ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה התקיימה ב-05/05/2023 באור עקיבא

נוכחים: ליאת שחר קשתן (יו"ר), דרור רייף נשר, נימרוד סקאל, ליל שינדלר, בר פישביין, עינת סיטרון, וחננאל לבנה.

עדכונים קבועים:

אייקון – רוב הסגל הבכיר גויס. ועד העמותה ביקש להכניס תפקיד חדש לניהול תחום משחקי התפקידים. לאחר בדיקה מול אחראי האבטחה בעולמות נראה שסדרנים מבחינת רישוי יכולים להיות מתנדבים שלנו מעל גיל 18 ללא עבר פלילי, מה שיכול לחסוך חלק מעלויות האבטחה. מעבר לזה ככל הנראה לא נוכל לשנות את תנאי הרישוי. 

עולמות – הכנס הצליח מעבר למצופה. אנחנו מודים למנהלי הכנס שעשו עבודה לא פשוטה בשנה הראשונה שלהם וכן לסגל ומתנדבי הכנס ולכל מי שהתגייס, תרם, עזר. הפקת הלקחים בעיצומה לקראת אייקון. מנהלי הכנס יוזמנו לישיבת הוועד הבאה. 

מאורות – אמ"ל

דורות –  אמ"ל

בדיון – אמ"ל 

פרס גפן – ההצבעה לשלב א מסתיימת בימים הקרובים. 

פרס עינת – אמ"ל

נוכחות במרשתת – יש מיילים ופניות לעזור בניהול רשתות חברתיות. צריך לעדכן את הדף הדרושים באתר. 

שיתופי פעולה –  דיזינגוף סנטר מתכננים אירוע קיץ גם השנה. נקבעה שיחה עם הספרייה לעיוורים עוד שבועיים לבחון אפשרויות לשיתוף פעולה. 

גזברות – לאור הצלחת עולמות אפשר להמשיך בתקציב המתוכנן. 

46א – מחכה לרו"ח. 

שנתון – גיוס סיפורים עובד טוב. עובדים על עיצוב כריכה. צריך להמשיך להמיר שנתוני עבר לדיגיטלי. 

וורלדקון – אמ"ל

מחשוב – דמיאן פרש מעבודתו על אתר התכניה, הוועד מודה לדמיאן על השקעתו רבת השנים בשדרוג ושיפור האתר. 

אתר האגודה בבעיות בגלל שהוא מיושן ואנו מודים לדמיאן על המשך העבודה בתחזוקה של האתר וטיפול בבעיות האחרונות. נבדוק אופציה לשדרוג האתר, וכן נחשוב על אפיון מחדש שלו. 

נושאים לדיון

רואה חשבון – נבדקו אפשרויות שונות להחלפת רואה חשבון, ספציפית לאחד עם יותר ניסיון בנושא ה-46א. נמצאה חברת רואה חשבון המתמחה במלכ"רים. העלות מעט גבוהה יותר, אך הוועד מאמין שזה ישתלם. נקבעה אסיפה כללית לאישור החלפת רואה חשבון ליום 18.05.2022

מבחני תמיכה של משרד התרבות – לא בטוח שאנחנו עומדים בתנאי התמיכות. נבחנת אפשרות לשלם על ייעוץ או ניסיון הגשה חד פעמית כדי לבדוק  אם אפשר לקבל תמיכות בלי שינויים משמעותיים באופן ההתנהלות שלנו.  

תפקיד מנהל שיווק אגודה – רצוי שיהיה צוות שיווק על כנסי על מנת לקדם תחומי שיווק שונים באגודה ובכנסים, בעיקר את אלו שעובדים טוב יותר כאשר יש עבודה רציפה כמו פרס גפן. הנושא ייבחן לאחר פסטיבל אייקון, כאשר באייקון פועל צוות סושיאל צוות גדול יחסית ונוכל להפיק מסקנות מהפעילות שלהם. 

כרטיס אשראי – לניהול האגודה יש הוצאות קבועות שניתן לעשות רק באמצעות כרטיס אשראי. עד היום החיובים בוצעו על ידי פעילים והוחזר להם כסף לאחר מכן. על מנת להקל על הפעילים והניהול הכספי הוועד מעוניין להוציא כרטיס אשראי בנקאי לעמותות לשימוש הוצאות קבועות עם אופציה גם להוצאות אשראי גדולות המבוצעות על ידי הכנסים. לשם כך, יש צורך בהגדרת מסגרת אשראי ויש לעשות פיקדון על הגובה אותה המסגרת בבנק. הוועד מאשר פה אחד מסגרת אשראי של 10,000 ש"ח. 

מפגשי פעילים – הוועד רואה חשיבות בקביעת מפגש פעילים בקרוב, ולכן ערב בכתיבה הקרוב הוחלף במפגש פעילים. המפגש יתקיים ב-31.5

מעבר על תקציב האגודה פוסט עולמות – התקציב מאושר להמשך פעילות. 

שבוע הספר – האגודה לא תשתתף ביריד שבוע הספר הפורמלי משיקולי תקציב, אך ככל הנראה כן תשתתף בירידים אלטרנטיביים בתל אביב, ואולי גם חיפה וירושלים, אם ימצאו א.נשים שיוכלו לסייע בהפעלת הדוכן. 

תיעוד אירועי תוכן – עד היום תיעוד האירועים הסתמך מאוד על יוזמתו של תומר שלו, עם עזיבתו את ניהול אייקון הוא גם הקטין מעורבת בתחום זה. עלתה השאלה האם הוועד רוצה להציב בסיס מסוים לתיעוד האירועים או להשאיר הבחירה של המשך תיעוד האירועים ואיך לידי הכנסים עצמם בנפרד.
הוחלט לתת לאירועים השונים של האגודה לבחור בעצמם מה רצונם לעשות, במידה והתיעוד ימשיך כנראה יהיה צורך ברכישה והשכרה של ציוד.