בינואר 2019 נערכו ארבעה מפגשי פעילים, כחלק מתוכנית העבודה השנתית של גוף הפעילים של האגודה. הסבב הנוכחי התמקד בעיקר בפעילות שוטפת במהלך השנה ברחבי הארץ, ובפרויקטים ספציפיים אותם מבקשת האגודה לקדם.

החלק הראשון בכל מפגש כלל הצגה של הנוכחים ודיון כללי על מטרת ההתכנסות. למפגשים הגיעו חברי אגודה ותיקים וחדשים, פעילי כנסים וחובבי ז'אנר מקומיים ממגוון גילאים ותחומי עניין. בכל מפגש הייתה נוכחות של ועד האגודה.

בחלק השני הצגנו את פעילות האגודה במהלך השנה, ואת התחומים בהם תוכל האגודה להעזר בפעילים וברעיונות חדשים: קידום פרס גפן ו"היה יהיה", עזרה בעריכה וגיוס תוכן עבור האתר, הרחבת פעילות האגודה לקהלים נוספים ותמיכה טכנית בנושאים של גרפיקה, שיווק ומחשוב. ההיענות בחלק זה היתה טובה בכל המפגשים, והצלחנו לגייס פעילים חדשים כמעט עבור כל התחומים. נשמח לכל היענות או מחשבה בתחומי הפעילות של האגודה לאורך השנה כולה:

• גרפיקה לפרס גפן
• גרפיקה לאתר
• תכנות
• תפעול דוכן אגודה בכנסים ובאירועים
• הנגשת אתר האגודה
• תרגום וקידום תוכן של האגודה בשפה הערבית

בעקבות המפגשים הוחלט להתמקד בשני תחומי פעילות עיקריים של האגודה, ולהקים עבורם קבוצה ייעודית לעדכונים ועבודה:

1. הפצת השנתון לספריות: מאז 2009 מפיקה האגודה את "היה יהיה", אסופת סיפורים ספקולטיביים. לאורך השנים זכה השנתון למגוון בתי דפוס ומפיצים. בעוד נושא ההפצה לחנויות נמצא בטיפול המו"ל והוועד, קיים פער בנושא ההפצה לספריות מקומיות ובתי ספר.
   

   קבוצת הפעילים של השנתון מרכזת נתוני קשר של ספריות בארץ, יוצרת עמן קשר ראשוני ודואגת להעברת הספרים.

   קישור לטופס נתוני הקשר:

   https://docs.google.com/spreadsheets/d/1YKwBQHUxW8KnR7dhppL9wEbwWyOD4_a-ODNh9nVpIZ0/edit#gid=0

   אפיק הפצה נוסף הוא השנתון הדיגיטלי, שגם עבורו התנדבו הפעילים.

    

2. גיוס ועריכת תוכן עבור אתר האגודה: במהלך המפגשים דיברנו על גיוס תוכן ייעודי לאתר האגודה, הכולל ציד של אייטמים שיכולים להיות רלוונטיים, איתור הרצאות בכנסים שיכולות להפוך למאמרים, כתיבת ביקורות סרטים וספרים ועזרה בעריכה ובתרגום.

   בימים הקרובים תפתח קבוצה ייעודית לעדכונים על ספרים וכרטיסי קולנוע לפעילים שיהיו מוכנים לכתוב ביקורת לאתר.

    

שאר הרעיונות שעלו נשלחו לוועד לדיון וגם אותם נשתדל ליישם, בעזרתכם.

נשמח לצרף לקבוצות העבודה כל פעיל שהנושא קרוב לליבו ומעוניין לתרום מזמנו או ממחשבותיו.

קבוצת הפצת השנתון: https://chat.whatsapp.com/DbxqEvZHtOO[הסירו חלק זה]Lb1l42xhz7I

בחלק השלישי של המפגשים דיברנו על מצב הפעילות המקומית, בהתאם למיקום המפגש. עלו רעיונות לשת"פים ולאירועים אפשריים, והתחלנו לקדם צעדים ספציפיים למימוש התכניות הפרקטיות.

מצורפים הפרוטוקולים המפורטים עבור סבב א' של מפגשי הפעילים לשנה זו. נשמח לכל הערה, הארה, רעיונות לשיפור ולעזרה ומתכונים לסבב הבא.

מפגש פעילים ירושלים, פגישה אצל הדס משגב, 10.1.2019

למה הגעתם למפגש?

עפר: לשמוע את הוועד, את הפעילים, ולהשמיע קול

נגה: צריך להגיע למפגש פעילים

ארז: רוצה לדבר על פרס גפן ודוכן יד שנייה (טפסים)

שירה: אוהבת את הז'אנר, רוצה שיהיו עוד פעילויות ורוצה לחשוב עם עוד אנשים איך עושים את זה

אילן מימוני: רוצה להגיע לפעילויות בירושלים.

