ישיבת ועד האגודה 27.3.16

נוכחים: ליאת שחר-קשתן (יו"ר), עינת סיטרון, הדס משגב, יבגני קנטור, גיא בוסקו וחננאל לבנה .

יבגני קנטור וגיא בוסקו הצטרפו בחצי שעה איחור.

עדכונים קבועים:

אייקון – הייתה פגישה עם העירייה לגבי סכום התמיכה, והאם צריך רישוי עסקים בשביל שימוש ברחבת הסינמטק. מחכים לקבלת מידע נוסף בנושא מהעירייה.

עולמות –  הוגשו כ-40 סיפורים לתחרות סיפורים. יש רצון לשמר את רמת ההשקעה בתחום האבטחה, לרבות מהנדסי בטיחות ונהלי הבטיחות הקיימים.

בדיון – טרם נמצא מקום. בעקבות שיחה עם מנהל הכנס הקודם, הוחלט להפיץ קול קורא טרם מציאת מיקום. מוזיאון פתח תקווה יצר קשר עם האגודה, ועדכן כי מתוכננת תערוכה בנושא מד"ב בחודשים אפריל-אוגוסט, והם ישמחו לקיים את בדיון אצלם כחלק מהתערוכה כחלק משיתוף פעולה בנושא התערוכה ובעלות סמלית. עלתה השאלה האם לעבור לשם? מצד אחד זה נפלא שגורם מקצועי מציע לנו מקום לכנס ויש במקום תערוכה רלוונטית בנוסף, מקום בתל אביב (בצוותא) יעלה יותר כסף. מצד שני, כנראה שיותר אנשים יגיעו בתל אביב. ההצעה תועבר למנהל הכנס.

בכל מקרה יקודם שת"פ עם המוזיאון.

דורות – הכנס היה מוצלח ורווחי. ועד האגודה מודה לכל המעורבים בארגון הכנס. מנהלי הכנס יוזמנו לישיבה הבאה לסיכום הכנס.

אמא"י –

1. הארקון -הכנס היה מאוד מוצלח מבחינת תפקוד סגל ורווחי. אורח הכבוד זכה להצלחה – מבחינת החוויה שלו ומבחינת היענות קהל המבקרים אליו. [הוועד התרשם מכך שהוא נראה ממש טוב לגיל 62] התקיימה פעילות המשך איתו בשגרירות יפן, למחרת הכנס. מערכת הזמנות הכרטיסים החדשה עבדה בצורה טובה.
2. ועד מקים – בעקבות הפניה הפומבית לאיתור מועמדים, בעמוד הפייסבוק הארגוני, פנו סה"כ 11 איש (כולל פעילים). בשבוע הקרוב יתקיימו שיחות תיאום ציפיות, לטובת סינון מועמדים לקראת מפגש חפיפה ותתחיל עבודה בהמשך החודש.
3. אישרו תוכנית עבודה ותקציב שנתי, כחלק מההכנה לעצמאות, אשר תועבר להתרשמות ולהתייחסות ועד האגודה.

פרס גפן – התחילה ההצבעה של שלב א' המיועד לחברי אגודה בלבד. התחיל מבצע כדי לעודד את ההצבעה בקרב חברי האגודה ולעודד הרשמה לאגודה. בנוסף התחילה תחרות ממים כדי ליצור יותר פרסום. ארגון הפעילויות בנושא פרס גפן במהלך שבוע הספר יחל בקרוב. ועדת פרס גפן תשלח מייל להוצאות על פתיחת מדור ספרים חדשים באתר האגודה.

מענק – ישנו קושי בגיוס שופטים בגלל רצון להגיש פרויקטים למענק ועיסוקים אחרים. הוועד הצביע להסמיך את עינת סיטרון לשנות את תקנון המענק לשלושה שופטים במקום חמישה, במידה ולא ימצאו מספיק שופטים. שינוי זה, במידה ויבוצע, יהיה תקף לשנה אחת בלבד. אושר פה אחד [מלבד גיא בוסקו שנמנע עקב חשש לניגוד אינטרסים]. רצוי שלפחות שופט אחד יהיה מחוץ לקהילה.

אתר ופייסבוק – הפייסבוק פעיל מאוד, ובעיקר מפורסמים בו פרסומים מטעם פרס גפן ואירועים נוספים המתרחשים (לדוג' ההנחה בחדר בריחה). בעקבות הקול הקורא לכתוב ביקורות לאתר האינטרנט של האגודה התקבלו מספר פניות לעורך של האתר, אהוד מימון, בעיקר להיות מבקרי קולנוע. גיא בוסקו מונה לאחראי על תזכורות לאנשים שמקבלים כרטיסים או ספרים לשלוח ביקורות לאתר.

שנתון – השנתון הראשון מוכן להפצה דיגיטלית. יצא בלי שני סיפורים של סופרים שלא נתנו את אישורם להפצה דיגיטלית.

