פרוטוקול ישיבת ועד האגודה 26.12.2017

מיקום: תל אביב

זמן: 19:30

נוכחים: ליאת, נדב, הדס, דותן, יבגני וחננאל

נושאי דיון:

תקציב – הוועד עבר על התקציב לשנת 2018 ואישר את התקציב פה אחד. התקציב שאושר גרעוני לאור תוספת לסעיף פרויקט 20 שנה לפרס גפן. הגרעון אושר על סמך רזרבת המזומנים בחשבון הבנק של האגודה.

עדכון תביעה – התקבלה תביעה נגד האגודה על אי תשלום לספק. אחרי בירור הפרטים התשלום אכן בוצע, ומדובר בבעיית תאום בין הספק והספק משנה. פועלים עכשיו למשיכת התביעה מול הספק ומול עורך דינו. הודעה על פתיחת התביעה נשלחה לרשם העמותות והערה בנושא תוכנס לדוח מילולי לשנת 2017.

דיון בתוצאות האסיפה של נובמבר – בהמשך לדחיית ההצעה ע"י האסיפה, הוסכם להעלות לדיון בפייסבוק וגם בתגובות לפרוטוקול זה באתר  את האפשרות לשנוי הקריטריון לזכאות להנחה לחברות באגודה בזמן כנסים לבעלי תגים בזמן אותו הכנס. כמו כן תוצג השאלה האם הנחה דומה תינתן לבעלי תפקידים באגודה כמו ועד,  מזכירות, ועדת פרס גפן וכו'. לאחר הדיונים הנושא יעלה להצבעה מחודשת באסיפה הכללית הבאה, כסעיף הצבעה נפרד.

צמצום חובת הגעת מנהלי כנסים\אירועים קטנים – במסגרת העדכון על עולמות עלתה ההצעה כי יבוטל הצורך בהגעת מנהל אירוע\כנס קטן לסיכום במסגרת ישיבת הוועד, כדי לא להעיק עליו\ה; סוכם כי להבא יוזמנו רק ביש צורך חריג בכך.

עדכון קבוע:

אייקון (ליאת) – בקרוב תתקיים ישיבת חומש לאייקון, כיוון שעברו חמש שנים מאז הישיבה הקודמת, ואנו רוצים ליישר קו עם העמותה והנהלת אייקון בנוגע לכיוון אליו אייקון הולך.

עולמות (חננאל) -איסוף התוכן מתקדם.  עדיין יש מחסור בסגל במקומות אסטרטגים.

מאורות (ליאת) – הוועד מודה ללילי ולכל הסגל על ההתגייסות להצלת כנס מאורות. הכנס היה מצויין.

פרס גפן (ליאת) –

• התקיימה ישיבת חשיבה בנוגע לכיוונים ורעיונות לשנה הקרובה, עם אמיר. סיכום הופץ לוועד ויפורסם כנספח לפרוטוקול זה.
• אירוע שנת העשרים לפרס – יש פרויקטים רבים שמתוכננים לכבוד המעמד 1) פרס רטרו גפן שבו יועמדו מחדש כל המועמדים לגפן בקטגוריות השונות כזכאים למועמדות ומהם יבחרו המועמדים והזוכים. 2) פרויקט תיעוד של איסוף כלל הזכאים למועמדות עם השנים. 3) קיום תחרות לעיצוב לוגו חדש לפרס. 4) הדפסת אסופה של הסיפורים הקצרים שזכו בקטגוריית המקור.
• וועדת הפרס, אשר אוישה בהצלחה לאחר הפרסום בפייסבוק, תשמח למתנדבים לקידום כל הפרויקטים הללו.

יח"צ ושיתוף פעולה (ליאת) – אושר התקציב להמשך העבודה עם משרד היח"צ "תוית". משת"פ נוסף עם יריד הפנטסיה של דיזינגוף סנטר. אירוע סטארוורז בבית אריאלה היה מוצלח,ובית אריאלה היו מרוצים משיתוף הפעולה עם האגודה. באירוע הקרנת סטארוורז ברב חן הייתה פחות נוכחות, ויש לבחון דרכי פרסום נוספות באירועים הבאים.

אתר ופייסבוק (נדב) – אהוד ונדב עובדים על פורמט למדור ספרים חדשים באתר. הכוונה היא לאפשר להוצאות הספרים לפרסם כל ספר שיוצא בז'אנר במדור ייעודי.

שנתון (יבגני) –

• בהמשך לסיכומים הטנטטיביים של הישיבה עם יפעת (יח"צ), נפתחה התכתבות בין אהוד ויפעת לקידום הרעיונות שהועלו.
• הרעיון-פרויקט המשמעותי על הפרק הוא תחרות מאיירים לשנתון ה-10, אשר תבחר את האיור לשנתון; יש רעיון להוספת ה-Runner ups כאיורים בשנתון עצמו, או לחילופין להדפיס אותם באופן איכותי לטובת תערוכה באירוע ההשקה של השנתון ועוד.
• השבוע התקבל מגט בוקס הקובץ המעודכן (תואם קינדל) של שנתון 2017; תקודם ההפצה שלו לחברי הארגון.

