פרוטוקול ישיבת ועד נובמבר 2019

מיקום: תל אביב

נוכחים: ליאת שחר קשתן (יו"ר), עינת סיטרון, אלעד אייזן, נימרוד סקאל, מיכלי שני-סוסי, ליל שינדלר, חננאל לבנה

חברי הוועד היוצאים: בוריס בולטיאנסקי

עדכונים קבועים:

אייקון – היה קשה ומאתגר, אך מוצלח ורווחי אף יותר מהצפוי. תומר שלו, מנהל הפסטיבל, יגיע לישיבת הוועד בדצמבר כדי להציג את סיכום הכנס. 

הצבעה על מינוי תומר שלו כמנהל אייקון 2020: אושר פה אחד.

עולמות – רוב הסגל הבכיר כבר גויס, עדיין חסרים כמה תפקידים משמעותיים. הגשת התוכן תיפתח ב-28 בנובמבר. 

מאורות – הגשת התוכן עדיין פתוחה. הוגש תקציב לאישור הוועד. התקציב אושר פה אחד בהחלטה מחוץ לישיבת ועד בתאריך 19/11/2019. 

דורות – יתקיים השנה בחיפה בניהולה של תמי קיס פפו. נושא: "אל הניצחון".

בדיון – ככל הנראה יתקיים השנה בחיפה. 

פרס גפן – אמיר הירשפלד פרש מתפקידו כיו"ר הוועדה לאחר ארבע שנים. הוועד מודה לאמיר על פועלו הרב לקידום הפרס.

פרס עינת – נבדקת אפשרות לעריכה ספרותית של הסיפורים הזוכים בפרס עינת והעלאתם לאתר האגודה. הדבר ירחיב את חשיפתם, יאפשר להם להתמודד על פרס גפן, ויעשיר את התוכן באתר האגודה.  

מענק – במידה ויהיו פניות בנוגע למענק (שבוטל בשנה האחרונה), עינת סיטרון תטפל בהן. נכון לעכשיו, אין תכנון להחזיר את המענק בשלב זה. 

מחשוב – עלתה בקשה בישיבה לשקיפות בבקשות לשינויים למערכת כרטיסים ושאר מערכי מחשוב, שקיפות בין הסגל הרלוונטי אייקון ועולמות. חננאל מעדכן לגבי כך שעיקר העיסוק של צוות המחשוב כרגע הוא בשיפור המערכת לעולמות. המערכת מוכנה למאורות. חננאל בודק QR למערכת כנסים, בין השאר יבדוק איך זה עובד בהארוקון הקרוב.

נוכחות במרשתת – השנה הוקם בוועד צוות עבודה לנוכחות אינטרנטית שכולל את הרשתות החברתיות והאתר. 

שנתון – "היה יהיה 2019" יצא לאור, חולק לחברי האגודה בדוכן האגודה באייקון וכן נמכר לקהל הרחב. הוועד מודה לאהוד מימון, עורך האסופה מאז יומה הראשון לפני עשור, על תרומתו הרבה, המוערכת והמתמדת. עקב בעיות חוזרות ונשנות עם דואר ישראל, אנו מעודדים את חברי האגודה שלא אספו את העותק המגיע להם לאסוף אותו בכנסים הקרובים. אם אין באפשרותכם להגיע, אנא הודיעו לנו במייל ונשלח לכם את הספר. האסופה הומרה גם לפורמט דיגיטלי וזמינה בגטבוקס. לאחר בדיקה יישלח עותק דיגיטלי לכל חברי האגודה, והספר יעלה למכירה גם באתר שלנו. 

גזברות – בקרוב תתחיל העבודה על תקציב האגודה לשנה הבאה. 

שת"פ – נבחנת אפשרות להקמת צוות יח"צ ושתפ"ים שיפעל סביב השנה, כולל בכנסים, כדי לשמור על רציפות התקשורת מול גופים חיצוניים.  

נושאים לדיון:

נערכה חלוקת תחומי אחריות בוועד הנכנס, ובהתאם גם חפיפה עם נושאי התפקידים בוועד היוצא ותפקידים שהתחלפו בין חברי הוועד הנכנס.

תפקידי הוועד נמצאים כאן.

