פרוטוקול ישיבת ועד האגודה 21.11.2017

מיקום: תל אביב

זמן: 19:30

נוכחים: ליאת, הדס, דותן, יבגני וחננאל

נושאים:

סיכום אייקון – מנהל הפסטיבל, תומר שלו, הגיע לסכם את פסטיבל אייקון – היה גידול בכל האספקטים של הכרטיסים: כמות כרטיסים זמינים למכירה, כרטיסים שנקנו, חולקו וכו'. גדלנו ב-22% מבחינת כמות הכרטיסים האפשריים, ורק 7% מבחינת מיצוי מכירה וחלוקה. 425 אירועים, מתוכם 36% משחקי תפקידים, 35% מד"ב ופנטסיה. נושאים חשובים: לא היה אורח כבוד. בשנה הבאה יהיה. הגדלנו את האוהל משחקים, אבל עלות הכניסה בסך 10 ש"ח כיסתה את עלות האוהל. מתחם המינטאורות גם היה רווחי. בגלל שהיו 3 אולמות סינמטק – ההקרנות הסרטים היו איכותיות. התוספות לאפליקציה היו מוצלחות: החיבור לדוכן היד שניה ולמערכת הכרטיסים. הייתה גדילה משמעותית בכמות האייטמים על הפסטיבל בחדשות.

אתגרים: מערכות מחשוב – מערכת הכרטיסים קרסה ביום ראשון. גשם – צוות הלוגיסטיקה התמודד בהצלחה עם הגשם שירד. אירוע אייקון קידס בסינמטק – הייתה בעיית מיתוג רצינית מול העיריה, ובמהלך הניסיונות לפתור את הנושא בין הסינמטק לעייריה המיתוג הפך לפסטיבל אייקון של ילדים. לפחות היה שימוש באותה שפה ויזואלית בשילוט כך שגם הפסטיבל הרוויח פרסום. המשך עבודה מול הסינמטק – הפסטיבל ימשיך לשכור אולמות, אבל לא ברור עדיין אם יהיה עוד שת"פ מבחינת תכנים. הסגל היה יחסית חדש השנה, במיוחד הסגל הבכיר. 250 מתנדבים, קרוב ל-170 אנשי סגל.

ההתנהלות הכספית השתפרה השנה בעקבות מינוי מנהל כספים כתפקיד שנפרד מתפקיד גזבר האגודה. בדצמבר יסתיים סיכום הפקת לקחים, בסוף החודש יצא קורא להפקות מקור ותתחיל התארגנות ראשונית. האתר והקול קורא לתוכן יעלו באותו זמן.    

מדרג חסויות ותמיכה של האגודה באירועים שהם לא הכנסים הקבועים

אירועים אשר מוגדרים אירועי אגודה כלומר האגודה היא המארגנת הראשית או אחת מהמארגנים: האירוע יהיה בחסות מלאה כאשר כל התקציב יוצא ונכנס לאגודה (אלא אם יש הסכם חלוקה עם המארגנים הנוספים)

האירוע מקבל 100% ממשאבי האגודה (ביטוח, ייעוץ וליווי, תקציב, נוכחות צוות מניעת הטרדות באירוע ועוד)

האירוע מחויב לפעול על פי הסטנדרטים של האגודה באיכות התוכן, בהתנהלות מול מתנדבי האירוע ועוד.

מארגני האירוע מחויבים לעדכן את המלווה מטעם הוועד בהתקדמות האירוע עד לסיכומו המלא, ונתונים לסמכות הוועד.

אירועים המוגדרים אירועים "בשיתוף" האגודה:

אירוע זה לא מנוהל ע"י האגודה. לאגודה יש מעורבות מוגבלת או לא קיימת באופן התנהלות האירוע.

האירוע יקבל פרסום וחשיפה בכל האמצעים העומדים לרשות האגודה, כל עוד מופיע בפרסומים לוגו האגודה ושהאירוע הוא בשיתוף האגודה.

האירוע יקבל שימוש מוגבל במשאבי האגודה, על פי הסכם שיתוף הפעולה.

מענק (יבגני) –

1. דיון על מצבו ומיצובו של המענק
2. שינוי תקנון המענק (לו"ז והתנהלות)
3. דוח מצב על הפקות שזכו במענק

יבגני מבקש לבצע מספר שינויים טכניים בתקנון – ראשית לשנות את לו"ז פתיחת המענק, משום שמפספס בחודש וחצי את הזמן שסטודנטים יוכלו להגיש לאור תובנות מהשנה האחרונה שנית לשנות בתקנון כמות חברי ועדת המענק למינימום 3 ומקסימום 5 כדי להסדיר גמישות אשר בכל מקרה מתקיימת, ולסיום כמו כן לחדד את נוסח הסעיף שמחייב הצגת היצירה באירוע האגודה. הועד אישר את השינויים עקרונית, יופץ נוסח מעודכן של התקנון לאישור ממוקד של הוועד.

עדכון על זוכי המענק עד כה:

1 "צלילה חופשית" (2015 – שנה ראשונה) – יבגני יברר את סטטוס התקדמות הסרט.

2 "פרופיל 120" (2016) – הזוכה היה אמור להציג בפסטיבל סרטים בבאר שבע ופספס את הלו"ז הגשה, לכן החליט להקפיא את הפרוייקט, ולחדש לקראת ההגשה מחדש. כעת הוא בפוסט פורדקשן. בשאיפה להיות מוכן לעולמות, ואז יקבל את החצי השני של המענק על פי החלטת וועד האגודה.

3 "שממה" (2017) : זכו בספמטבר והוכרזו באייקון האחרון. עדיין אין עדכון.

