ישיבת ועד 22.05.2016

נוכחים: ליאת שחר קשתן (יו"ר), עינת סיטרון, הדס משגב, גיא בוסקו, יבגני קנטור, חננאל לבנה.

אורחים: יבגני רזניקוב, נדב אלמוג.

אגודה ישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה אבלה על פטירתו בטרם עת של אביאל טוכטרמן. אביאל היה פעיל ותיק, מעצב יצירתי ומחונן, מרצה וכותב.

הוא יחסר לנו מאוד.

החלטה מחוץ לישיבה: ב-10.05.2106 ועד האגודה קיבל החלטה להפעיל את נוהל פטירת פעיל אגודה (פרסום מודעה בעיתון וקניית זר) על אביאל טוכטרמן ז"ל.

עדכונים קבועים:

אייקון – מרבית הסגל גויס. קול קורא לתכנים יוצא בהקדם, ובמקביל החל גיוס אקטיבי.  תקופת הגשות תהיה עד סוף יוני. נשלחו בקשות הצעת מחיר. נעשתה בדיקה בנושא רישוי עסקים – עיריית תל אביב לא מאשרים שימוש ברחבת הסינמטק להצבת דוכנים. תיבדק אופציה לשימוש אחר. אחת מהסיבות לרצון להשתמש ברחבת הסינמטק היא העומס הרב.

מאורות – אמ"ל.

בדיון – גיוס המרצים ומשתתפי הפאנלים נמשך, עדיין חסרים משתתפים. ליאת ביקרה במוזיאון בו יתקיים הכנס, ומוסרת כי מדובר במקום מצויין ומתאים מאוד. ליאת ממשיכה לעבוד מולם לפיתוח שת"פ בנושא התערוכה הנוכחית, לרבות סיורים מיוחדים לחברי האגודה.

אמא"י – לכנס הקיץ (הדומה לכנס פורים) יש צוות הנהלה. המיקום יהיה בבנייני האומה, עם אורח כבוד אך ללא מעורבות השגרירות.  קריוקי משבוע שעבר – לא כיסה את עצמו כלכלית. יום יפן –  בוצע שת"פ עם האוניברסיטה העברית והשגרירות, והיה מוצלח. אירוע שבועות – יתקיים אירוע קטן. התנהלות כוללת – הוגש תקציב. הרו"ח של האגודה הסכים להיות הרו"ח של האגודה הנפרדת, וכבר ישב איתם. נעשתה פנייה לקבלת מידע לצורך פתיחת חשבון בנק – מסתמן שישתמשו בבנק הפועלים. יפנו לסוכן ביטוח של האגודה לקבלת הצעת מחיר. במפגש פעילים הבא רוצים להציג תקנון ומטרות, כדי שיהיה קונצנזוס בהתבסס עליו.

קהילת ג'וס וידון – מתוכנן כנס באפיפסט בחודש הקרוב. הם צריכים לדבר עם האשכול, צוות הקרנה, להגיע למחסן בשביל להכין ארגז כנסים קטן וכן מעוניינים להשתמש במערכת כרטיסים. יעבירו פרטים אודות הכרטיסים, וננסה בזמן הקצר שנותר לאפשר מכירה דרך חנות האגודה.

פרס גפן – הייתה עלייה משמעותית בכמות חברי אגודה מצביעים. נרצה בהמשך לעשות ניתוח של כמות המצביעים ואופן ההצבעה כדי להבין את האפקט הכספי (יש תמורה לאגרה?). יו"ר פרס גפן נפגש עם הוצאות ספרים, ומתארגנים לקראת שבוע הספר – פוסטרים ייעודיים לכל הוצאה. נעשים נסיונות להגיע להסכם עם חנויות ספרים לתליית פוסטרים בחנות. נשקלים גם אירועי קידום נוספים.    

*סעיף זה עבר עריכה אוחרת לצורך שמירת חיסיון המגעים שטרם הבשילו.

פרס עינת – אמ"ל.

מענק – יש ועדה. הועדה אושרה פה אחד [למעט גיא בוסקו, שלא רשאי להצביע מניגוד אינטרסים]. יש צורך לסיים את השינויים של התקנון ולאשר אותו עד סוף החודש. צריך לשלוח בסוף החודש לבתי ספר קול קורא להגשה למענק. בנושא המענק עלתה התהייה על איך נכון לאכוף מימוש לו"ז.

