פרוטקול ישיבת ועד 19/08/2016

ישיבת ועד האגודה ב-19.08.2016 בשעה 10:30 בגוש דן.

משתתפים: ליאת שחר קשתן, עינת סיטרון, הדס משגב, גיא בוסקו, יבגני קנטור, לימור נעמן, וחננאל לבנה.

אורחת: הדס נבנצל, מנהלת עולמות.

עדכונים קבועים:

אייקון – תתקיים בשבוע הקרוב ישיבה על התנהלות כספית בכנסי האגודה, אשר תכלול גם דיון על מדיניות החזרים. יש הסכם חסות עם העירייה וחלק מההסכם מולם כולל פרסום. השילוט מול העירייה נמצא בדיאלוג ארוך ומתמשך.

יש תוכנייה לכנס!

עולמות  – מנהלת כנס עולמות, הדס נבנצל, הגיעה לסכם את עולמות. כנס עולמות היה מאוד מוצלח והתנהל בצורה  חלקה מאוד. הכנס הרוויח סכום יפה. לא היה הרבה סגל חדש, אך היו הרבה שינויים בתוך הסגל. בוצעו סיכומים בתוך הצוותים ומול המנהלים והועברו משובים למרבית הסגל. מבחינת תכנים היה ניסוי של רצועה מיוחדת של אירועי לילה עם הנחה ומיתוג מיוחד. ניסוי זה היה מאוד מוצלח, וחלק מהאירועים נמכרו באופן מלא.

המכירה המוקדמת הייתה משמעותית. בנוסף, הקופות הועברו למגרש –  הדס נבנצל חושבת שהמעבר מוצלח, עינת לא בטוחה האם העלייה בכמות הזמנת כרטיסים מראש תאפשר להחזיר פנימה בהמשך.

הדס נבנצל מונתה פה אחד למנהלת עולמות 2017.

יש צורך לאתר מנהל עולמות לשנת 2018 שיתחיל חפיפה באופן מיידי. יצא באופן מיידי קול קורא למנהל עולמות (לא מכרז).

יש רצון לשמור על אחידות ותיאום בין כנס עולמות לפסטיבל אייקון. הוועד ידון בהמשך בנושאים ספציפיים שיצריכו  תיאום וכן מנגנון בוררות במקרה של חילוקי דעות בין המנהלים.

מאורות  – קרן לנדסמן מונתה פה אחד למנהלת הכנס.

המיקום של הכנס טרם נקבע, יתכן ויהיה במיקום שונה לאור הקשיים החדשים במקום הקבוע בגבעת רם.

בדיון – הועברו הכספים לגזבריות לקראת סיכום.

אמא"י – בשבוע הבא יש את כנס כאמ"י. ביום שני נפגשים עם עורך דין בשביל המסמכים להקמת עמותה. הרו"ח של האגודה יהיה הרו"ח שלהם, מה שיקל על הפיצול.

פרס גפן –  מתקדמים לקראת פתיחת ההצבעה באייקון. אֲסֻפָּה של הסיפורים המועמדים מתוכננת להיות מפורסמת בצורה דיגיטלית.

פרס עינת  – התחרות נפתחה.

מענק הפקת מקור  – הוגשו 21 יצירות, מתוכן 2 לא בז'אנר ונפסלו. היו כמה חוסרים והתקבלו כבר השלמות. באחד בספטמבר ועדת המענק תדון ביצירות. בתקווה בחודש הבא יפגשו עם הפיינליסטים.

יש יותר מועמדויות משנה שעברה.  השקענו 500 שקל בפרסום בפייסבוק – וכתוצאה מכך הפוסט של הגשת מועמדות קיבל חשיפה משמעותית וחיובית.

מחשוב כולל אתר ופייסבוק – קידום מענק הפקת מקור תרם לחשיפה בפייסבוק, הן בלייקים לדף עצמו והן למודעה. יש הקפדה להעלות תוכן גם לאתר האינטרנט, לרבות המכתב החודשי ומועדון הקריאה. עדיין חסרים  מתנדבים לתחום המחשוב.