מחסן – מתבצע תכנון לתצורת המחסן החדש. לאור שיטת העבודה של חברת האחסון, לא ידוע מתי מתפנה היחידות הקטנות החלופיות הנדרשות להשלמת התצורה החדשה, לכן נשמר קשר קבוע עם המחסן לשריון יחידות אלה כשיתפנו. יבגני קנטור אחראי על קניית ארגזים חדשים, לאריזה מחדש של הציוד. בוצע תיאום ראשוני מול א' לוגיסטיקה של עולמות לטובת העמדת הארגזים לפירוק הכנס – החזרת הציוד כשהוא ארוז מחדש; השלמת התיאום יתבצע בשבועיים הקרובים. מהרגע שהציוד במחסן מסודר בקופסאות יהיה יותר קל להעביר ליחידה חדשה כאשר היא תתפנה.

נושאים לדיון:

מינוי כל הוועד למורשה חתימה לחוזים בלבד וחלוקת חותמות – אשור פה אחד. [לרבות יער.]

הקרנות סרטים – גלקסי קווסט- להקרנה הגיע פחות קהל מהנדרש לכיסוי ההוצאות. ככל הנראה בגלל שהסרט הוקרן מחוץ לתל אביב ובאמצע השבוע. בעקבות ההקרנה חוזק הקשר בין סינמטק הרצליה והאגודה. האירוע של המבוך עם בן הילפר היה מוצלח (אך לא כלל מימון האגודה). אין תכנון לבצע הקרנה נוספת בזמן הקרוב.

עידוד פעילות פריפריה – אחרי שנתיים מתחילת פרויקט מפגשי הפעילים נראה שיש ירידה במעורבות הוועד בפעילויות בפריפריה. שני מפגשי חיפה האחרונים ומפגש ירושלים האחרון לא התקיימו כלל עקב היענות נמוכה של פעילים. לאור הפעילות האינטנסיבית של כנס מאורות בדצמבר וכנס דורות במרץ האחרון, נראה שהבעיה איננה מחסור ברצון בשטח – אבל למרות זאת נראה כי כמות הפעילים המזוהים עם האגודה מחוץ לתל אביב הולכת ומצטמצמת בהתמדה.

מפגשי פעילים מחוץ לתל אביב: הדס מציעה יותר מפגשי פעילים מחוץ לתל-אביב. הבעיה במפגש בירושלים שלא מספיק אנשים התעניינו, והיה קושי לתאם תאריך בין מי שכן. בסבב הבא של מפגשי פעילים יתקיימו מפגשים בירושלים ובחיפה. יעשה ניסיון ליצור קשר ממוקד עם אנשים מהסביבה ולהזמין אותם. גיא יתכנן מקום וזמן, וימצא חבר ועד שינהל את המפגש עצמו.

רעיונות נוספים לעידוד פעילות בפריפריה: הבעיה היא שהוועד יכול להציע תמיכה, גב כלכלי וייעוץ – אבל לא לארגן פעילויות בעצמו.

1. סדנת ניהול כנס לאנשים שמתעניינים בנושא.
2. אולי לפרסם בפייסבוק קול קורא להקים אירועים?
3. תאים: במתכונת הישנה לא יהיה ניתן לתמוך בפעילות התאים. מצד שני, נראה שהרחפת מקיימת פעילות רציפה, אבל לא בוחרת לפנות לעזרת האגודה לתמיכה כלכלית.
4. עלתה תהיה מי היו האנשים שניהלו תאים בעבר? אלו היו אנשים מאוד פעילים מטבעם. זה האנשים שאין לנו עכשיו ובמידה וימצאו נשמח לעזור להם. הוצע להוציא יותר קול קורא, פנייה טלפונית וצורות אקטיביות של פניה, אולי בעזרת סגל כח אדם בכנסים הגדולים. אחראי לנושא הזה ימונה בישיבת הוועד הבאה.

דיון במבצעים מיוחדים על חברות לאגודה לכבוד שנת העשרים – הכוונה היא ליצור הנחות על הצטרפות לחברות לאגודה. הוועד לא בטוח האם הנושא בסמכותו. תעשה בדיקה מול תקנון האגודה, הנחיות רשם העמותות, ועדת ביקורת ואנשי עבר. בהתאם למסקנות יבחן אופן המשך הטיפול בנושא.

דיון במעמד צוות מניעת הטרדות מיניות – הוקראו עיקרי המסמך שחובר על ידי צוות מניעת הטרדה מינית. מסמך זה יתפרסם בקרוב. הוועד יקבל בראשי פרקים דו"ח על פעילות הצוות לאחר אירוע אגודה לאור האחריות הפלילית שלו על פעילויות האגודה, ודו"ח מפורט (ללא שמות ופרטים מזדהים) יועבר לוועדת ביקורת. צוות מניעת הטרדה מינית יתפקד מחוץ לכפיפות של ניהול הכנס. כלומר, אדם החבר בסגל כנס וגם בצוות מניעת הטרדות מיניות לא פועל בנושא מניעת הטרדת מיניות כחבר סגל. הרחקת אדם בגלל אירוע הטרדה הוא בסמכות בלעדית של ראש צוות מניעת הטרדה מינית. כל אירוע שכולל צד מטריד הוא בטיפול של יו"ר צוות מניעת הטרדות מיניות בלבד. דיווח על פעילות צריכה לעבור להנהלת הכנס – הדחה באופן מידיי להנהלת הכנס, דברים אחרים אפשר כסיכום יום. אושר פה אחד [בלי ליאת, כי היא יו"ר הצוות]

בדיון שהתפתח בעקבות נושא זה הוחלט שכל נושא שקשור לכנס או פרויקט – צריך לעבור למנהלי הכנס והפרויקטים מראש לצורך יישום.

