ישיבת ועד 21.02.2016

נוכחים : ליאת שחר-קשתן (יו"ר), עינת סיטרון, יבגני קנטור, גיא בוסקו.

נעדרים: הדס משגב וחננאל לבנה.

אורחת: רותם ברוכין, חברת אגודה.

החלטה מחוץ לישיבה (פה אחד, בהתאם לנהלי קבלת החלטות מחוץ לישיבה):  הוועד קיבל את בקשתו של מנהל פסטיבל אייקון לאישור עקרוני להבאת שני אורחי כבוד לפסטיבל, כאשר אחד מהם סופר ואחד מתחום המדיה. המטרה היא להרחיב את עיסוק הפסטיבל בתחום המדיה ולתת מענה גם לקהל המתעניין בתחום זה. הנושא נידון מחוץ לישיבת הוועד על מנת לאפשר לפסטיבל להתחיל פניות לאורחים מתחום המדיה בהקדם האפשרי.

עדכון אייקון:

• פרוייקט ההצטיידות בציוד הטכני מתקרב לסיומו. הסתיים המכרז לתוכן לא עיוני בעמותה למשחקי תפקידים בישראל, חגי גומפרט נבחר לשנה נוספת.  נושא רישוי העסקים לשימוש ברחבת הסינמטק ייבדק מול העירייה.
• כמו כן תיקבע בקרוב פגישה עם העירייה לתיאום תחילת העבודה המשותפת על הפסטיבל הקרוב. בקרוב יצא קול קורא להפקות בימתיות. בינתיים התקיימו פגישות עם שתי הפקות מקור המעוניינות לעלות בפסטיבל הקרוב. בהמשך החודש תהיה פניה להצעת מחיר מהסינמטק על בסיס 2015. אחרי עולמות יבוצע אותו הדבר מול האשכול.
• מבחינת יריד הדוכנים- עוברים למודל של תשלום מראש על דוכן בעזרת כרטיס אשראי.

עדכון עולמות (עדכון חלקי, נמסר ע"י עינת סיטרון כיוון שהדס משגב האחראית על הנושא לא הייתה בישיבה):

• שיבוץ התוכנייה הסתיים.
• גיוס הדוכנים הסתיים.

מאורות – א.מ.ל לתקופה הקרובה.

בדיון (עינת) –

• נמשך נסיון הקשר עם בית אריאלה
• בוצעה בדיקה למקומות אפשריים נוספים, אבל אין אפשרויות רלוונטיות כרגע.
• בוסקו הציע לבדוק מול גוגל קמפוס בתל-אביב – יש סיכוי שניתן לקבל את המקום בחינם אם לא גובים כסף על כניסה.

אמא"י (יבגני) –

• בקרוב יצא קול קורא להקמת ועד מייסד לארגון החדש.
• כמו כן ייתקיים מפגש פעילים שמטרתו לדון בתקנון ומטרות הארגון החדש

חברת האגודה רותם ברוכין הגיעה להתארח בחצי השעה הראשונה ולדבר על נושא אורחי המדיה:

• גיא בוסקו נתן הקדמה לנושא:

1. אורח כבוד מתחום המדיה לאייקון – לאחר רצף שנים ארוך מאוד של סופרים,הקהל צמא לאנשים, גם לא בהכרח שחקנים, העוסקים בתחום המדיה. רצתי לוועד כדי לקדם את נושא אורחי הכבוד מתחום המדיה, ואז אמרו לי שהמקום לקדם את זה הוא בוועדת אורחי הכבוד של אייקון, הלכתי לשבת בוועדה והנושא חזר לוועדים. בוועדה התעורר דיון על למי פונים ובאיזה סדר, כי במידה ופונים אחד אחד, הסופרים תמיד יענו לפני ויאשרו וכך יווצר מצב שלא יגיעו אורחי מדיה בכלל אלא שוב רק סופרים. לאור הדיון שנוצר הצעתי אפשרות של לפנות במקביל לסופרים ואורחי מדיה, ובמקרה שיאשרו משני הכיוונים, להביא שני אורחי כבוד.
2. חשוב להדגיש שמדובר לא בשני אורחים באופן קבוע, אלא במקסימום של שני אורחים, כאשר יהיה אורח נוסף רק במידה ואכן יאשרו הגעה גם סופר וגם אחד מאורחי המדיה. ועדת אורחי הכבוד של אייקון הסכימה להצעה, אבל הבעיה היתה שהתקציב של אייקון מתואם לאורח אחד. לפיכך נדרשה תוספת תקציבית לפסטיבל – ועד האגודה אישר את התוספת פה אחד (ראו החלטה מחוץ לישיבת הוועד), אך ועד העמותה למשחקי תפקידים בישראל לא אישר אותה ולכן ההצעה נפלה.
3. הנושא על הפרק אם כך: האפשרות להישאר עם שני אורחי כבוד, עם תוספת כסף לאורח מדיה ממקור אחר (מימון המון למשל), או מהאגודה בלבד. אפשרות אחרת היא לחזור לסדר של שנה כזו ושנה כזו כלומר שבשנה אחת פונים רק לאורחי מדיה ושנה אחרת רק לסופרים (אם כן, מי מחליט שזו ההתנהלות, הוועד או אייקון?).