השאלה היא איך לחלק את הכסף של המענק כדי להגדיל את הסיכוי לקבל יצירות גמורות? כרגע נותנים חצי בהתחלה וחצי אחרי חצי שנה, בכפוף לעמידה בלו"ז שהוגש לוועדת המענק, במסגרת תהליך ההגשה, כאשר וועד האגודה שומר לעצמו את הזכות להחליט לתת כספים גם במקרה של אי עמידה בלו"ז. אם ניתן כסף רק בסוף כדי לעודד הוצאה לפועל, אז אנשים שאין להם כסף לא יוכלו להפיק את היצירות. יש אפשרות לשנות את הסכום  70 בהתחלה, ו-30 לקראת עד הסוף, לכל המאוחר ב-rough cut. יש פה בעיקר בעיה של לו"זים. היוצרים מדברים בד"כ על לו"ז של שנה אבל אולי יותר ריאלי לצפות ללו"ז של שנתיים עד שנקבל תוצר.

בעקבות קבלת מייל לצור קשר של האגודה שמבקש תמיכה בסרט קצר, התעורר דיון מה לעשות עם יוצרים שצריכים  סכום כספי מצומצם יותר, וכן יוצרים שצריכים סכום כסף בזמן מהיר יותר מהבירוקרטיה של המענק. הוצע לייצר וועדה מצומצמת שתדון במקרים אלו לגופם, כאשר הוועדה תקבל סכום מסוים אותו היא תוכל להעניק בשנה, וכן סכום מקסימלי שהיא תוכל להעניק ליוצר. זאת במטרה שהסכומים יהיו נמוכים משמעותית מהסכום של המענק – במטרה לבדל (לדוגמה: 2,000 שקל סכום מקסימלי לעומת 10,000 של המענק). הייתה התנגדות להצעה זו תחת האמירה שזה מייתר את המענק עצמו ומה מונע ממי שניגש למענק ולא קיבל פשוט לשלוח מייל ולגשת למסלול עוקף מענק.

יבגני מעלה את הנושא על הפקות שלא מתאימות למענק המקורי, ואנחנו מעוניינים לתמוך בהן. הועלה רעיון של מסלול 2 למענק המקורי, שיכלול מה שלא מתאים למענק המקורי [כמו הפקות שנמצאות בפוסט פרודקשן]. מציג את הבעיה שלמענק לוקח חצי שנה עד לקבל את הכסף. ו-90% ממי שמגיש הם סטודנטים שמכינים את ההפקה במסגרת לימודי תואר – בעלי משאבים מוגבלים ולו"ז קצר ותלוי-לימודים.  במובן הזה הזוכים של השנה, זוג חיילים, הם היוצא מן הכלל ואינם מייצגים את המגיש הטיפוסי למענק מבחינת והנסיבות שלו.

ליאת מציעה מענק הפקת "פוסט" פעם בחצי שנה. הקמתו של מסלול\מענק שכזה ידרוש סגירת פרטים קונקרטיים – תקציב (ואופן חלוקתו), מבנה ואופן תפקוד הוועדה שתקבל ההחלטות, אופן ההצגה והתפעול וכו'; כל זאת במסגרת נהלים\תקנון בסטנדרט של המענק הקיים כיום. הצעה זו אושרה ברוב קולות, והוחלט להסמיך את יבגני לסגור את הפרטים של ההצעה.   

עולמות (חננאל) – הייתה פגישה בין אייקון לעולמות לפתיחת ערוצי תקשורת לתיאום בין שני האירועים. רוב תפקידי הסגל הבכיר מאויש. בוצעו כמה שינויים במבנה סגל. יתבצע שינוי בנוהל 10 דקות בעקבות הפקת לקחים מאייקון, שינוי שיוסכם בין אייקון לעולמות.

מאורות (ליאת) – התוכן נסגר ושובץ. האספה הכללית תתקיים במסגרת הכנס. הכנס מתקיים במקביל ליציאת הסרט החדש של מלחמת הכוכבים, ויהיה אירוע בבית אריאלה בתל אביב במקביל לכנס. בית אריאלה הזמינו את האגודה להיות שותפה באירוע. לאחר שיחה עם מנהלת מאורות האגודה קיבלה את ההזמנה.

פרס גפן (ליאת) – נעשתה הפקת לקחים ויש רעיונות רבים לקידום בשנה הבאה, במיוחד שזו תהיה שנת ה-20 של הפרס. האגודה תתקצב את הפרס בהתאם.

פרס עינת (ליאת) – נקבעה פגישה לסיכום ניהול הפרס.

יח"צ ושיתוף פעולה (ליאת) – עלות היח"צ תעלה בשנה הקרובה בגלל חישוב מחדש של עלות העבודה, כנגזרת מהנפח שלה, וחגיגות 20 השנה לפרס גפן אשר ידרשו עבודה נוספת על התוכנית של השנה.

מחשוב (חננאל) – בוצע תחקור תחום מחשוב באייקון והפקת לקחים.

שנתון (יבגני) – התקיימה פגישה עם היחצ"נית לקידום השנתון הנוכחי, בהקשר לאירוע השקה; בנוכחות אהוד, ליאת, יבגני ונדב. התובנה העיקרית של הפגישה – שנתון הנוכחי יופץ לעיתונאים ובעלי דעה בתחום הספרות אך לא יתקיים לו אירוע השקה: לאור הלו"ז הצפוף והרעיונות שלו (ודורשים זמן הבשלה), הוחלט תחת זאת להתחיל עבודה כבר בחודשים הקרובים על ההשקה והקידום של השנתון הבא – "היה יהיה" העשירי. יש כל מיני רעיונות איך לעשות את זה למשל שת"פ עם בצלאל או גלריית כריכות של שנים עברו וכו'. יש צורך להתחיל לתכנן לו"ז עבודה לזה.