דורות (דותן) – כמעט סיימו גיוס סגל. עוד מעט יתחילו גיוס רועש של תוכן דורות (אחרי סיום גיוס עולמות).

בדיון (דותן) – בקרוב תתחיל העבודה על הכנס, ובראש ובראשונה גיוס מנהל\ת.

מענק (יבגני) – כרגע עובדים על עדכון תקנון המענק וניסוח התקנון ליצירות שלא מתאימות למענק הקיים ע"פ החלטת הוועד מהישיבה הקודמת.

סיכום גפן:

סיכום פעילות , פרס גפן לשנת 2017, פרוטוקול וסיכום:

נוכחות:
ליאת שחר קשתן יו"ר האגודה הישראלית למד"ב ופנטסיה

נועה זהבי רז, גאון תורן וחברת ועדת פרס גפן לשנת 2017

אמיר הירשפלד, יושב הראש ועדת פרס גפן 2017.

יפעת לדר, מנכ"ל תווית יחסי ציבור, אשת יחסי הציבור של האגודה.

במסגרת הישיבה התבצעה הגרלת המספרים הזוכים בין מצביעי פרס גפן שלב ב' באייקון 2017.

כל מצביע קיבל מספר סידורי על פי זמן ההצבעה שלו.

ההגרלה התבצעה על ידי שליפת מספרים מאתר random.com על פי סה"כ טווח שהוגדר בסך הקולות , המספרים שהוגרלו הותאמו לרשימת המצביעים ולפיהם נקבעו הזוכים.

תוכן הפגישה:
חלק ראשון: סיכום שנת 2017

חלק שני: מסקנות והגדרת שיפורים נדרשים כלקחים

חלק שלישי: תכניות 2018 – שנת ה-20 לפרס

אמיר מונה לתפקיד יו"ר הועדה גם לשנת 2018  בישיבת ועד האגודה מאוקטובר 2017, נועה גם היא בחרה להמשיך בתפקידה בשנה הבאה כחברת הועדה.

חלק ראשון:

סקירת הפעילות על פי ציר הזמן.

חלק א', איסוף המידע על הזכאים:

1. האיסוף נעשה בסופו של דבר בצורה משביעת רצון, כפי שניתן היה לראות מהמספר המועט יחסית של ההערות וההשלמות מאנשי הקהילה לרשימה לעיון הציבור.
2. למרות זאת מוסכם על כולם כי יש צורך ברור בשילוב תחקירן בעבודת הצוות על מנת להקטין את העומס על חברי הועדה. הוצעו מספר שמות כתחקירנים אפשריים, אמיר ייצור קשר איתם ויבדוק את היכולת שלהם להשתלב בצוות לקראת שנת 2018.
3. הקשר עם ההוצאות בשלב איסוף הזכאים היה בינוני מינוס, ולא ניתן היה להוציא מחלק מהם את המידע הנדרש. לפיכך יש לשלב את החיפוש העצמי של אנשי הועדה באתרי ההוצאות מוקדם ככול האפשר.
4. כדי לשפר את הקשר עם ההוצאות יש להזכיר להם כי נשמח עד מאוד להכריז ולשתף עם קהל פרס גפן והאגודה כל ספר זכאי למועמדות שיוצא ברגע שהוא יוצא.
5. הוסכם כי מבחינת היח"צ לא תצא הודעה לעיתונות על שלב הזכאים, הדבר יוצר בלבול בקרב כל מי שאינו מצוי בתקנון ובבחירה הדו שלבית וכך נוצרת שוב אי הבנה של סופרים ואנשי הוצאות כי ספרם הזכאי הוא מועמד.

חלק ב': בחירת המועמדים בעולמות והצעות לקידום המועמדים בהמשך.

1. רשימת המועמדים כשהתפרסמה מונפה נכון והגיעה לעיתונות.
2. אחוזי ההצבעה הפנימיים של חברי האגודה היו כמצופה אך מאכזבים בהשוואה לשנה הקודמת בה חולקו פרסים מהותיים לחברים בשלב זה.
3. הוסכם כי אין טעם להתמקד בגיוס חברים לשלב הצעה א' באופן מיוחד במהלך פסטיבל עולמות אלא בקידום ההצבעה בין החברים הקיימים.
4. עם הכרזת המועדים ולקראת הבחירה בפסטיבל אייקון יופק פוסטר מועמדים אשר יחולק לספריות ציבוריות חינם.
5. הועדה תעבוד עם ההוצאות יחד כדי להציע לספריות גם את המועמדים בהנחה לרכישה.

חלק ג': פעילות דוכן האגודה בשבוע הספר

1. פעילות זו איננה ישירות פעילות של ועדת הפרס, אך עקב העובדה כי עיקר הספרים הנמכרים הם מועמדי הפרס הקשר התבצע בצורה מוצלחת דרך הועדה אל ההוצאות.
2. סיקור הפעילות היה מינימלי, לקראת שנה הבאה יש לחשוב אם יש דרך לבדל ולהעיר את פעילות הדוכן משלל הפעילויות שקורות גם כך בשבוע הספר.
3. תגובות הקהל היו טובות והחשיפה לקהל שלא ידע על פעילות האגודה היה ניכר.
4. בשנים הבאות יש לוודא כי במידה והמועמד הינו חלק מסדרה בדוכן האגודה, הדוכן יציע למכירה את כל הספרים באותה הסדרה.

