נוהלי אסיפה כללית של האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה (ע"ר) לאסיפת בחירות 2020

רקע

לאור המגבלות על קיום מפגשים והתכנסויות רבות משתתפים הנובעות ממצב החירום בשל נגיף הקורונה, ועל מנת לאפשר קיום בחירות חשאיות העמותה החליטה על קיום אסיפה כללית מקוונת.

סעיף 25 לחוק העמותות, תש"ם – 1980 קובע כי הוועד ייבחר באסיפה כללית רגילה. הנחיית הרשם מפברואר 2015 להתנהלות עמותות בהתאם לחוק העמותות תש"ם – 1980, קובעת כי ניתן על פי הצורך לקיים ישיבה של אסיפה כללית גם באמצעות שיחת וידאו (Video Conference) שבה רואים ושומעים את החבר המשתתף באסיפה. הנחיית הרשם מבהירה כי אין לקיים הצבעה או ישיבה בשיחת ועידה קולית בלבד.

הנחיית הרשם מיום 17 במרץ 2020 בעניין עריכת אסיפות לאחר פרוץ משבר הקורונה, אשר פורסמה באתר רשות התאגידים, קובעת כי לאור מצב החירום ניתן לקיים אסיפה כללית תוך שימוש באמצעים אלקטרוניים המאפשרים לראות ולשמוע את משתתפי האסיפה.

הנחיית הרשם מיום 5 ביולי 2020, בעניין כינוס אסיפות כלליות לבחירות באיגודי ספורט אולימפיים לאחר פרוץ משבר הקורונה, מאפשרת לוועד של איגוד ספורט למנות גורם בלתי תלוי ועצמאי כ"מנהל בחירות", אשר ירכז את כל הפעולות הנוגעות לבחירות למוסדות העמותה, ואשר לגביהן חלה הנחיית הרשם לעניין קיום בחירות באופן חשאי ואישי, לרבות הגשת מועמדות לתפקיד במוסדות העמותה, ריכוז תוצאות ההצבעה, ופרסום תוצאותיה לחברי העמותה.

לפיכך, ההצבעה תתבצע בפועל רק לאחר שתתקיים אסיפה כללית באמצעות כלים טכנולוגיים המאפשרים לכל החברים לראות ולשמוע זה את זה (Video Conference).

החלטות הוועד

בהחלטת ועד האגודה מיום 27 באוגוסט 2020, בעניין אסיפה כללית לבחירות ואישור דוחות, נקבע כי אסיפה כללית של האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה (ע"ר) תתקיים ביום 4 באוקטובר 2020 בשעה 19:00. לאור המצב הבריאותי, האסיפה תתקיים על גבי המרשתת בהתאם להנחיות רשם העמותות.

נושאי האסיפה הכללית:

1. אישור דוחות לשנת 2019 (כספי ומילולי)
2. הצבעה למוסדות האגודה (ועד, ועדת ביקורת)
3. אישור החזר הוצאות ישיבת ועד וועדת ביקורת בהתאם לסעיף 5(ג) בתקנות העמותות (גמול ליושב ראש ועד, לחבר ועד ולחבר ועדת ביקורת בעמותה), תשס"ט-2009.  [עריכה ב-23/09/2020]

החלטת ועד האגודה מיום 27 באוגוסט 2020, בעניין אסיפה כללית לבחירות ואישור דוחות, קבעה את מינוי חברת האגודה שירה אבנת לתפקיד מנהלת הבחירות.

אופן הצגת מועמדות למוסדות האגודה

את המועמדות לוועד או לוועדת הביקורת יש לפרסם בתגובה ראשית להודעה על קיום האסיפה באתר האגודה (הודעה זו) עד ליום 20 בספטמבר 2020 בשעה 23:59. חברים שיגישו מועמדות לאחר מועד זה לא יוכלו להיות מועמדים בבחירות. באופן חד פעמי, לאור קיום אסיפה מקוונת לא תתאפשר הצגה מאוחרת של מועמדות באישור האסיפה הכללית. על המועמדים להיות חברי אגודה שחברותם בתוקף.