• רותם:

1. מאוד חשוב לי שיגיעו אורחי כבוד מתחום המדיה.
2. רציתי לתת עוד קול בעד נושא המדיה, מצד הקהל, למרות ההעדפה האישית שלי לנושא הספרותי.
3. ההחלטה לאורח המדיה, ברמה העקרונית, צריכה להתקבל קודם בוועד (מניסיון העבר שלי בוועד.)
4. לדעתי חלק מהנושא של אורחי המדיה נוגע לנושא של גיוס ואיבוד פעילים – צריך לפנות לקהל הצעיר יותר, שפונה יותר לתחום המדיה אפילו אם עדיין קורא.
5. היום המציאות שונה – לא מדובר רק בשחקנים גדולים, אלא גם בהרבה כוכבים ברמת הרשת כמו פלישיה דיי וכו', שמתממשקים לתחום. זה עוד פתח לאפשרויות.
6. זה משהו שצריך להיות בסדר העדיפויות של הארגון, כדי למשוך לסגמנטים נוספים בקהילה, לקהל צעיר יותר.
7. לא חושבת שיקום קול צעקה על אי הבאת סופר שנה אחת.
8. האגודה היא לא אגודת סופרים בלבד.

• ליאת:

1. יש לציין כי במטרות האגודה מצוין במפורש הבאת סופרים.
2. מימון המון הוא לא אפשרות מבחינת אייקון – תמורות של הבאת אורח צריכות להיות מתוך מגולמות במסגר אירועי הפסטיבל.
3. האגודה לא תממן בעצמה חלק מאייקון, זהו כנס שנעשה בשותפות ואף עמותה לא תנכס לעצמה חלק ממנו.

• בוסקו:

1. מטרות האגודה נכתבו לפני 20 שנה, לפני שהיה אינטרנט בבתים ולפני שרוב הפנדומים היו קיימים. מבקש לעדכן אותן בהקדם.
2. ההשפעה השיווקית של הבאת אורחים שהם מחוץ ל"אזור הרגיל" היא משמעותית.
3. הרצון •#1492;וא להביא מישהו שסוייג כעדיפות ראשונה ברשימת אורחי המדיה שנבנתה, לא כל אורח מדיה נידח שיסכים.
4. מבקש שירשם בפרוטוקול שהוא מתוסכל מהקצב בו דברים זזים בנושא הזה, מהפוליטיקה הסבוכה בין העמותות שחוסמת את טובת הקהילה, ומההחלטה באחת הישיבות הקודמות שמונעת ממנו לקטר על הדברים האלה בפייסבוק.

• לסיכום:

1. בכל זמן שההחלטה היא הבאת  אורח אחד – ההחלטה על איזה סוג של אורח זה יהיה תישאר בידי הנהלת אייקון, תחת ההנחיה כי לא יווצר מצב שיגיעו שנתיים ברצף אורחי כבוד מתחום המדיה, וכמובן שלא יובאו אורחים הדורשים תשלום על הגעתם.
2. עינת וגיא אומרים כי הנחיה זו תגביל מאוד את פעילות הוועדה בנסיונם לתאם אורחים כמה שנים קדימה, כיוון שבמידה ואורח לא יכול בשנה שאליה הוא הוזמן השאיפה היא להמשיך ולנסות לקבוע איתו לשנים הבאות, ויש לאפשר לוועדה מעט גמישות. הוסכם כי תינתן לוועדה גמישות של הזמנת אורח מדיה שנתיים ברצף במידת הצורך, אבל לא בשנה השלישית.

