בתאריך 6.2.20, התקיים מפגש פעילים של האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה. מפגש זה הוא הראשון בסדרה של מפגשים שנועדה להבין אלו נושאים אנו מעוניינים לקדם, ואיך נרצה לקדם אותם.

במפגש הראשון בסדרה שאלנו את הפעילים איך הם רואים את עתיד האגודה. המפגשים הבאים ננסה להבין איך מגיעים לשם. כאשר המטרה הסופית היא ליצור תכנית פעולה לשנים הקרובות.

מפגש זה התמקד בכמה נושאים, והתנהל בכמה קבוצות דיון. הסיכומים המצ"ב מרכזים את התשובות משלוש קבוצות שונות שעסקו בנושא. התשובות אינן ממוינות לפי סדר חשיבות.

1. גיוס ושימור פעילים. מנחה: ליאת שחר קשתן
2. הגדלת מספר חברי האגודה. מנחה: דמיאן הופמן.
3. מרכז גיקי לפעילויות ומפגשים. מנחה: נימרוד סקאל.
4. קידום פרס גפן. מנחה: אמיר הירשפלד.

סיכום הדיון בנושא "גיוס ושימור פעילים"

בתחילת הדיון הגדרנו את האתגרים העיקריים בגיוס ושימור פעילי אגודה, והצענו פתרונות שונים.

•         לפעילי האגודה חסרה תחושת שייכות והגדרה עצמית. קל לומר שאתה סגל בכנס, יותר קשה להזדהות כפעיל אגודה.

פתרונות מוצעים- תגמולים לפעילים: ערבי סרטים, מרצ'נדייס אגודה ייעודי, אירועי פעילים, פיקניק פעילים (אולי ביום העצמאות). לתת לפעילים הטבות למשפחות, למשל אירוע משפחות. להפגיש פעילים עם אנשים משמעותיים כמו מנכ"לים של חברות הייטק או אנשי תרבות. לבדוק איך משמרים פעילים באגודות מקבילות בחו"ל. מייל פרוייקטים עתידיים של האגודה.

•         העבודה כפעיל אגודה היא בד"כ בודדה. מעטים עובדים בצוותים מוגדרים המתקשרים בינהם.

פתרונות מוצעים: סביבת עבודה יותר חברתית. מפגשי עבודה חודשיים, עם פול משימות שיפורסמו מראש. קבוצות ווצאפ פר פרוייקט. ערבי משחקים. ערבי כתיבה.

•         גיוס פעילים. חוסר מידע על איפה צריך אנשים, דף הדרושים מציג את התפקידים הגדולים שלא כולם יכולים להתחייב אליהם. כמו כן, תפקידים אלו דורשים לעיתים כישורים מסוימים שאין לכולם.

פתרונות מוצעים: העלאת קולות קוראים בפייסבוק ובקבוצות הסגל. קולות קוראים גם לתפקידים קטנים עם נפח זמן קטן יותר וכישורים פחות ספציפיים. קישור לרשימת הדרושים במכתב החודשי. קריאה לפרוייקטים ומובילי פרוייקטים במכתב החודשי.

•         בסגל הכנסים יש אנשים רבים בעלי יכולות ויוזמה, אך קיים קושי להעביר אותם להיות פעילי אגודה או אפילו חברי אגודה. כדאי וצריך לחזק את הקשר בין האגודה לאנשי הסגל.

פתרונות מוצעים: אנשים שבסגל של אייקון ולא בסגל עולמות ניתן להציע להם בינתיים תפקיד באגודה.

•         ככל שיהיו יותר חברים באגודה כך יש יותר פוטנציאל לפעילים חדשים.

פתרונות לגיוס חברים: אירועי חינם לחברי האגודה בכנסים. שת"פ עם קבוצות פייסבוק קיימות לפינת מד"ב חודשית. אירועים מחוץ לכנסים לחברי אגודה. פרסום האגודה היכן שנמצאים פעילים פוטנציאליים: חדרי בריחה, חנויות גיקיות, מתנ"סים ובתי ספר, קהילת הדיבייט, אירועים דומים. טרגוט פוסטים בפייסבוק. נטוורקינג: לקשר בין אנשים שמחפשים עובדים, עבודה, דירות, פרילנסרים (פוסט פרסומים בקבוצת האגודה). לפרסם שיש חברות משפחתית.

