פרוטקול ישיבת ועד 04.12.16

מיקום: תל אביב

נוכחים: ליאת שחר קשתן (יו"ר), לימור נעמן, יבגני קנטור, גיא בוסקו, דותן צור, נדב מילר אלמוג, חננאל לבנה.

אורחים: אמיר הירשפלד (יו"ר פרס גפן)

נושאי הישיבה:

עדכונים קבועים:

אייקון – תומר שלו יגיע לסכם את הפסטיבל בישיבת הוועד הבאה.

עולמות – מתקדם היטב. נפתח הגיוס לתוכן. גויס רוב הסגל הבכיר ומתקדמים בגיוס הסגל הזוטר, עיקר הבעיה הוא בגיוס סגל לתחום השיווק. הנהלת עולמות קיבלה פנייה מפעיל להביא אורח כבוד – דיויד ניקול. הוועד היה חלוק בשאלה האם נכון שיהיה אורח כבוד בעולמות, אך כמעט כל חברי הוועד מסכימים שדיויד ניקול אינו שחקן מוכר מספיק ולכן הוא לא מתאים להיות אורח כבוד.

מאורות – תקציב מאורות נשלח במייל לפני הישיבה לוועד. התקציב אושר פה אחד.

בדיון – דותן ידבר עם עינת לגבי הפקת לקחים ויחפש מנהלים.

אמא"י – מתוכנן אירוע חנוכה בו יכריזו על הקמת העמותה. מחכים לשמוע מעו"ד בנוגע לאיך ניתן להעביר את הכספים מחשבון האגודה לחשבון העמותה החדשה.

ג'וס ווידון – מתוכנן כנס בינואר באוניברסיטת תל אביב, אושר תקציב של 500 שקל לכיבוד.

פרס גפן – אמיר הירשפלד יו"ר ועדת פרס גפן הגיע לדבר על הפרס.

אמיר הציג סטטיסטיקות קוראי ז'אנר בארץ ותוצאות ראשוניות משאלון המשוב שפורסם, לדעתו הפרס והאגודה צריכים יותר חשיפה, בכדי להגיע לקהל הז'אנרי שלא מגיע לכנסים ואינו חבר אגודה.

אמיר הציע לפתוח את שלב ב' של ההצבעה בפרס גפן, להצבעה אלקטרונית עם אמצעי אבטחה של אימות דו – שלבי.

בשלב הראשון הוא מעוניין להרחיב את מעגל המצביעים באמצעות פתיחת הצבעה אלקטרונית לבאי פסטיבל אייקון, ולפתוח עוד לפני הפסטיבל את ההצבעה לרוכשי הכרטיסים באופן הדומה לאופן בה היא פתוחה היום לחברי האגודה.

מטרתו הסופית, בשנה לאחר מכן הצבעה אלקטרונית לקהל הרחב.

חלק מאנשי הוועד הסתייגו מהפיכת הפרס לתחרות לייקים כשכל סופר יפרסם את הקישור להצבעה ויעודד מצביעים לבחור בספר שלו.

אמיר לא רואה בכך בעיה.

חברי הוועד ציינו שהם מעוניינים לבחון את הרחבת ההצבעה בקרב באי אייקון לפני שמדברים על פתיחת ההצבעה לציבור מכיוון שבאי הכנסים הם נתח מכובד מציבור הקוראים.

אמיר ציין שזו הסיבה שהוא מעוניין לפתוח את ההצבעה לקהל הזה ומוסיף שהשנה יגביר את מאמצי הפרסום ויתחיל אותו מוקדם יותר כדי למקסם חשיפה.

מבקש עזרה בשיתופים בפייסבוק ויח"צ.

אמיר יציג את התקדמות והמשך המחקר באסיפות האגודה הקרובות.

ליאת ציינה אף כי על אף שפתיחת ההצבעה לקהל הרחב היא בתחום ההחלטה של הועד, לא תאושר פתיחת ההצבעה הזו ללא אישור האסיפה.

הצבעה לפתיחת הצבעה מקוונת לרוכשי כרטיס באייקון תחת מציאת פתרון אלקטרוני – אושר פה אחד [גיא ונדב לא מצביעים בגלל ניגוד אינטרסים].

שנתון – הדפסת 1000 העותקים הייתה תחת ההנחה שתהיה הפצה רחבה, מה שלא יקרה השנה בגלל מיעוט המכירות בשנה שעברה. צריך להדפיס שנתוני עבר כי יש גליונות מסוימים שאזלו או שיש מהם מעט. צריך שבדוכן יהיו כ-20-30 מכל שנתון. ממשיכים לעשות המרה בתשלום של שנתונים ישנים למהדורה דיגיטלית כדי שנוכל למכור דרך כל האתרים השונים. צריך להתקדם עם העלאת שנתונים אחרים, ועם אישור של הסופרים להפצה דיגיטלית של הסיפורים שלהם.