שנתון – יהיו כ-10 סיפורים, בערך 270 דפים. 6 מהסיפורים כבר בהגהה, והכריכה תהיה מוכנה בשבוע-שבועיים הבאים. ה-11 לספטמבר הוא תאריך היעד לסיים את השנתון, וב-25 בספטמבר השנתון ירד לדפוס. גיא מונה לאחראי על הדפסת השנתון.

יש עיכוב בקבלת מסת"ב (ISBN), והנושא בתהליכי פתרון. הוחלט למכור את כל השנתונים גם בפורמט דיגיטלי לצורך הרחבת מעגל הקוראים. השנתון השני כבר הומר ויעלה בהקדם. ההמרה מתבצעת בתשלום כדי שהקבצים המומרים יישארו אצל האגודה, ונוכל למכור אותם בכמה מקומות.

חגיגות 20 שנה לאגודה – הוועד הגיע לישיבה בעודו עדיין מלא התלהבות ושמחה מרובה מחגיגות ה-20 בלילה שלפני כן (ומעט עייף). סיכום כספי יתבצע בהמשך. הוועד רוצה להודות לנעמה פרידמן על ארגון חגיגות ה-20 שהיה מעל ומעבר למצופה. המשך ציון 20 שנה לאגודה יהיה בפסטיבל אייקון, לרבות שחזור ישיבת הקמת האגודה.

נושאים לדיון:

כנס Shecon – הוועד קיבל פנייה לתמוך בכנס של נשים למד"ב ופנטסיה. לאחר בירור התברר כי הכנס מיועד לנשים בלבד. הוועד הבהיר שאין לאגודה יכולת לתמוך כלכלית בכנס שמגביל כניסת חלק מחברי האגודה.

עיצוב גרפי באירועי האגודה – פסטיבל אייקון מצא גרפיקאיות חדשות, והוועד שמח על כל מתנדב ומתנדבת חדשה. הוועד שוחח בנושא, והוסכם כי במידה ובעיה כזאת תעלה בעתיד הפתרון קיים כבר במסגרת תוכנית החומש לפסטיבל אייקון. תוכנית החומש כוללת הסדרה של אילו מקצועות ניתן לשלם בתמורה לשירות. הוועד מקווה שלא נזדקק לכך.

אסיפה כללית באייקון – בכנס אייקון תתקיים אסיפה כללית לצורכי בחירות. בנוסף, לאור הנדון באסיפה הכללית באירוע ה-20, הוועד יכנס אסיפה כללית נוספת בנובמבר או דצמבר לדיון בשינויים לשם האגודה ולמטרותיה

הודעה רשמית על האספה הכללית באייקון וכן הודעה רשמית על בחירות לאגודה תשלח בחודש ספטמבר.

דוכן אגודה באייקון – יש רצון להגדיל את הנוכחות של האגודה בכנסים השונים. נעשה דיון פורה עם מנהלי הכנסים בנושא. הצעדים שיבוצעו בפסטיבל אייקון הקרוב הוא קבלת גזיבו נפרד, והדפסת באנר בד גדול של 3 מטר לצורך הגדלת החשיפה. בנוסף, יש רצון לשקופית פתיחה לכל מצגת שתכלול את סמל האגודה.

הדרן כנס – אם העמותה השותפה לכנס רוצה להיות שותפה גם בהוצאות ובארגון, אז חברי העמותה השותפה יכנסו בחינם. לאור רצון ליצור אירוע ייחודי לחברי אגודה, הוחלט שלא יהיה ממכר כרטיסים וכי הכניסה תהיה אך ורק לחברי העמותות. על בסיס לקחים מהשנה הקרובה הוועד יתכנס פעם נוספת לראות האם נדרש שינוי בנוהל.

קול קורא למנהל הדרן כנס יופץ בהקדם.

המחסן – העמותה למשחקי תפקידים בישראל פנה לוועד האגודה במטרה לבצע שינוי בנוהל. החלטה:  אירוע לא מסחרי שבתמיכת אחת העמותות ומוציא מהמחסן יצטרך לשלם על בלאי לציוד.  מאושר פה אחד.