גלי: מעניין לדעת מה קורה ומה אפשר. מה עושים עם החברות באגודה.
אילה: רוצה לעשות יותר דברים.

תקשורת עם הוועד: דרכי התקשורת עם הוועד לא ברורות, ולפעמים יש תחושה שאין עם מי לדבר.

עופר מציע להוסיף פרטי קשר בכל פוסט ופרסום רשמי. לפחות בפרסומים הרשמיים – מכתב חודשי, פרסומי אסיפות.

לילי מציעה פוסטים לגיוס ספציפי לתפקיד ספציפי, אפילו פעם בחודש. מסע גיוס ממוקד, כל פעם לתפקיד. לילי התנדבה לניסוח ופרסום פוסטי גיוס פעם בחודש.

לבדוק אם יש פרטי קשר בפייסבוק.

תשובת הוועד: כן, יש כתובת מייל תחת "אודות". נוסיף ונבליט פרטי קשר בפוסטים רשמיים ובמכתב החודשי.

קשר עם מזכירות האגודה: אילן וגלי נתקלו בקשיים עם קבלת המכתב החודשי וההרשמה לאגודה. בעיות במשלוח כרטיסי חבר.

אילן מציע כרטיס חבר וירטואלי.

הרחבת התוכן באתר האגודה:

לילי מציעה לפתוח כתובת מייל / קבוצת פייסבוק / מספר טלפון שאפשר לשלוח אליו הצעות לאייטמים לתרגום ופרסום. מוכנה לעזור בעריכת תוכן ויצירת תוכן לאתר ולקטורה של אייטמים מוצעים.

ארז מציע לנסח הודעה קבועה לפנייה בשביל תרגום וזכויות.

גלי התנדבה לתרגום ועריכה של אייטמים.

מחשוב האגודה:

אילן התנדב לסייע בתחום המחשוב באגודה.

שירה אמרה שאח שלה מתכנת ורוצה לעזור.

הפצת היה יהיה:

לילי אומרת שצריך לשקול מחדש את עניין המחיר לספריות, למה לא תרומה?

תשובת הוועד: כמה סיבות – ראשית, מה שמתקבל בחינם נתפס כחסר ערך. שנית, במהלך השנים האגודה הוציאה על הדפסת השנתון סכום כסף לא מבוטל, והיינו רוצים להחזיר לפחות את חלקו. השנתונים נמכרים לספריות במחיר קרוב למחיר עלות.

ערבי שיח עם כותבים בפאנדום

ארז אומר שאם תורמים שנתון צריך להדביק לדף הראשון פרטים של האגודה בצורה בולטת

לתרום חבילה משנה אחת או מכמה שנים קבועות, ולהציע את השאר בתשלום

לילי אומרת שאפשר ליצור קשר גם עם אחראית הספריות של מודיעין, היא מכירה אותנו דרך מיתופיה.
שירה מוכנה לעזור בהפצה הדיגיטלית
נגה מוכנה לקשר לאחראית הספריות בירושלים

שאלה: אחרי כנסים הספרים שנשארים בדוכן היד השנייה הם נתרמים לספריות. האם האגודה חותמת על הספרים האלה?

תשובת הוועד: כן, יש חותמת שאומרת "תרומת האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה".

פרס גפן:

ארז בשם הוועדה: מאד רוצים להגדיל את הנראות והחשיפה לפרס, רוצה לשמוע רעיונות.

גלי שואלת מה קרה למדבקות ולדיילים? תשובת הקהל: לא היה מי שיעשה את זה.

לילי: להעלות ביקורות על הספרים המועמדים לאתר האגודה.לפרסם באתר האגודה ראיונות עם הסופרים המועמדים.

הדס: לעשות רשימה של איפה אפשר למצוא את כל הסיפורים הקצרים של שלב א' כולל לינקים למה פורסם באינטרנט. ראיונות עם הסופרים הזוכים. גלי מתנדבת לראיין סופרים מועמדים, אם מישהו אחר יפנה לסופר ויתאם ריאיון.

נגה: להעלות את השנתון דיגיטלית עם סיסמה לחברי האגודה כדי שאנשים יוכלו לקרוא את הסיפורים. למנף את פוסטי הזכייה של הספרים המתורגמים.

לילי: קבוצות רכישה לספרים המועמדים לשלב ב', לנסות להשיג אותם בהנחה לחברים. לארגן ערבים ספרותיים עם זוכי פרס גפן. אולי בספריות.

אילן מציע אירועי חתימה של סופרים בכנסים.

הרחבת החשיפה של האגודה והגעה לקהלים נוספים:

יש עניין לדעת יותר מה נותנת החברות באגודה.

קהילה דוברת אנגלית:

פרסום באנגלית של פעילויות אגודה (להבהיר שהאירוע דובר עברית)

פניה ל-AACI. אולי אפשר לקיים אצלם אירועים? יש להם חיבה לאירועים ביזאריים.