נושאים לדיון:

האסיפה הכללית של דצמבר – נציג תקציב. נדבר על שינוי שם ותקנון ועל שינוי בשלב ב' של ההצבעה לגפן.

מעבר בנק – הוחלט להישאר בבנק הפועלים ולסגור סופית את החשבון בלאומי. המועד להעברת הכל: אחרי מאורות.

אישור תקציב – התקציב נשלח לחברי הוועד לפני הישיבה, ובוצע מעבר על התקציב.

הרעיון המסדר לתקציב: רוצים תקציב מאוזן, אך יש לנו יכולת להפסיד תודות ליתרה בחשבון הבנק.

שינויים עיקריים:

עליה בתשלום על המחסן.

הועלה תקציב פרויקט התרגום של פרס גפן כדי להאיץ את קצב תרגום זוכי העבר.

עלה רעיון לעשות מבצעים מיוחדים לחברי האגודה, שיכללו השתתפות שלנו בהנחה [לדוגמה הנחה של 20% שתמומן בחציה על ידי המשווק ובחציה השני על ידינו]. הוחלט לתקצב הנחות לחברי אגודה, בהתאם לאישור של הוועד לכל מבצע.

מזכירות – יש אי סדר עם ההרשמה לאגודה. יתבצע בירור מול א. דוכן אגודה ומול מזכירת האגודה כדי להבין את היקף הבעיה ודרכים לפתור אותה.

גוף הפעילים –  איו כרגע מי שיארגן מפגשי פעילים. הסעיף נשאר בתקציב בתקווה למצוא מתנדב לנושא.

הדפסת כרטיסי חבר –

חננאל העלה את הנושא של קניית מדפסת על מנת להדפיס כרטיסים בדוכן האגודה בזמן הכנס. המטרה היא לפתור את בעיית עדכון רשימת החברים אחרי כנסים ובעיית משלוח הכרטיסים בדואר ישראל המהולל.
ליאת ציינה שבעולמות האחרון המתנדבים והקהל בדוכן לא הסתדרו עם הטאבלטים, לא לרישום לאגודה ולא להצבעה לגפן.
יבגני ציין שאמא"י עשו את זה באמצעות תוכנה ייעודית ועל לפטופים בדוכן וזה עבד מצוין.
ליאת שאלה כמה מתנדבים היו בדוכן ויבגני ענה ש-4 עד 6 עמדות הרשמה, הצבת כ-4 מתנדבים בדוכן תזרז את העניין.
דותן הסביר שהוא שלח בעבר אפיון שיהפוך את העבודה ליעילה ומהירה יותר.
ליאת ענתה שנבחן אם המערכת של אמא"י מתאימה לצרכים שלנו – ואם לא – שאלה האם צוות מחשוב יכול ליצור מערכת כזאת בעצמו? העברת הדוכן לגזיבו נפרד תאפשר עבודה יותר נוחה.
חננאל ציין שכרטיס כולל הבסיס והדיו אמור לעלות 1 עד 1.20 ש"ח והעלות של המכונה תהיה 4-5 אלף ש"ח.
לימור הציעה בהמשך להדפיס מדבקות לעדכון התוקף במקום לייצר כרטיסים חדשים בכל שנה. הצבעה: מאושר פה אחד תקציב של 6,000 ש"ח לקניית מכונה תחת בחינת התממשקות למערכת עדכון חברי עמותה [חננאל בודק מול דמיאן אמא"י].

שכירת משרד יח"צ – אמיר מעוניין לקדם את פרס גפן ומציע לקדם שכירת משרד יח"צ לנושא זה ועוד נושאים כמו השנתון, פרס עינת ומענק הפקות המקור. ליאת מדגישה שנבחר משרד יח"צ רק במקרה של התאמה טובה. חננאל חושב שבלי יותר כסף ומיקוד זה לא יהיה אפקטיבי. יבגני חושב שצריך להתמקד רק בשני נושאים. הנושא תוקצב בתקציב השנתי, כאשר הרצון הוא להתמקד בפרס גפן והשנתון, ונחליט כשנקבל את ההצעות השונות. נדב אלמוג יהיה איש הקשר על משרד היח"צ.

שינוי נוהל פיקניק לסגל כנס – הצבעה לתקצב 60 שקל לכל איש סגל בכנס שיכלול את הפיקניק שאחרי הכנס ואת הפיקניק שלפני הכנס בשנה הבאה, בתנאי שכתוצאה מכך הכנס לא יהיה בהפסד. מאושר ברוב קולות.

דורות – יתקיים בתילתן כמו בשנה שעברה. גודל כנס ותקציב כמו שנה שעברה. חשוב להדגיש בפני סגל דורות שאיננו מכיר כנסי אגודה מה זה האגודה וכיצד היא פועלת, במטרה למנוע גישה שלילית כלפי האגודה כפי שהייתה לחלק מסגל הכנס בשנה שעברה.

יבגני קנטור צריך להפגש עם יבגני רזניקוב כדי לתאם פרטים לגבי הכנס.