ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה התקיימה ב-28/06/2017 בשעה 19:00 בתל אביב

עדכונים קבועים:

אייקון – הוגש תוכן רב מבעבר, וצוות התוכן עובד קשה על מנת לסנן אותו בצורה הטובה ביותר מתוכננת הפקת מקור ומספר מופעים מוזיקליים ואחרים. תהליך גיוס דוכנים בעיצומו. גויס רוב הסגל. אייקון ועולמות דנים כעת כיצד ניתן להגדיל את נגישות הכנסים.

עולמות -בקרוב תתואם ישיבה עם עמותת טולקין הישראלית לתכנון תכנית חומש לעולמות.  

מאורות – עדיין לא ידוע אם יתקיים השנה. גיא ישאר בקשר עם קרן ואהוד לקבלת תשובה.

בדיון – סיכום הכנס יתבצע בישיבה הבאה.

קהילת ג'וס ווידון -אירוע באפיפסט לא קרה בסוף בגלל בעיות בתיאום אולם.

הפרדות מאמא"י – אמא"י העבירו את כל החומר הנדרש מצידם לסגירת הדו"ח הכספי המשותף האחרון, לשנת 2016. מתבצעת בדיקה בגזברות לסגירת חובות הארגון אל מול האגודה משנים עברו, על הוצאות משותפות.

פרס גפן -ועדת הפרס עובדת על רעיונות לקידום ההצבעה לשלב ב. כמו כן עובדים על יצירת טופס הצבעה חדש וידידותי יותר. אתר NRG 360 יפרסם את הסיפורים המועמדים תודות למאמצי משרד היח"צ.

פרס עינת – נפתחה הגשת המועמדים לפרס. לאחר שיחה עם מנהל פסטיבל אייקון ואחראית פרס עינת הוחלט כי מעמדה יושווה למעמד וועדת פרס גפן, כלומר היא תהיה אורחת של האגודה בפסטיבל, במקום אשת סגל, ותהיה כפופה ישירות לוועד האגודה ולא להנהלת הפסטיבל.

מענק – נכון לעכשיו אין הרבה הגשות.  צריך לעשות גל פרסום שני, בשילוב פרסום ממומן בפייסבוק. לקח לשנה הבאה, להתחיל את הפרסום מוקדם יותר, אפילו בפברואר – תובנה שהוצאה מסטודנטים בבצלאל (תזמון להגשות רלוונטיות).

יח"צ ושיתוף פעולה – הוועד מאד מרוצה מהתוצרים של עבודת משרד היח"צ עד כה -. מורגשת מגויסות והבנת הצרכים של האגודה.

כמה שיתופי פעולה מבטיחים בתהליכי תיאום. אנו נפרסם אותם לאחר באישורים הסופיים, היו קשובים לפרסומים!

מחשוב – קנינו את מדפסת כרטיסי החבר. בוחנים אפשרויות ממשק עם רשימת חבר האגודה. עושים מאמצים לרכז את כל הדומיינים של האגודה לרשם אחד – כיום מפוזרים על פני 4-5 רשמים שונים.

אתר ופייסבוק – הקול הקורא לביקורות סרטים עובד ופורסמו כבר מספר ביקורות על סרטים חדשים באתר האגודה. נדב רוצה גם להדק קשר עם הוצאות ספרים ולפרסם פרקים ראשונים. צריך להוציא קול קורא למישהו שייקח את הפייסבוק לרמה הבאה, עם נדב כאחראי מטעם הוועד.

שנתון –

• שנתון 2017 – נסגר הדד ליין להגשת הסיפורים. יש מאיירת לכריכה (טלי רזניק).
• המרה דיגיטלית לשנתוני עבר – התקבלו קבצים על 2015-2016 מאהוד והם יועברו בקרוב להמרה.
• בתי דפוס – מבוצעת בדיקה של בתי דפוס אפשריים נוספים, מעבר לזה של שנה שעברה, בהמשך להחלטה על צמצום נפח ההדפסה.

נושאים לדיון:

סיכום שבוע הספר – היה מאוד מוצלח מבחינת החשיפה של האגודה ופרס גפן לקהל חדש. מכרנו קרוב ל-50 עותקי שנתון. כיסינו כ-40% מהעלות של הדוכן. הופקו מסקנות הנוגעות למכירת הספרים המועמדים והזוכים, ולאירוח סופרים בדוכן. הוחלט להקים דוכן גם בשנה הבאה.

סיכום ישיבת פעילים בנושא השנתון – במסגרת ישיבת הפעילים מה-2.6 עלו כמה מסקנות אשר אושרו במסגרת הישיבה:

1. נצמצם כמות העותקים המודפסים של שנתון 2017 מ-1000 לכ-600 ספרים (400 לחברי האגודה + 200) והשאר נדפיס ב-Print-On-Demand.
2. נשלב את השנתון הדיגיטלי באייקון.
3. תימשך בחינת הפצה בשיטה אחרת שאיננה דואר ישראל. בוקסאיט יקר מידי, אבל קיימות אפשרויות נוספות.
4. יתקיים אירוע השקת השנתון אחרי אייקון.
5. יש להמשיך להעביר שנתונים לפורמט דיגיטלי ולהמיר את החדש ברגע שאפשר.
6. תבוצע בדיקת היתכנות להפצה של תרגומי הסיפורים זוכי פרס גפן לאנגלית באמזון

פורמט המכתב החודשי – נדב מציע לשדרג את המייל החודשי. יש רצון לשפר את המראה. ייבחנו אפשרויות שונות לנושא זה בשיתוף דותן, אחראי המכתב החודשי.  אושר פה אחד תקציב שנתי של 2000 שקל.

מדיניות כרטיסי חינם – בעקבות דיון עם גורמי כנסים שונים עלה בוועד השאלה האם לתת את ההחלטה בנושא להנהלת הכנסים ורק לאשר את המתווה, או בתוקף סמכות הוועד בנושא כרטיסי חינם לדחות את ההצעה שעלתה בישיבה הקודמת. הנושא הועלה לדיון במייל מול הנהלות הכנסים ואנשי צוות רלוונטיים והתקיים דיון סוער סביר הצורך בשינוי המדיניות והקשיים הלוגיסטיים הכרוכים ביישומה. עיקר המחלוקת בוועד נסב סביב טיב הרעיון, המורכבות שלו והצורך בחלוקת כרטיסי החינם הנוספים ככלי תגמול.הועלו רעיונות להטבות אחרות לסגל.  הוחלט ברוב קולות לדחות את ההצעה.

מרצ'נדייז של כנסים – הוחלט כי כנסים לא ייצרו לעצמם מרצ'נדייז ללא אישור בכתב מהוועד שיאשר את סוג המרדצ'נדייז, עיצובו והכיתוב.