חלק ד': פעילות באייקון.

1. הסיקור העיתונאי של פרס גפן לאורך הפסטיבל היה טוב
2. נרשמו יותר מפי שלוש הצבעות מאשר בשנים שעברו, וזאת עקב שילוב של גורמים:
   1. הגרלת הפרסים הביאה תוצאות מעולות בזמן הפסטיבל עצמו, כמות גדולה מאוד של הצבעות נייר בפסטיבל.
   2. תוצאה מרשימה יותר אפילו מההגרלה היו אחוזי ההמרה הגבוהים של המייל שקרא להצבעה מרוכשי הכרטיסים (אחוזי המרה = מספר הניגשים להצבעה מסך מקבלי המייל), מספר ההצבעות שהגיעו דרך מנגנון זה היה יוצא מן הכלל.
3. יש לשקול את השימוש במנגנון זה בעולמות כדי לקרוא לרוכשים להצטרף כחברים לאגודה ולהצביע לשלב א'.
4. פרס גפן יוודא כי לאורך הפסטיבלים כולם יהיה חיבור אינטרנט זמין מהיר לטובת הסיקור העיתונאי / יח"צ.
5. בטקסי חלוקת פרסי גפן ועינת יש להצמיד צלם ליחצנ"ית ולוודא שהוא מגיע חצי שעה לפני האירוע כדי לקבל ממנה תדרוך. במידה ויש צורך אחר בצלם במסגרת היח"צ של פרס גפן באירועי האגודה למשל בראיונות מתואמים מראש, היח"צ תתאם את הזמנים מראש במידת האפשר דרך אשת הקשר בוועד שתעביר את הבקשה לפסטיבל. במידה ויש צורך שעולה במהלך האירוע, ניתן יהיה לברר אם יש צלם פנוי לנושא, שוב, דרך אשת הקשר בוועד.
6. בסיום הטקס יעביר צלם הטקס מידית את תוצרי התיעוד אל יו"ר ועדת פרס גפן ואנשי היח"צ לטובת קידום הזוכים והטקס בעיתונות.
7. תבחן האפשרות לקיים את הרמת הכוסית למכובדי פרס גפן לפני הטקס עצמו.
8. יש לבדוק את נושא הכרטיסים למוזמני הפרס, ולוודא כי תדריך הקופות / אנשי הסינמטק / לגבי המוזמנים יעשה בצורה מלאה.
9. תיאום הקשר בין היח"צ לאישור המוזמנים עם גופי הפסטיבל ואנשי ועדת פרס גפן יבדק וישופר.
10. בשנה הבאה עקב פעילויות פרס ה-20, תיבחן אפשרות להפריד את טקס פרס גפן מטקס הסיום (אך יש לוודא כי לא יקרה במקביל!).

עוד עלה בסיכום קשרי "לקוחות" ההוצאות, קהילת הכותבים והציבור הרחב:

1. הצורך לשיפור הקשר עם ההוצאות גם כשאין להן מועמדים לאורך השנה.
2. יש לחזור ולפעול למכתב חודשי להוצאות כולן בו מזכירים את מדור ספר חדש, וקוראים לעדכון חודשי מראש.
3. הקשר עם ההוצאות להן היו מועמדים היה טוב השנה.
4. יש לבחון עם ההוצאות דרכי קידום לאורך השנה כולה.
5. ניתוח הקשר עם סופרי הז'אנר, הצורך להעניק ערך לסופרים שאינם מועמדי השנה הספציפית דורש חקירה ורעיונות.
6. יש לבחון דרכי עידוד להרחבת המקומות בהם מפורסמים סיפורים קצרים ערוכים.
7. יש לבחון את שיתוף ההוצאות בלבטים אילו.

נקודות נוספות:

1. המשכיות הועדה היא חשובה ומסייעת ביותר
2. יש למצוא חבר ועדה שלישי לשנת ה-20 של הפרס שיוכל לתרום מהותית
3. יש לאייש תפקידי משנה ובהם גרפיקאי, תחקירן, חבר/י נוער

לקחי המשוב:

1. יש לנסות ולפעול לפרסום הזוכים בעיתונות מהר ונהיר ככול האפשר.
2. מדבקות זוכה פרס גפן ג'נריות (ללא שנה) יוצעו לכול ההוצאות לאורך כול שנת ה-20.
3. המצגת תעבור שינוי מהותי לקראת פרס גפן 2018
4. נושא התקלות הטכניות בציוד ההקרנה בטקס יבדק
5. הקשר עם סופרי השנה עבד מעולה, אך יש למצוא דרך לשפר את הקשר לקהל הכותבים שאינו מועמד בשנה ספציפית.