• החלטה: כל הנוכחים הצביעו בעד הוצאת הנחיה לוועדת אורח כבוד שתעדוף המוזמנים לשיקול הוועדה, אך לא יהיו יותר משנתיים רצוף עם אורח מדיה.

פרס גפן–

• ועדת פרס גפן מתפקדת היטב. פורסמה רשימת מועמדים לבחינת הציבור. הוועדה יוזמת הגרלת ספרים לקידום ההצבעה לשלב א, ההצבעה ותקנון ההצבעה יפורסמו בקרוב.החל פרסום מועמדים על פי הוצאות בדף האגודה.

מערכת הרשמה ותשלום חדשה לחברות אגודה – הנושא עדיין בעדיפות נמוכה אל מול שאר נושאי המחשוב. מתבצע חיפוש אחר מתנדב לשדרוג ההרשמה לאגודה באינטרנט 

מענק  – נמשך גיוס ועדת המענק.

מחשוב – א.מ.ל.

הקרנות סרטים –

• Galaxy quest – כרגע יש חשש מעמידה בעלויות, לאור פעילות נמוכה באירוע הפייסבוק, בהשוואה ל-Labyrinth.
• Labyrinth – מוקרן בשיתוף פעולה עם בן הילפר מתומר פוסטרים. האגודה לא משקיעה או מרוויחה כסף מהאירוע. מטרת שיתוף הפעולה הוא חשיפה הדדית וכמובן הקרנת הסרט.

שנתון –

• עדיין עובדים על איסוף חתימות הסופרים על ההפצה הדיגיטלית של השנתונים. יצא קול קורא לשנתון הבא.
• עדכון הפצה: השנתון האחרון מכר בחנויות דרך המפיץ העצמאי כ 50 עותקים עד כה.

דורות  –

• עלה  אתר הכנס. התכניה תעלה בקרוב.
• יש לוודא שבאתר יופיע קישור לתקנון התנהגות של האגודה. 

עידוד פעילות בפריפריה – הנושא נדחה לישיבה הבאה עקב חסרונה של הדס משגב.

הוצאת כספים מחוץ לתקציב – הנושא נדחה לישיבה הבאה עקב חסרונה של הדס משגב

בחינת הדרן כנס והחלטה עתידית אודות מינוי אחראי על האירועים –

• ליאת: ההדרן צריך להיות של הארגונים המארגנים, לא של האגודה לבדה ולא של הכנס, כדי לא להוסיף עוד מעמסה על צוות הכנס. האירוע צריך להתקיים בתיאום בין הארגונים המארגנים ולהיות חינם לחברי כל אחד מהארגונים שבוחר להשתתף בארגון ובהוצאות הדרן הכנס. התיאום צריך להיעשות מראש ולא ברגע האחרון.
• צריך למנות מנהל לפחות חודש וחצי לפני הכנס, ולהתחיל כבר אז לחשוב על מבנה ומקום. עד עכשיו מנהלי הדרן הכנס לא דיברו עם אנשי התוכן של הכנס, כדי להבין מה פופולרי ונמכר ומבוקש; אם כן, זה צריך להיות חלק מהגדרת התפקיד – שההחלטה תהיה ביחד עם חבר הועד המלווה או אנשי התוכן ולא לבד.
• הוועד ישקול מועמדים לניהול האירוע.

מכירת מרצ'נדייז מחוץ לכנס  –

• בהמשך לדיון קצר בו הובנו המגבלות של המערכת והשיטה, סוכם שמכירה בחנות האגודה תהיה רק של השנתונים. לא נמצאו יתרונות במעמסה הלוגיסטית של מכירת סוגי מוצרים אחרים.
• ייבדק מול מארק, המזכיר של האגודה, אם הוא מוכן לרכז את הנושא. במידה ויהיו הזמנות רבות ומארק יתקשה להתמודד, הנושא יועבר לאחראי יעודי או שיגוייס עוזר\ת לנושא.

מדיניות קניית דומיינים – נדחה לישיבה הבאה עקב חסרונו של חננאל לבנה.

נוהל למקרה של אובדן משאבי האגודה על ידי יצור על טבעי –

• סוכם כי נדרש קודם לאפיין סוגי היצורים, טרם כתיבת נהלים סדורים.