סיכום הדיון בנושא "הגדלת מספר חברי אגודה"

מבוא

הדיון עסק בארבע שאלות עקרוניות:

•         למה האגודה צריכה עוד חברים
•         מה האגודה יכולה לתת לחבריה
•         איך אנחנו מגיעים לאנשים בפעם הראשונה
•         איך אנחנו משמרים חברי אגודה קיימים

למה האגודה צריכה עוד חברים

1.     חברי אגודה הם שגרירים של האגודה, ומפיצים את המידע עליה ועל הפעילויות שלה במעגלים החברתיים והמקצועיים שלהם. הם מנכיחים את האגודה במרחב הציבורי ומאפשרים להדהד את הפעילויות שלה
2.     חברי האגודה מאפשרים בסיס כלכלי חוץ כנסי לאגודה כדי לתמוך בפעילויות
3.     חברי אגודה מהווים כוח צרכני ממוקד ומפולח שמאפשר לאגודה כוח בניהול משא ומתן מול גורמים עסקיים על הטבות והנחות לחברי אגודה
4.     חברי האגודה הם קהל היעד הבסיסי של פעילויות האגודה – ערוץ ישיר אליהם מאפשר למנף פעילויות של האגודה ולהגיע לקהלים הרלוונטים ביתר קלות
5.     חברי האגודה מהווים את הבסיס לפעילים
6.     חברי האגודה מאפשרים יצירה של תחושת קהילה שצומחת באופן אורגני מסביב לאגודה, ולאו דווקא מסביב לכנסים

  מה האגודה יכולה לתת לחבריה

1.     מעגל חברתי של אנשים בעלי תחביבים דומים וחוויות חברתיות משותפות
2.     פלטפורמות לדיון ולשיתופי פעולה – גם עבור יוצרי תוכן וגם עבור צרכני תוכן
3.     תחושה של קהילה[1]
4.     תגמול חומרי – הנחות, היה יהיה וכו'
5.     אתגור מחשבתי ועידוד לחשיבה חדשנית
6.     דרך לתמוך ביוצרים בסוגות שקיבלו "תו תקן" של האגודה
7.     חשיפה ליצירות חדשות ונושאים חדשים[2]
8.     מרכיב זהות – "אני אגודאי"[3]
9.     אירועים ותוכן אקסקלוסיבי לחברי אגודה בלבד

 איך אנחנו מגיעים לאנשים בפעם הראשונה 

1.     הגעה דרך מקומות עבודה – מתן הרצאות במקומות עבודה בנושאים הקשורים לאגודה
2.     חיבור לארגוני חובבים חוץ אגודתיים, ושיתופי פעולה איתם[4]
3.     פרסום פיזי לאגודה, מחוץ למרחבי הפייסבוק
4.     פרסום בפודקאסטים
5.     הגעה לבתי ספר והעברת הרצאות בנושא מד"ב ופנטסיה
6.     שיווק ההרצאות המוקלטות מטעם האגודה, ולא מטעם הכנסים
7.     נוכחות של נציגי אגודה בכנסים לא אגודתיים, בעלי חפיפה (מדע"ת, משחקי לוח, וכו')
8.     הגדלת נראות המרצ'נדייס של האגודה בכנסים[5]
9.     מפגשי אגודה בכנסים, שאינם דווקא האסיפה הכללית

 איך אנחנו משמרים חברי אגודה קיימים 

1.     שיפור תפקוד מזכירות האגודה[6]
2.     עריכת אירועי חינם לחברים באגודה, עם אפשרות לחידוש חברות באירועים
3.     תגמול למחדשי חברות בטרם פקיעת המועד – מתן הנחה או מתנה
4.     מתנה שנבנית על בסיס חברות באגודה – פאזל שכל שנה מקבלים חלק נוסף וכו'
5.     בניית מעגל חברתי מסביב לחברות באגודה
6.     פרויקטים קהילתיים משותפים – תרגום משותף לחברי אגודה, וכו'

 [1] נושא הקהילה חזר שוב ושוב בקבוצות השונות כמשהו שהאגודה יכולה לתת לחבריה – יש מקום משמעותי לשקול את המשמעות של יצירת קהילה חוץ כנסית בצורה "אורגנית"  – ד.ה.

[2] בהקשר זה עלה הרעיון לשלוח סיפור קצר בכל מכתב חודשי – אולי טיזר מיצירה בהיה יהיה, או הזמנה של סיפורים מיוצרים ישראליים. – ד.ה.