מחשוב כולל אתר ופייסבוק – יש מתנדב לעזור בתחום המחשוב, נאחל לו בהצלחה בפרוייקט הראשון שלו. התוכן של עולמות עלה ל-VOD – צריך להתחיל לקדם (בודקים מי יקדם את זה – הפייסבוק של עולמות או הפייסבוק של האגודה). בנוסף, יש שיתוף פעולה בקידום של הלילה הלבן בהרצליה במסגרתו יתלו פוסטרים המציגים את לוגו של האגודה. עדיין לא התקבל התשלום מההקרנה הקודמת עקב ביורוקרטיה. בנושא קידום האתר – הצלחנו להביא ביקורת סרטים, אבל זה דעך. ביקורות ספרים פחות עובד.

שנתון – מתקדם לפי הדד ליין של ההגשות. עדיין לא התחיל עיצוב כריכה.

חגיגות ה-20 שנה לאגודה – מתכוננים על ה-18.8 בבצ"א, ויהיה שימוש בקייטרינג שלהם (כשר). עדיין בודקים עניין של סרט – כנראה לא יהיה חדש. האירוע המרכזי השתנה קצת  – יהיו הטרובדורים, ואז מחזה אחד של חצי שעה שעה. הגרפיקאי הוא קסם שיצר לנו לוגו מקסים, והוא עובד על ההזמנות. עוד לא התחלנו לעבוד על המרנצ'נדייז. מפגש חגיגות ה-20 בנושא הפקת מקור עוד יומיים – תחום הפקת מקור.

נושאים לדיון:

שנתונים – עלה נושא אי האחידות בקבלת שנתונים כאשר נרשמים בפעם הראשונה לאגודה בכנסים -. האם מקבלים שנתון אחד או שנתון אחד וגם את השנתון הבא שיוצא. הוחלט לגבש נוהל בנושא: חבר אגודה חדש מקבל שנתון קודם (כלשהו – דיפולטית האחרון שיצא) ושנתון שיצא בשנת חברות.

שיתוף פעולה עם הספרייה הפנטסטית – בשעה 20:15  נדב מילר אלמוג, מנהל הספרייה הפנטסטית הגיע לדבר עם הוועד על שיתוף פעולה במסגרת פרס אותו הוא מחלק.

נדב:  מדובר בפרס של הספרייה הפנטסטית. בניגוד לפרס ספרותי בלבד, הפרס מתייחס לכמה דברים שונים בז'אנר הפנטסיה. מחולק לספר הפנטסיה, לסרט הפנטזיה, לתרומה הכי גדולה בז'אנר ולחתול הכי מגניב ביצירות ז'אנריות בשנה החולפת. מציע לאגודה לחבור בתור נותנת חסות. זה יכול להיות עוד משהו שהאגודה תורמת לקיום שלו. אפשר רמות אחרות של שותפות בין הספרייה לאגודה  – זה פשוט לא יגיע לרמה שותפות שבו הפרס הוא של האגודה. אופן הענקת הפרס של הספרייה: גויס קבוצה של שופטים לכל תחום בו מוענק הפרס. אין הגשת מועמדות לפרס, אלא השופטים בוחרים לפי החלטתם. כרגע אין ממש תקנון או פיקוח לפרס של הספרייה.

שאלה: מה קורה אם נבחר פרס של משהו שלא מתאים לאגודה וכו'? טוען שאין בעיה כי זה פרס של ספריית הפנטסטית. טוען גם שהסיכוי שהפרס יינתן למישהו/משהו בעייתי מוסרית/תדמיתית הוא קטן.

שאלה פנימית של הועד: למה לא נותנים חסות גם לארגון אחר? האם נעבוד רק עם הספרייה הפנטסטית? אנחנו צריכים קריטריון מסוים לשיתוף פעולה.