נוהל הוצאת כספים מחוץ לתקציב – אושר פה אחד.

חנות האגודה – חנות האגודה מאפשרת לנו למכור שנתונים, כרטיסים לכנסים קטנים, חולצות לכנסים גדולים ומרנצ'נדייז כאשר נחליט למכור אותו. השימוש במערכת בשביל הרשמה לאגודה הוא מסורבל, ואנו צריכים מפתח שיתפור פתרון ייעודי. במקביל, דמיאן עובד על שדרוג מערכת החנות  בגלל ההבנה שהיא תשתית חשובה לאגודה. לא בוצע שימוש במערכת בכנס דורות עקב הגישה הישירה שצריך למסוף האשראי של האגודה על מנת לתפעל את המערכת. על מנת להקל על השימוש במערכת בעתיד חבר הוועד האחראי על האירוע יקבל אחריות על השימוש בחנות ועל ההחזרים. בהקשר זה, יבחן מה המערכת של אמא"י והאם היא תתאים לאגודה.

*בשלב זה הדס משגב עזבה כדי להספיק להגיע הביתה בתחב"צ. תרומת רכב תתקבל בברכה*

הרשמה לאגודה ופרס גפן – עלה צורך לטפל בהרשמה לאגודה ובשלב א' של פרס גפן באופן מהיר, לאור כך שכנס עולמות מסתיים זמן קצר לפני סיום שלב א' של פרס גפן. הוצע לשכור טאבלטים (על חשבון האגודה) לדוכן אגודה בשביל הרשמה קלה לאגודה והצבעה לפרס גפן. כמובן שיהיה גיבוי נייר.

מדיניות קניית דומיינים – נעשה מעבר על כל הדומיינים שהאגודה חוכרת, ומה השימוש של כל דומיין. הוחלט לא לחכור יותר דומיינים, ובדיאלוג מול א. צוות מחשוב (דמיאן) הוחלט לבדוק אילו דומיינים אינם נצרכים, ולהפסיק לשלם עבורם.

דיון בתמיכה בפרסים ספרותיים שמוענקים ע"י גופים חיצוניים – קיימת בעייתיות עם תמיכה של האגודה בפרסים בהם אין מעורבות של האגודה בבחירת הזוכה בפרס.

חגיגות ה-20 – היו עוד מספר ישיבות מצומצמות בנושא. הוחלט על כנס חד יומי שיכלול כשני אירועים ואז טקס מרכזי. חושבים להעלות בטקס את מחזות פרס גפן. הסיבה לכך כי התוכן כבר קיים והוא תוכן שמתאים לאירוע שמיועד גם לקהילה וגם למוזמנים חיצוניים. בנוסף, יש רצון להימנע מנאומים ארוכים והרצאות באירוע המרכזי לכן ככה"נ נוותר על סרטונים של ברכות מחו"ל. במקביל לעבודה על האירוע עצמו, התחילה סדרת מפגשים לקהל הרחב בנושא חגיגות ה-20.

נוהל הוצאת כספים מחוץ לתקציב

כללי

פעם בשנה קלנדרית הועד יאשר תקציב לאותה שנה. התקציב יהווה המסגרת לכל הפעילות הכספית של האגודה, ומטרתו ניהול תקציבי תקין. העדר ניהול תקציבי תקין יוביל לחוסר איזון בין הוצאות והכנסות ופגיעה במנהל התקין. נוהל זה בא לפרט את אופן הוצאה כספית שלא הוגדר בתקציב שאושר על ידי ועד האגודה.

כלל הסכומים במסמך זה היינם נומינלים.

הוצאת סכומים קטנים

הוצאת סכום נוסף המהווה עד 5% מסך כלל ההוצאה הכספית של האגודה שאושר בתקציב של אותה שנה או 10,000 שקל [הנמוך מבינם] ידרוש את האישור הבא: אישור יו"ר האגודה ואישור גזבר יחדיו.

ועד האגודה יעודכן ככל הניתן סמוך למועד האישור.

לאחר שימוש בסעיף זה פעמיים, כל הוצאה נוספת מחוץ לתקציב תדרוש אישור ועד האגודה.

הוצאת סכומים גדולים

הוצאת סכום העולה על הסך האמור בסעיף שלעיל (הוצאת סכומים קטנים) יתבצע אך ורק באישור של ועד האגודה.