מינוי מורשי חתימה – 

אין שינוי במורשי חתימה של הבנק או האשראי.

מורשי חתימה מטעם האגודה הם 5 חברי הוועד שממשיכים מהוועד הקודם. הוחלט לא לעדכן מורשי חתימה נוספים. ההסרה של בוריס ודניאל בוצע בעידכון לרשם בטופס ההניהול תקין שנשלח לרשם העמותות.

אישור נהלים  – כל נוהלי הוועד אושרו פה אחד. נוהל התנהלות כללי ונוהל ניגוד עניינים מצורף בסוף הפרוטוקול.

ליאת פורשת את חזונה על הקמת צוותי עבודה בתוך הוועד וקיום ישיבות עבודה חודשיות פתוחות של הוועד עם אפשרות לאנשים מבחוץ להגיע כדי לעזור ולהיות מעורבים.

איחוד עמודי פייסבוק קטנים לתוך דף האגודה – הכוונה היא לאחד את התוכן מעמודי "היה יהיה", פרס גפן, פרס עינת וכנסים קטנים כמו בדיון. כיוון שעמודים אלו פעילים רק בחלק מהשנה החשיפה שלהם קטנה יותר מזו של עמוד האגודה. שילוב של עמודים אלו לתוך עמוד האגודה יעזור לחשיפה שלהם ויוסיף תוכן לעמוד עצמו. הנושא יתואם עם הפעילים האחראים על עמודים אלו. 

שקיפות כלכלית – נדחה לישיבה הבאה בשל קוצר הזמן.

טיסה לחו"ל – כנס המד"ב האסייתי (Asiancon and the Chengdu International SF Convention) הזמין נציג של האגודה להתארח בכנס. ליאת שחר קשתן תיסע כנציגת האגודה. 

נהלי ועד

ישיבות ועד

1. זמני ישיבות  – ישיבות ועד יתקיימו לכל הפחות פעם בחודש קלנדארי. 
2. כמות משתתפים – לא יפחת מחצי מחברי הועד.
3. קבלת החלטות – ברוב רגיל, למעט ניגוד עניינים (ראה נוהל ניגוד עניינים).
4. פרסום ישיבה – תפורסם לכל הפחות 72 שעות לפני מועד הפגישה באתר האגודה. הפרסום יכלול את תאריך וזמן הישיבה, מיקומה הגיאוגרפי ואת רשימתה נושאים שיועלו . הועד ישאף לפרסם את הישיבה שבוע מראש.
5. פרוטוקול – ירשם פרוטוקול מפורט שיועבר תוך 48 שעות לוועדת ביקורת. פרוטוקול ערוך יפורסם באתר האגודה תוך 14 ימים מקיום הישיבה. הפרוטוקול המפורסם לא יכלול:
   1. ייחוס דעות או טיעונים לחברי ועד. ייחוס יתבצע אך ורק לתפקידנים ו\או לאורחים.
   2. הצבעות גלויה. ירשם רק את תוצאות ההצבעה באופן כמותי.
   3. כל נושא שהוועד יחליט כי היא איננו ראוי לפרסום, לרבות הטעמים הבאים: חשש בפגיעה בשותפים, מידע עסקי ו\או משפטי שעלול לפגוע בהתנהלות האגודה ומידע אישי אשר חשיפתו יכול לפגוע באדם.
6. הצבעה מרחוק – יתאפשר הצבעה מרחוק בעזרת שיחת טלפון (לרבות שירותי VOIP).
7. הזמנת בעלי תפקיד – בסמכות הועד להזמין להופיע בפניהם תפקידנים שונים של האגודה (לרבות מנהלי כנסים, אחראי תחום וכו'). סמכות זימון זו תהיה של חבר הועד האחראי על הבעל תפקיד ו\או בהחלטת ועד. במידה ויתבקש בעל התפקיד להופיע בישיבת ועד, באחריות מזכיר הועד לוודא תיאום זמנים עם בעל התפקיד. האחרון יהיה נוכח בחלק הישיבה הקשור לנושא עליו הוא אחראי, ובזמן זה לא יתבצעו הצבעות אודות נושאים אחרים.
8. חברי אגודה מתארחים – חברי אגודה המבקשים להעלות נושא בישיבות ועד יפנו עד 24 שעות לפני הישיבה למזכירות האגודה בבקשה להופיע בפני הוועד. הוועד יאפשר לחברי אגודה להתארח במשך חצי השעה הראשונה של ישיבות הועד, ובזמן זה לא יתבצעו הצבעות. בסמכות חברי הועד לדחות את הופעת חבר האגודה לישיבת הועד הבאה אך ורק מתוך הנימוקים הבאים: מחסור בזמן בישיבת ועד או חוסר רלוונטיות הנושא לתחומי הישיבה. 
9. העלאת נושא להחלטת הועד – להעלאת נושא להחלטת הוועד, שלא ע"י חבר הוועד האחראי על הנושא, נדרשת הסכמה של שני חברי ועד.