המשך נדב: מאיפה הרעיון בא בהתחלה? הקמתי ב-2008 את הספריה הפנטסטית בתקופה שהאגודה השקיעה את עיקר מרצה בנושאים בוערים. אני רציתי להתרחב וליצור עוד מקום שיכול להיות שופר של האגודה – ולהגשים את החזון שלי של מה אתר האגודה יכול להיות. אני עוזר בקידום האגודה בפרסום, בכתבות ובבאנרים. חושב שדורות צעירים לא תופסים את האגודה כדבר מגניב, ולא מכירים את האגודה ומה ההבדל בין עולמות לאייקון. לכן כיוון שאני לא יכול להביא את ההר למוחמד – אני אביא את מוחמד להר. אני מנסה לקדם את האגודה. אבל כן צריך רמה מסוימת של הפרדה  – כי זה בכל זאת אתרים שונים ודברים שונים. אם אתם רואים דרך אחרת שהספרייה יכולה לעזור לאגודה, שאינה מערבת השתתפות בפרס, אשמח.

הדס: עניין ועדה וארגון הוא טוב. הבעיה היחידה הוא בתרומה משמעותית לז'אנר.

נדב: מוכן לקבל פיקוח מסוים. מציע את שיתוף הפעולה מתוך רצון, לא מצורך.

הוועד: בחודש הקרוב נחליט איזה תנאים הפרס צריך לקיים בשביל שנוכל לתת לו חסות.

נדב: כבר עשו אתי שת"פים. באופן כללי, האגודה מחפשת עזרה בשיווק, אבל שוכחת להיעזר בספרייה. כל העזרה היא מיוזמתי. אין שיתוף פעולה מוסדר ומתמשך.

ליאת: זה בעיה אצלנו בעניין של קידום. זו באמת בעיה קשה. מציעה שהספריה הפנטסטית תקח על עצמה את קהילת הכותבים. הסיבה היא שחסר מקום שבו כל הכותבים יוכלו לכתוב, לדעת מה קורה עם הגשות וכו'.

נדב: מגלה עניין בנושא. בעיקר יכול לעזור עם פרס גפן והצבעה לשלב ב'.

סיכום כנס דורות -. יבגני רזניקוב הגיע ב-21:20 לסכם את הכנס, ובינתיים גיא מספר עד כמה הוא נהנה. יבגני: היו מעל 70 שעות של תוכן. היו בו 350 איש בתשלום כולל מרצים \ מתנדבים וסגל, ועוד 50-100 איש במתחם הדוכנים. היה יריד דוכנים נאה מאוד (סביבות ה-15 דוכנים), זירה פופולרית, סדנאות משחקים, משחקים, הוביטון, סרטים וסגל מוצלח. היה מפתיע כמה הוא רץ באופן חלק בהינתן סגל מאוד חדש, והכנס היה רווחי.

כרטיסים יומיים – עשינו הערכה של כמה ינצלו את הכרטיסים, ונבחר רף יחסית גבוהה של ניצול. המסקנה הייתה שאפשר היה להקטין את הערכת הניצול ולמכור יותר כרטיסים – כדי שבאולמות תהיה תפוסה גבוהה יותר. איך מוודאים פיזור? אומרים שהכרטיסים הוא על בסיס מקום פנוי, לשבץ באופן חכם את התוכן. יכלו למכור יותר כרטיסי ערב – כדי להחליף קהל של משפחות ביום. האם המתחם היה מוצלח? גיא אהב את המתחם, אך יש דעות מעורבות. היתרונות: חינם (ההשכרה – לא המנקים וכו'). חסרונות: בעיית נגישות במתחם (שהיה אפשר לטפל בו יותר טוב – שילוט ויותר זמינות). המתחם לא בנוי בצורה חכמה עם הרבה קומות, המעלית לא מאוד זמינה והייתה בעיה טכנית. יבחנו לשנה הבאה מתחמים אחרים: בית יד לבנים (אבו חושי) ואופציות אחרות.

תוכן לילדים היה טוב – וזה נתן מענה לצורך בתוכן ילדים. למה אין מספיק בכנסים אחרים? העדר אנשי סגל מוכווני מטרת תוכן ילדים.

הכנה לכנס דורות הבא – אחרי אייקון.      

הוועד הודה ליבגני על ניהול הכנס.