[3] בהקשר זה עלו מספר רעיונות – כולל סטיקר לאוטו של האגודה, יצירת "פאנדום" של האגודה שיאפשר לבנות את החברות באגודה כמרכיב זהות. – ד.ה.

[4] נושא זה עלה בכל הקבוצות – כיצד האגודה יכולה להגדיל את החשיפה שלה בקבוצות פייסבוק של חובבים שאינם אגודתיים – בין אם מדובר בסטארבייס 972 או בקבוצות הארי פוטר. עלתה טענה שלפיה שת"פים עם קבוצות אלו מנוהלות כאשר הכנסים נמצאים בחזית, ויש מקום לשים את האגודה בחזית שיתופי הפעולה – לדוגמא, חלוקת כרטיסי חינם לכנסים מטעם האגודה, ולא מטעם הכנס. – ד.ה.

[5] בנושא זה עלה למשל מתן חברות חינם לשנה לזוכים בתחרויות בכנסים, וכו'. – ד.ה.

[6] עלו הטענות הידועות על העדר רישום, אי משלוח תזכורת לחידוש וכו'.  – ד.ה.

 סיכום הדיון בנושא "מרכז גיקי לפעילויות ומפגשים"

מקום קבוע לפעילויות ומפגשים גיקים זאת שאיפה גדולה מאוד. משום כך הדיון סביב מרכז גיקי כזה התפרש על כמה דרכי פעולה שונות, ולפי דרך הפעולה המרכז יהיה בעל אופי שונה בכל אחת מהאופציות.

חשוב לציין, שאומנם מדובר על מרכז יחיד אך חברי הקבוצות הסכימו שהכוונה היא לשאוף למספר מקומות מרכזיים שונים ברחבי הארץ שנגישים מבחינת מיקום, משום שמדובר בפעילות יום יומית (בשאיפה) ולא התכנסות גדולה.

מקומות מארחים:
מקומות שלא ינוהלו על ידי האגודה ישירות אלא מקומות קיימים שיקיימו שת"פ עם האגודה. מדובר במקומות שמעוניינים בהתכנסות ופעילות חברתית, שמתאימים לנו מבחינת אופי ומיקום. באופן הזה אין כספי או צורך בניהול המתחם, אבל כמובן שנהיה תלויים בגופים חיצוניים.
נכון להיום, זה משהו שהאגודה כבר עושה אבל בהיקף קטן. המטרה היא להגדיל את ההיקף ולייצר כל מיני "נקודות חמות" קבועות ברחבי הארץ שבהן יהיה אפשר לקיים את הפעילויות השונות.
בסופו של דבר, נרצה שיהיו לנו מספר רב של מקומות שמשתפים איתנו פעולה, שבהם יתקיימו פעילויות שונות באופן קבוע במתכונת מסוימת. בנוסף כשפעילים ירצו לקיים פעילות חדשה, נוכל להשתמש באותם מקומות ולמצוא איזה מקום הכי יתאים לפעילות.

דוגמאות: דיזינגוף סנטר, הממלכה, ינשוף, תולעת ספרים.

מקומות שמנוהלים בשיתוף האגודה:
מקומות שחלק מהפעילות השוטפת שלהם מתאימה למטרות שלנו ויהיו מעוניינים לניהול משותף מלא או חלקי עם האגודה. לעומת שיתופי פעולה "פשוטים" כמו בסעיף הקודם, במודל זה נצטרך פעילים שיעזרו בלנהל ולתחזק כל מקום בהתאם לצורך ולא רק לנהל פעילויות.
היתרון הוא שיש לנו אפשרות יותר רחבה להשפיע על מה שקורה במקומות האלו ולכוון אותם לפי הרצון והחזון שלנו.

דוגמא טובה לכך עלתה ממיכל פז שבאה במיוחד בשביל לשמוע ולדבר על מקום כזה. בית אריאלה מסיימים בקרוב לשפץ ותהיה שם ספריית קומיקס חדשה, לפי מיכל חלק מהמטרה שלהם היא לקיים שם התכנסות ופעילות גיקית והם מעוניינים שכל זה יהיה בניהול משותף עם האגודה.

דוגמאות נוספות: מועדוני נוער, מרכזי קהילות, מועדוני סטודנטים, בית רוג'ום, בית מילר.