קבלת החלטות מחוץ לישיבות

1. רוב נדרש – בהסכמת כלל חברי הועד בלבד.
2. אופן קבלת החלטה – טלפונית ו\או כל אמצעי תקשורת טקסטואלי (לרבות דוא"ל, מסרונים וכו').
3. פרסום ההחלטות – יתבצע כחלק מהפרוטוקול של הישיבת ועד הקרובה. 

נוהל ניגוד עניינים

כללי

על חברי הוועד המנהל מוטלת אחריות "לפעול לטובת העמותה במסגרת מטרותיה ובהתאם לתקנון ולהחלטות האסיפה הכללית" (סעיף 27 לחוק העמותות). על חברי הוועד מוטלת חובת האמון, הזהירות והמיומנות לפעול לטובת העמותה ובכלל זה, להגשמת מטרותיה. עליהם לבצע פעולות המשרתות את האינטרסים של העמותה ולא אינטרסים אישיים.

 באחריותו של כל חבר ועד וחבר ועדת הביקורת לוודא כי אינו נמצא בניגוד עניינים. ניגוד עניינים יתרחש כאשר על חבר ועד לקבל החלטה הקשורה בעמותה, כאשר לחבר הוועד עניין נוסף בהחלטה זו מלבד טובת העמותה.

ניגוד עניינים

 במידה וקיים חשש לניגוד עניינים, באחריות חבר הוועד ליידע בהקדם את שאר חברי הוועד וועדת הביקורת לגבי החשש. חשש לניגוד עניינים יתקיים, למשל, במקרים בהם העמותה מקיימת קשר או מתכוונת לקיים קשר עם גוף שבו עובד או עבד בעבר חבר ועד, מוסד בו לומד חבר ועד, עסק בו שותף חבר ועד או בן משפחתו, עמותה בה מתנדב חבר ועד, כולל גופים אחרים בעמותה, וכדומה.

באחריות הוועד להעריך את מידת החשש ואת היקף ניגוד העניינים ועל פי הצורך לפעול למניעתו, למשל באמצעות הימנעות חבר הוועד מהשתתפות בקבלת החלטות או ביצוען, בהצבעה או בדיון ספציפי, הימנעות מקיום קשר של העמותה עם הגוף הרלוונטי וכדומה בהתאם לנסיבות העניין.

במידה ולא יהיה הסכמה פה אחד של הועד (למעט חבר הועד אשר קים חשש שהוא בניגוד עניינים) אודות קיום ניגוד עניינים ו\או אופן הפעולה למניעתו הועד יבצע את השלבים הבאים: 1) הפסקת הדיון בנושא בו יש חשש לניגוד עניינים. 2) הימנעות מהצבעה בנושא. 3) יועבר דיווח בנושא תוך 24 שעות לוועדת ביקורת. ועדת ביקורת תעדכן אודות החלטת כיצד למנוע ניגוד עניינים תוך 72 שעות, ובמקרים חריגים תוך 14 יום.

כל ניגוד עניינים שהועלה במהלך פגישה ו\או דיון של הועד ירשם בפרוטוקול הפנימי – לרבות אופן הפעולה למניעתו שבוצע. במידה ונרשם ניגוד עניינים בפרוטוקול פנימי, הוא יימסר לוועדת הביקורת תוך 48 שעות מסיום הפגישה ו\או הדיון.