סיכום ראשוני עולמות – היה מקסים. מזמנים את הדס לישיבה הבאה בשביל סיכום תקציבי והתנהלות הכנס.   

ילדים בכנסים – נושא זה עלה בעקבות דיון פייסבוק על ילדים שהפריעו במהלך הפקת המקור. בעיקרון סדרנים יכולים לגשת למפריעים ולבקש מהם לעזור, אך לרוב הסדרנים אין את הכישורים והיכולות להתמודדות מהסוג הזה. הדס שואלת מה עם האנשים שמדברים באירועים ואינם ילדים. האם גם אותם צריך לסלק מהאירוע? הרי הכנסים נועדו לכולם. כמו כן נשאלת השאלה איפה כאן האחריות של הכנס? אם זה היה אולם קולנוע האם האחריות מוטלת על הנהלת האולם? ליאת אומרת שהתחושה היא שהדיון יצא מפרופורציה ושהתופעה לא חמורה עד כדי כך. מצופה מכל הורה שידע לשמור על עצמו ועל הילד שלו. האם יש צורך ביותר תוכן ילדים? ייתכן, אך יש גם צורך באנשים שיגייסו אותו, וזה לא קל. בנוסף, תכנים לילדים שאינם סדנאות לא תמיד מתמלאים. כמו כן, נראה שהוביטון לא תמיד בשימוש, ולפעמים יש צורך להתעקש מול הנהלת הכנס כן להקציב לו את המשאבים.

מחסן – יש בעיית מקום לאור מילוי כל נפח אחסנה פנוי ששכרנו עקב רכישות כנסי פסח. אם קונים עוד ציוד צריך עוד מקום. צריך להבהיר שאין מקום בלתי מוגבל. לזרוק דברים שלא משתמשים בהם.

*יבגני קנטור נאלץ ללכת בשלב זה

הגדלת כמות חברים באגודה (דרך כנסים?) – גיא: להשקיע בסרטון תדמית. יתרום להבנה של מה אפשר לקבל מהאגודה. הבעיה שצריך לדעת את מי הקהל שאליו פונים. מי יעשה אותו? אין בעיה לשים על זה כסף. הבעיה היא שמישהו מתוך הקהילה צריך לכתוב את התסריט. גיא יברר מחירים.

חננאל ידבר עם תומר על רעיונות להגדלת חברים באגודה דרך כנסים. הוועד מעוניין להגדיר זאת כמטרה של הכנסים. נשמח לשמוע עוד רעיונות מהקהל הרחב.

למה עד כה בכנסים אין גיוס חברים: אין הזדהות עם האגודה? אולי אין היכרות? אולי צריך לוגו אגודה גדול תלוי מאחורי הקופות, ולא רק רולאפ שנופל.    

פיקניק פוסט כנס – יישור קו נהלים – כל אירוע המרוויח 10% או יותר מהתקציב שלו. וניתן להוציא על הפקניק עד 35 שקל לאיש סגל, בלבד שלא יעלה על הרווח של הכנס. מאושר פה אחד.

נהלי הדרן כנס – בוטל הסעיף מחוסר זמן.

הדרן כנס עולמות –  במידה וימצא מנהל לפרוייקט – נשמח. עלתה שאלת השם – האם במידה והכנס איננו חינם לחברי עמותה, האם הוא עדיין הדרן? האם התכנים צריכים להיות אותם תכנים בשביל הדרן? במידה ולא יתבצע במתכונת הרגילה של הדרן, הנושא יבחן פעם נוספת.

שיתופי פעולה והטבות לחברי האגודה – עלתה השאלה האם התנהלותו הכספית של עסק הנמצא בשיתוף פעולה עם האגודה צריכה להשפיע על שיתוף הפעולה. הוסכם כי ההתנהלות מול ספקים היא לא מעניינה של האגודה, אלא רק ההתנהלות מול הלקוחות.  

בנושא זה עלה עניין גם גיק פקניק – עשו צרות בלספק תמורה למי שזכה בהגרלת הכרטיס באתר האגודה. חברי הוועד מאוד מאוכזבים מהתנהלות זו.

תרגום לאנגלית של האתר – יש תוכן ומוכנות לתרגום –  צריך עורך אנגלית. גיא ידבר על הנושא עם אהוד.