מקומות בניהול האגודה:
עיקר הקושי בדרך הפעולה הזאת היא עלויות כספיות וכוח אדם, למרות זאת עלו כמה הצעות לדרכים אפשריות לנהל מקום בעצמנו, מה שנותן לנו חופש פעולה (כמעט) מלא.
"מקומות נטושים" – כאלו שרשות מקומית או גופים אחרים לא משתמשים מסיבות מסוימות ופשוט מחכים למשהו, כנראה יהיה אפשר להשתמש בהם בעלות מינימלית. כאשר יגיע זמנם נעבור למקום אחר באותו סגנון בהתאמה.

מקומות עם פעילות חלקית – למשל מקומות שלא פעילים בשעות הערב או אחר הצהריים, שמתאימים מבחינת אופי ושיהיה ניתן להגיע איתם להסכם שיאפשר לנו להשתמש בהם באותם שעות בתשלום נמוך.

מקומות בחסות רשות מקומית – לנסות למצוא מקום בחסות מקומית כמו מועדוני נוער או מרכזי קהילה.

דרכים נוספות: 
כדי למצוא עוד דרכי פעולה, עלו כמה הצעות כמו לשאול ארגונים אחרים איך הם מצאו מקומות כאלו בעצמם, לפרסם מודעות באתר ובניוזלטר של האגודה, לדבר עם מקומות שעובדים עם גופים אחרים.

אופי המרכז והפעילויות שיהיו בו:
חשוב שהמרכז יהיה נגיש ופתוח גם לאנשים לחדשים לבוא להצטרף, לשם כך נצטרך אנשים חברותיים שיעזרו לאנשים חדשים "לשבור את הקרח" וגם אולי לקיים כמה פעילויות שמיועדות לאנשים חדשים.
המרכז צריך להיות באזור שנוח להגיע אליו גם מבחינת תחבורה וגם מבחינת התחושה  באזור.
צריך שתהיה תנועה חופשית, ככה שאנשים יוכלו להגיע באיחור או ללכת מוקדם מבלי להרגיש שפספסו או שמפריעים.
רצוי שגם יהיה כיבוד קל ושתייה, בנוסף אפשר גם לקשט את המקום עם אומנות מהקהילה עצמה שתיתן אווירה נחמדה.
מקום עם חצר פתוחה או מרפסת זה בונוס אבל לא משהו הכרחי.
מבחינת פעילויות, צריך שיהיו פעילויות מחזוריות כדי למשוך קהל קבוע, כמו שיש את הערב משחקים בטכניון או בית מרזח לדוגמה. אבל כמובן שאפשר גם לקיים פעילויות חד פעמיות כמו הדרן כנס או מסיבה לכבוד מאורע מסויים.
אם יהיה אפשר לאחסן במקום ספריית משחקי חברה זה יתרון משמעותי ואולי אפילו עמדות משחקי קונסולה.

פעילויות שרצוי שיהיו במרכז כזה:

•         אירועים כמו בכנסים: הרצאות, סדנאות וכ'ו. רצוי שלא יהיה חדר גדול מידי.
•         הקרנות סרטים עם משהו אקסטרה כמו הרצאה שקשורה לסרט.
•         הקרנות של פרקים חדשים של סדרות במקביל לשידור שלהן.
•         מינגלינג ונטוורקינג.
•         חוגים.
•         ערבי משחקים
•         מועדוני קריאה.

סיכום הדיון בנושא "קידום פרס גפן" 

הנידון: העלאת המודעות לפרס ופעילותו בארץ ובעולם.

הקדמה: נערכו שלושה סבבי שיחה בפועל, חלק מהרעיונות שהועלו כוללים במודע ובידיעה פעילות בה פרס גפן לוקח חלק אך לא מהווה מרכז הפעילות, והם יצוינו כך.

תובנות כלליות:

•         יש להתמקד באמת בקידום בארץ ולא בחו"ל
•         הפרס איננו סקסי, פיקנטי מספיק
•         הקהל בארץ ובעיקר קהל החובבים הקוראים אינו מודע מספיק לפרס ופועלו
•         יצירת תכנים קבועים ומתעדכנים בתדירות קבועה ורבה יותר לאורך כל השנה
•         עדכון אתרי מידע כויקיפידיה

פעילות להעלאת המודעות העולמית לפרס:

פעילות להעלאת המודעות לפרס בארץ: