ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה התקיימה ב-27/02/2017 בשעה 19:30 בתל אביב.

אורחים: ד"ר קרן לנדסמן (מנהלת מאורות), ד"ר בועז קרני-הראל (חבר אגודה).

חבר האגודה ד"ר בועז קרני-הראל הגיע לדבר עם הוועד על מקרים של שימוש בטקסטים לא מקוריים בעקבות מקרה שקרה בכנס דורות. הוועד מבקש להדגיש כמה דברים בעקבות הדיון בנושא. ראשית, הוועד מגבה את הנהלת כנס דורות ופעולותיה ורק מבקש לחדד כי כאשר מגיעה תלונה להנהלת כל כנס או אירוע, צריך ורצוי לשמור על קשר רציף עם המתלונן כבר מרגע קבלת התלונה ולעדכנו בכל השלבים כדי שלא תהיה תחושה של הישארות באפלה או של אי טיפול. בנוסף מבקש הוועד להדגיש כי במידה ומישהו מבקש לעשות שימוש בטקסט שהוגש בעבר לאירוע אגודה, עליו לפנות לכותב הטקסט ולקבל את רשותו.
עדכונים

מחסן – התקיימה פגישה בנושא המחסן המשותף בהשתתפות הנהלות הכנסים ומנהלי הלוגיסטיקה של האירועים הגדולים (אייקון, עולמות וביגור). בפגישה עודכן הסכם המחסן המשותף שנכתב לפני כמה שנים והושגו הסכמות בנוגע לניהול רשימת מלאי מסודרת והפסקת רכש מיותר באירועים. האגודה שכרה יחידת אחסון נוספת שתשמש לאחסון עותקי "היה יהיה" ושאר המוצרים הנמכרים בדוכן האגודה, זאת כדי להקל על אחסון הציוד המשותף בשאר יחידות האחסון. (בהערת ביניים צוין כי יש עותקים רבים של היה יהיה וכי אחרי כנס עולמות יתקיים מפגש פעילים שידון בהדפסת והפצת השנתון).

לתפקיד אחראי המחסן וסגנו מונו אור דולב וטל גולדמן בהתאמה, בכפוף לאישור ועד העמותה למשחקי תפקידים.

מאורות – מנהלת כנס מאורות התארחה בישיבת הוועד וסיכמה את הכנס.

הכנס היה מוצלח כרגיל. הייתה נוכחות גבוהה מהרגיל, הכנסות גבוהות והוצאות נמוכות. השנה, מכיוון שהרשות לקהילה ולנוער סגרו חלק מהאולמות שלהם, היינו צריכים להשתמש באודיטוריום וזה העלה את ההוצאות. הנהלת הכנס מאוד מודה לאדם לוין על התגייסותו לשיפור עמוד הפייסבוק של הכנס. הכנס נסגר בהפסד כספי מזערי. האגודה מודה לקרן ירושלים על תמיכתה בכנס.

אייקון (ליאת) – הכנס מתקדם כמתוכנן. נקבעה פגישה עם העירייה כדי לדבר על שיתוף הפעולה בפסטיבל הקרוב.

עולמות (חננאל) – התוכניה טרם עלתה (נכון למועד הישיבה), אך היא עלתה לפני פרסום הפרוטוקול. התקיימה פגישה בין נציגי העמותות המארגנות והנהלת הכנס בנוגע לשינוי מדיניות כרטיסי החינם למרצים בעולמות, ולאחריה, חננאל השתתף בישיבת ועד של טולקין שבה אושר השינוי. עם זאת, נצטרך לבחון לאחר הכנס האם השינוי מוצלח. כמו כן מתוכננת פגישה של נציגי טולקין והאגודה לתכנן תוכנית חומש לכנס.

בדיון – בקרוב יצא קול קורא למנהל\ת הכנס.

הפרדות מאמא"י (יבגני) – הועבר לאמא"י הסכם השת"פ סביב הארוקון בתצורה סופית, לחתימה. הובהר ליו"ר ולגזבר כי מימוש הסכם שת"פ סביב כאמ"י 2017 (בקיץ), מותנה בסגירה של מחויבויותיהם לדו"ח הכספי של 2016 עד לסוף אפריל..

פרס גפן (ליאת) – מתקדמת סגירת הזכאים למועמדות בשלב א. מתוכננת הגרלת ספרים בין חברי האגודה שיצביעו.

מענק (יבגני) – הוועד אישר פה אחד את וועדת הפרס: יו"ר הוועדה מעיין אשכולי, חברי הוועדה נעמי כרמי ויבגני קנטור.  

מחשוב (חננאל) –  

• נבחרה מדפסת להדפסת כרטיסי חבר בדוכן האגודה עצמו. כאשר תירכש המדפסת (כולל 1000 כרטיסים ודיו) יתחיל תכנותה בתקווה להשמיש אותה בקרוב.
• החנות המקוונת החדשה מתפקדת יפה במכירת הכרטיסים לדורות, על השיפורים שמומשו בה. כנס עולמות יאפשר לקבל תחושה נוספת בנוגע למוכנות שלה לקראת פסטיבל אייקון הקרוב בכל הנוגע להתמודדות עם עומס.

שנתון (יבגני) – מתקדם לפי הלו"ז נכון לרגע זה. נושא הפצת שנתוני העבר בגרסה דיגיטלית מתקדם אף הוא – מתקבלים אישורים מהסופרים אם כי בקצב איטי מהצפוי. סוכם כי הטיפול בקשר אל מול המפיץ יועבר מליאת ליבגני, כחלק מחבילת האחריות של השנתון.

שת"פ -יח"צ – כרגע דנים מול משרד היח"צ על נוסח החוזה ועל לו"ז העבודה השנתי.

נושאים לדיון:

חבילת VOD – תומר שלו מבקש מהוועד לאשר את חבילת הקידום לערוץ הVOD של האגודה בכנס עולמות ופסטיבל אייקון. החבילה תכלול:

* חולצות מיוחדות לצוות התיעוד של הכנסים לצורך קידום ה-VOD בזמן שהם בתפקיד

* פרסומת בתוכניית כנסים

* סרטון פרומו לפני הקרנות סרטים בכנסים

* פוסטרים של ה-VOD במתחם הכנס

* באנר של ה-VOD באתר הכנס

* נוכחות קבועה של פוסטים של ה-VOD בדף הפייסבוק של האגודה (כל שבוע מה חדש ב-VOD)

* צ'ופר למבקרים בכנס  – גלויה של ה-VOD עם QRCODE לסריקה של 3 סרטים בלעדיים למחזיקי הגלויה (אינם זמינים מהתפריטים של האתר)

סעיפים אלו אושרו.

* בסוף שנת 2017 – הצבעה ל"סרט השנה" בדף הפייסבוק של האגודה מבין כל הסרטים החדשים שיעלו לצפייה במהלך השנה – סעיף זה נמצא בבירור מול תומר שלו לגבי אופן איסוף המועמדים וניהול ההצבעה.

הרצאות חינם בכנס עולמות ואייקון – דיון זה עלה בעקבות הצעתה של נועה רייכמן לחייב כנסים לעשות הרצאות מבוא חינם. לאחר בדיקת הנתונים מול מנהלת עולמות ואחראית תוכן של אייקון ועולמות נראה שאין הצלחה לפורמט זה. בכל פעם שנעשו הרצאות כאלה הנוכחות הייתה דלה ביותר. בהתחשב בנתונים אלו הוועד לא רואה צורך לחייב את הנהלות הכנסים לנושא, אך יעודד אותם להמשיך ולבחון את הנושא. עלה הרעיון לקיים הרצאות קצרות בדוכן האגודה עצמו, גם כדי להציג נושאים שונים, וגם כדי ליצור נוכחות בדוכן. דרוש רכז\ת לנושא זה.