סיפורים למסלול הרגיל ו-‏18 למסלול הנוער. הפרס השנה התנהל בצורה מוצלחת מאוד. הועד רוצה להודות להדס נבנצל על ניהול הפרס. השנה הבאה הינה העשירית לפרס. ועד האגודה יערוך פגישה עם המשפחה על מנת להחליט על דרכים לציון האירוע.

6.6 עולמות
מנהלת הכנס, הדס נבנצל, הציגה את הנושא השנה: עולמות ואת לו"ז ההפקה הראשוני.
עקב גדילת הכנס, הציעה הנהלת עולמות להאריך את הכנס ליומיים וחצי. הועד אישר את הבקשה פה אחד, בכפוף להסכמת ועד עמותת טולקין הישראלית.
6.7 שנתון
הועד רוצה להודות לאהוד מימון ולכל הכותבים על הוצאות של שנתון איכותי נוסף.
6.8 מחשוב
אתר האגודה החדש יעלה בחודש הקרוב, לאחר סיום העברת התכנים מהאתר הישן.
6.9 דיגיטציה וסריקת מימדים
הותנע פרויקט לדיגיטציית עותקי "המימד העשירי" לטובת ארכיון דיגיטלי ופרסום באינטרנט בהתאם למגבלות זכויות יוצרים.