פרוטוקול ישיבת ועד אגודה ישראלית למדע בדיוני ולפנטזיה שהתקיימה בתאריך 16.06.14 בירושלים
נוכחים: עינת סטרון, הדס נבנצל, הדס משגב, נעמה פרידמן, דמיאן הופמן ויבגני קנטור
1. עדכונים
1.1 אמאי:
כנס כאמ"י יתקיים ב-‏21.8. וינוהל על על ידי אורי מרקוביץ' ורון ליפקורניק. הכנס יתקיים במרכז הקונגרסים בחיפה, ולא בראשון לציון. לאור כך לא נדרשת הגדלת הביטוח צד ג'.

ועד אמא"י קיבל החלטה למנות אחראית מניעת הטרדות מיניות בכנסי אמא"י. אחראית מניעת הטרדות מיניות מטעם האגודה תתן לה את ההדרכה הנדרשת.

אמא"י העלו בקשה להרחיב את השימוש בתשתית החנות המקוונת של האגודה למכירת כרטיסים לכנסים. אמא"י יצרו קשר עם דמיאן או נעמה להעברת הפרטים.
אמא"י העלו בקשה להשתמש במכונת הלמינציה של האגודה לטובת הכנת כרטיסי חבר. אמא"י יתאמו איסוף והחזרה של המכונה מול מזכיר האגודה.
יום יפן שהתקיים באוניברסיטה העברית בתאריך 21.5 בשיתוף עם אל"י – אגודה ללימודי יפן בישראל, היה מוצלח מאוד. הגיעו אורחי אורחים מיפן והייתה הענות טובה לתחרות התחפושות בתמת היצירות של האורחים.
חודש הקשר עם שגרירות יפן. התקיימה פגישה בשבוע שעבר בנוגע לשבוע יפן שתקיים השגרירות בסוף אוקטובר – אמא"י יבחנו כיצד ניתן לסייע לארגון תמורת חשיפה
לשגרירות יפן גישה לקטלוג סרטי אנימיה יפנים בדיבוב, שהם מוכנים לספק בתמורה להתחייבות להקרין אותם תוך זמן מסויים. אמא"י יעבירו את הקטלוג לאגודה לטובת בחינת הסרטים.
יו"ר אמא"י עדכן כי בכוונתם להפעיל דוכן בכנס הגיימינג מיתוס שיערך ביולי בגני התערוכה.
אמא"י יקיימו כנס נוסף בשיתוף פעולה עם הכוכב השמיני בהרצליה.
אמא"י עומדים להשיק תוכנה למסד נתונים של החברים שלהם. א. המחשוב של אמא"י יעביר את הפרטים לא. המחשוב של האגודה לבחינת התוכנה ושימושיותה לאגודה.
1.2 מחשוב:
סקיצת העיצוב לאתר הארגוני החדש אושרה, והמתכנת החל לעבוד על מימוש האתר בשרתי האגודה.

תכנים מאתר האגודה הנוכחי יועברו בשלב הראשון כדפים סטטים לאתר החדש. הועד מחפש מתנדב שיהיה מעוניין לבצע מיצוי של התוכן מהאתר הישן לטובת שתילה בדפים דינאמים.

העבודה על מערכת הכרטיסים נמשכת לקראת פסטיבל "אייקון". רוב הבאגים במערכת שהתגלו בכנס "עולמות" תוקנו והחלה עבודה על הוספת יכולות חדשות לטובת המכירה המוקדמת בפסטיבל.

1.3 פרס גפן:
פורסמו שמות המועמדים השנה לפרס גפן. התבצעה עבודת קידום של הפרס בשבוע הספר בתל אביב שהייתה מוצלחת.

ההצבעה לפרס תפתח בכנס בדיון, ב 19.6. ההצבעה פתוחה אינטרנטית לחברי האגודה, והציבור הרחב יוכל להצביע במהלך פסטיבל "אייקון".

הועד מאחל בהצלחה לכל המועמדים לפרס.