בהודעת המועמדות יש לכלול את הפרטים הבאים:

1. שם מלא (להבדיל משמות חיבה וכינויי רשת);
2. גיל (החברות בוועד ובוועדת הביקורת מוגבלת לגילאי 18 ומעלה);
3. מצע בחירות;
4. מועמדים לוועד שמתכוונים לפרסם יצירה בז'אנר שעשויה להיות מועמדת לפרס גפן מתבקשים להצהיר על כך מראש בהצגת המועמדות;
5. מומלץ גם לציין פעילויות שעשיתם בעבר למען האגודה ו/או הקהילה (אם היו כאלה), איזה תפקיד(ים) תהיו מעוניינים לקחת על עצמכם, ומדוע אתם חושבים שאתם מתאימים לכך;
6. חובה לציין אם אתם מתמודדים על תפקיד היו"ר.

הוועד וועדת ביקורת חיוניים להתנהלותה של האגודה, ונדרשים בחוק העמותות.

לוועדת הביקורת דרושים שני חברים. תפקיד וועדת הביקורת לוודא כי פעילות הוועד תקינה, וכי אין בה משום עברה על החוק או פגיעה בזכויות חברי האגודה.

ועד האגודה כולל עד שבעה חברים, אחד מהם בתפקיד היו"ר. החברות בוועד מאפשרת מבט אל מאחורי הקלעים של התנהלות האגודה והשפעה ישירה על החזון ועל כל תחומי העיסוק שלה. הוועד נפגש אחת לחודש להתעדכן ולדון בכל הפעילויות שעומדות על הפרק, ונמצא בקשר מתמיד עם פעילי האגודה על מנת לאפשר לפעילויות אלה לצאת לפועל.

ניתן לקרוא על תפקידי הועד כאן ועל תפקידי ועדת ביקורת כאן.

אופן אישור דוחות

הדוחות יאושרו על ידי האסיפה הכללית ברוב קולות של המצביעים. היו הקולות שקולים, רשאי יושב ראש האסיפה להכריע. זאת בהתאם לתקנון האגודה סימן ב', סעיף 10.

ההצבעה תהיה פומבית ותכלול אך ורק חברי אגודה שחברותם בתוקף ושמצלמת הרשת שלהם פועלת בזמן ההצבעה, בהתאם להנחיות הרשם.

ניתן לשלוח ייפוי כוח מראש למזכירות האגודה בכתובת המייל contact@sf-f.org.il.

אופן הצבעה על נושאים נוספים

במידה ויועלו נושאים נוספים לאסיפה הכללית, ההצבעה תתקיים לפי סעיף "אופן אישור דוחות".

אופן קיום בחירות

ביום 27 בספטמבר 2020 ישלח לכל חברי האגודה (שחברותם בתוקף) טופס הצבעה אלקטרוני. הטופס יישלח לכתובת המייל שסופקה בהרשמה לאגודה. חברי אגודה חדשים, שהצטרפו לאחר מועד שליחת טפסי הצבעה, יקבלו טופס הצבעה תוך 2 ימי עבודה ממועד הצטרפותם, ולא יאוחר מתחילת האסיפה הכללית ביום 4 באוקטובר 2020 בשעה 19:00. ההצבעה תהיה חשאית ולא תתאפשר הצבעה כפולה. לצורך מימוש מטרות אלו האגודה תשתמש בשירות Survey Monkey. ההצבעה תתאפשר עד יום 4 באוקטובר 2020 בשעה 20:00. לא תתאפשר הצבעה בבחירות באמצעות ייפוי כוח.

מנהלת הבחירות תודיע על תוצאות הבחירות במסגרת האסיפה הכללית, ולאחר האסיפה הן יפורסמו באתר האגודה. יהיה ניתן לערער על תוצאות הבחירות בתוך 7 ימים מיום פרסום תוצאות הבחירות. על הערעור להישלח למזכירות האגודה בכתובת הדוא"ל Contact@sf-f.org.il, ומזכירות האגודה תשלח עותק של הערעור לוועדת הביקורת ולמנהלת הבחירות. ההחלטה הסופית בעניין ערעורים – בסמכות מנהלת הבחירות. אם לא יוגשו ערעורים על תוצאות הבחירות, יראו את התוצאות כסופיות וכמחייבות, בתוקף מיום הבחירות.

נוהל זה נכתב על ידי מזכיר ועד האגודה ואושר על ידי מנהלת הבחירות וועדת ביקורת.