תאריך: 20.05.2019
שעה: 18:00
מקום: תל אביב-יפו

נוכחים:
ליאת שחר קשתן, חננאל לבנה, עינת סיטרון, נימרוד סקאל, דניאל שוורץ, אלעד אייזן, בוריס בולטיאנסקי.

—

עדכונים קבועים:

אייקון – מנהל הפסטיבל ענה לשאלות הוועד בנוגע לתקציב. התחיל גיוס התוכן.

עולמות – היה כנס מוצלח. מנהל הכנס יוזמן לישיבת הוועד הבאה לסיכום הכנס. חננאל, א. המחשוב מדווח כי מערכת הכרטיסים החדשה הייתה הצלחה, כל הכרטיסים המוזמנים מראש הודפסו במקום ולא היה צורך להשתמש בגיבויים שהודפסו מראש. תודה לדמיאן הופמן על המערכת!

מאורות – התקיימה פגישה מוצלחת עם מנהלי הכנס, על התכניות וההתארגנויות לקראת מאורות 2019. בפגישה נידונו בעיקר תחומי גיוס הסגל, התוכן והפרסום. הוועד מחזק את ידי מנהלי הכנס ובטוח שהכנס יהיה נהדר.

בדיון – בקרוב יצא קול קורא לתכנים.

פרס גפן – בקרוב יפורסמו המועמדים לפרס. התחילה ההתארגנות לקראת הדוכן בשבוע הספר.

מחשוב – באמצע תהליך מעבר לריכוז כל הדומיינים.

אתר ופייסבוק – רוני מורחיים, אחראית הפייסבוק של האגודה התארחה בישיבת הוועד וחלקה את מה שלמדה בהשתלמות שעברה בנושא: על הדגשים השונים בין אינסטגרם ופייסבוק, ועל נקודות חשובות שיש להקפיד עליהן בהפעלת הדף. אלעד, חבר הוועד האחראי על תחום הפייסבוק, ישתתף מחר בהשתלמות על כתיבה שיווקית.

שנתון – ההגשה הסתיימה.

גוף פעילים – מתן בן אשר התנדב לסייע בתחום זה, ויצור קשר בקרוב עם פעילים שהתנדבו לתפקידים שונים במפגשי הפעילים.

גזברות – הדו"ח הכספי מתקדם.

שיתופי פעולה – האגודה משתפת פעולה עם אירוע של דיזנגוף סנטר בנושא הארי פוטר שיתקיים בתאריכים 14.07-23.08.

נושאים לדיון:

אישור נוסח מחודש לתקנון מניעת ההטרדות המיניות
אושר פה אחד. הנוסח יעלה לאתר האגודה ולאתרי הכנסים.

סיכום כנס דורות 2019
נדחה לישיבה הבאה.

דיון במצב מזכירות האגודה
קיימת בעייתיות בניהול רשימת החברים של האגודה ובדוכן האגודה עצמן. יש לציין שבעיה זו לא נובעת מהפעילים האחראים לתחומים אלו אלא היא לוגיסטית ומערכתית. הוועד ניסה לבודד את הבעיות ולתת לכל אחת מהן פיתרון הולם.

רשימת החברים: עקב תחלופה גבוהה יחסית בין הפעילים שניהלו את הגוגל sheets נוצרה רשימה מעט מבולגנת. ניסיונות חוזרים להאחיד אותה לפורמט מסויים לא צלחו, עקב שינוי הפורמט בין כל אחראי רשימה. הוחלט להחזיר את התפקיד אל תוך הוועד עד למציאת פתרון ארוך טווח. חננאל ייקח על עצמו את ניהול רשימת החברים ומענה למייל האגודה. נימרוד מציע מנגנון הזנה שבו לא עורכים את הרשימה עצמה, אלא רק מזינים אליה את הנרשמים. אפשר לתכנת את הטופס שיתריע על פגי תוקף. צריך לבדוק אופציה של התראות ולהעביר לרשימות נפרדות (פגי תוקף וכו'). תתקיים ישיבה מצומצמת בנושא זה על מנת לראות איך נותנים מענה לכל התרחישים.

ברשימת החברים הנתון עליו מתבססים לזיהוי צריך להיות ת"ז, כיוון שאלו הנחיות רשם העמותות, וזה גם נתון שלא משתנה.

מספרי החבר: מספרי החבר יוצרים מורכבות בניהול הרשימה. השאיפה היא לתת לחברים חוזרים את המספרים המקוריים שלהם. בפועל, בגלל הבלבול ברשימות זה לא תמיד קורה. כמו כן, עם הכנסת המדפסת התעורר הצורך לתת מספרי חבר לחברים חדשים במעמד החידוש, דבר היוצר בלבול נוסף בהתנהלות הדוכן וברשימת החברים. פתרון מוצע הוא פשוט לנהל את רשימת מספרי החבר החדשים באופן ידני. פתרון נוסף הוא שחמש הספרות האחרונות של ת"ז יהיו מספר החבר. זהו שינוי משמעותי בהתנהלות ההרשמה לאגודה וחברי הוועד הציעו לבדוק אותו מול חברי האגודה באסיפה הכללית הקרובה ובפייסבוק לפני שמקבלים החלטה, כדי לראות כמה הם קשורים למספרי החבר שלהם.

התנהלות דוכן האגודה: קיימת בעיית כוח אדם בכנסים, דבר המשפיע גם על דוכן האגודה. לא תמיד יש מתנדבים שמעוניינים לשבת בדוכן, או שמכירים את האגודה ופועלה בצורה מספקת. ניתן לתדרך מתנדבים אלו רק עד גבול מסוים, שלאחריו דרוש מישהו בעל סמכות לתת מידע ולקבל החלטות. הוחלט כי יש צורך באיש סגל בדוכן בכל זמן נתון. לצורך כך יגויס ע. לאחראי הדוכן הקיימת, מתוך כוונה כי הם יחלקו ביניהם את שעות הדוכן כך שבכל זמן נתון יהיה מענה של א. דוכן לבעיות המתעוררות. תתקיים ישיבה בנושא עם א. הדוכן מאיה רוקח ועם ליאת ובוריס שמחליף את ליאת באחריות על הדוכן בוועד.

מדפסת הכרטיסים: מדפסת הכרטיסים אמורה לחסוך את הצורך במשלוח כרטיסי חבר בדואר. בפועל היא מעט מורכבת לתפעול, והמידע על התפעול שלה לא עבר בצורה שלמה לאחראית הדוכן. פתרונות מוצעים: לבקש מצוות התמיכה הטכנית בכנסים לסייע גם בנושא זה. חננאל יכתוב מדריך לשימוש במדפסת.

כרטיסי החבר: בהמשך לרכישת מדפסת הכרטיסים הוחלט כי לא שולחים יותר כרטיסי חבר, אך גם כאן התעוררו בעיות: מה עושים עם מי שלא קיבל כרטיס? מה עושים עם מי שנרשם בין כנסים? נימרוד מציע לשמור את המדפסת אצלו ולשלוח כרטיסים לחברים שנרשמים בין הכנסים ולפתרון בעיות נקודתיות.

—

בברכה,

ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה
דוא"ל: vaad@sf-f.org.il
אתר: http://www.sf-f.org.il
פייסבוק: https://www.facebook.com/isfsff