1.4 פרס עינת: נוצר קשר עם המשפחה במטרה לסכם את מתאר העבודה לקראת פתיחת התחרות ביולי.

1.5 עולמות:
בשל העבודה על כנס בדיון טרם הוגש סיכום סופי של הכנס לועד. הועד עודכן בנושאים הכספיים ובעיקרי המסקנות מישיבת הסיכום של הכנס, וממתין לסיכום הכתוב. מכיוון שכל הועד היה חלק מישיבת הסיכום, הנושא אינו מהווה מכשלה בפני סיכום מוצלח של הכנס.

וועד האגודה וועד טולקין אישרו את מינויה של הדס נבנצל למנהלת כנס עולמות 2015. הועד מודה להדס ומאחל לה הצלחה רבה במילוי תפקידה, בדומה לשנים הקודמות.

1.6 אסופת "היה יהיה": איסוף הסיפורים הסתיים, הועד מודה לכל הכותבים ששלחו את עבודתם ומצר שיש לו רק שנתון אחד לתת למען הספרות הספקולטיבית. החלה עבודת העריכה על הסיפורים.

1.7 קהילת ג'וס וידון הישראלית: ב-‏5.6 התקיים כנס באפיפסט 2014. הכנס היה מוצלח וניכר שהקהל נהנה. הועד ממתין לסיכום כתוב של הכנס הכולל את התוצאות התקציביות.
1.8 אייקון: העבודה על אייקון מתקדמת בצורה טובה, כאשר עיקר העבודה בשלב זה הינה על איסוף התכנים לפסטיבל. תקציב ראשוני לאישור יועבר לועד לאחר סיכום ההוצאות המרכזיות: מתחמים ואירוח אורחי הכבוד.

1.9 יח"צ:בוצעה פניה למשרד החוץ לטובת מימון חלקי לאירוח אורחי הכבוד באייקון.

2. ביטוח: הועד חידש את הביטוח לשנת 2014-2015. עליית מחירי הביטוח והורדת הכיסוי בשל אי שכירת אולם התרבות בראשון לציון הביאו לכך שלא חל שינוי משמעותי בסעיף תקציבי זה.
3. התקיים דיון לגבי מעורבות חברי הועד בפרויקטים של האגודה ובחשש לניגודי אינטרסים. לועד יש אמון מלא בכל חבריו שידעו להמנע מדיונים והצבעות בנושאים שבהם ישנו חשש כזה, מעבר להנחיית ועדת ביקורת לגבי המנעות מדיון בנושאים בהם תתכן תועלת כספית ישירה, כמו פרס גפן. הועד החליט להרחיב באופן וולנטרי את הנחיית ועדת ביקורת לכלל הנושאים בהם תתכן הטבה כספית לחברי ועד, במידה ויעלו כאלו.

4. בדיון: הכנס יתקיים בתאריך 19.6 בבצ"א. הועד עודכן בתוכנית הכנס ומשוכנע שיהיה כנס מצוין. הועד חוזר ומודה להדס נבנצל ונעמה פרדימן על ניהול הכנס בתנאים קשים במיוחד, ועל העמדה של כנס מצוין.

5. אירוע הדרן כנס יתקיים ב-‏3.7 בשעות אחה"צ והערב, ויכלול סדרה של הרצאות שהעוברו בכנס עולמות 2014. הכניסה תהייה ללא תשלום לחברי אגודה.

6. מפגשי פעילים:
6.1 הועד מעוניין לבצע סדרה נוספת של מפגשי פעילים במהלך יולי – אוגוסט בתל אביב, חיפה וירושלים. מועדי המפגשים יפורסמו בפייסבוק ובאתר האגודה.
6.2 ארז בר טוב התנדב לתפקיד אחראי דוכן אגודה. הועד מודה מאוד לארז ומאחל לו הצלחה בתפקידו החדש.
6.3 הועד אישר את פרויקט מד"ב על הבר שהוגש על ידי דותן צור, ומודה מאוד לדותן על ארגון הפרויקט. הועד מינה אשת קשר ויעביר את רשימת המרצים בהקדם האפשרי.