קהילה דתית:

תרומה לספריות

אפשר לארגן ערבי הרצאות עם סופרים (בעייתי מבחינת התאמת קהל-סופר/ות; בעיה של שעות)

ירושלים והרחפת הקלה:

כיף ומלא אירועים. יש כנס קבוע, הרצאות, ערבי משחקים… בעיה של מקום, הרוב קורה בבתים פרטיים. הרחפת הווירטואלית מסתדרת יפה, ואירועים מתארגנים בה בצורה ספונטנית.

לילי מחפשת מתנדבים לניהול ה"רחפת הקלה", התא הירושלמי. באופן כללי יש רצון לעוד פעילויות בירושלים.

עלתה שאלה: לאיזה קהל פונים אירועי האגודה? מה מדיניות הכניסה?

תשובת הוועד: כל אירועי האגודה פונים לכלל הציבור, כולל מועדוני הקריאה וההדרנים של האגודה. מטבע הדברים, באירועים קטנים, ובייחוד בבתים פרטיים, עשויה להיות מגבלת מקום ולכן לעיתים תידרש הרשמה מוקדמת לשם הבטחת מקום באירוע.

הצעות:

שת"פ עם סינמטק ירושלים: קורס סרטי מד"ב עם הרצאות (שירה רוצה לדבר על זה עם לילי ואולי לפנות לוועד בהמשך, בעיקר בשביל יצירת הקשר הראשוני עם הסינמטק והצעת שיתוף הפעולה)

ארז הוא קרטוגרף במקצועו. לילי וארז הולכים לייצר מפה פיקטיבית של ירושלים.

מפגש פעילים חיפה, בית משפחת פפו, 13.1.19

נוכחים: משפחת פפו, פנינה שוורץ, שמואל הספרן, נמרוד ואני [סה"כ 7 אנשים ו-3 חתולים]

למה באתם למפגש?

יעל – זה נורא כיף להיות פעילה, אפילו עוד יותר כיף להיות פעילה בחיפה
אדווה – גרה כאן
תמי – מאד בעד פעילויות מחוץ לתל אביב
נמרוד – מעודד עשיה בקהילה נציג של הוועד
פנינה דורית שוורץ – חדשה באגודה ובכנסים. קשורה לתאטרון פרינג' במרכז הכרמל

שמואל – הרבה שנים באגודה, משתדל להגיע לפעילויות האגודה
יערה – סוף סוף חוקית להתנדבות!

דברים חשובים שמאפיינים את חיפה:
לא אוהבים להרגיש כמו שאריות של אייקון
יש פעילים של העמותה ואנשים שיושבים בטכניון ולא יוצאים ממנו
גישה לשני קהלי יעד מרכזיים: נוער וסטודנטים למקצועות מדעיים

הפצת השנתון –

יש אופציה להפצה דיגיטלית של השנתון לספריות
כולם התנדבו לפנות לספריות בחיפה. שמואל יפנה לספריות להפצה. הוועד יעביר בצורה מסודרת את המחירון לספריות.

תשובת הוועד בנוגע להפצה של יין חלומות: יין חלומות יצא בהוצאת גרף והם אחראים על ההפצה שלו. אבל אפשר בהחלט לספר עליו לספריות ולהציע להן להזמין אותו מהמפיץ.

מחשוב –

אפשר להפיץ קול קורא למתכנתים בטכניון.

יעל התנדבה להפיץ אם ישלחו לה נוסח.

פנייה לקהלים נוספים:

השתלבות בימי מחוננים בחיפה – אדווה ויערה נמצאות בימי שליפה ומגיעות לשם כל מיני הרצאות. זה יכול להיות קהל רלוונטי לנו.
אדווה ויערה יכולות לבדוק את השטח – מה מעניין את החבר'ה? לדבר עם האחראים לראות האם הם מעוניינים
יעל ואדווה יכולות להסתכל ברשימות מרצים ולראות אם יש משהו שמתאים.
לאחר בדיקת השטח אפשר לתכנן פרויקט כזה לשנה הבאה.

כנס אקדמי של אסטרופיזיקאים בטכניון:
האגודה יכולה לתת כסף לפרס לפוסטר המצטיין וזה יספיק כחסות

תשובת הוועד: כנסים אקדמיים בנושאי חלל זה נהדר, אבל זה לא קשור מספיק למטרות האגודה.

פעילויות בחיפה:
אירועי הקרנה בחיפה –
נמרוד ידבר עם קסם, שמסתבר עובד בסינמטק חיפה, על אפשרות לשיתוף פעולה.
פנינה – מציעה את תיאטרון הסטודיו כמקום להקרנות והפקות מקור.

נמרוד: כדאי לפתוח כתובת ייעודית לשת"פ אגודה
פסטיבל הסרטים של חיפה – הוא מתנגש עם אייקון אבל ארוך יותר. אולי אפשר לפרסם הדדית? לעשות יום סרטי מד"ב אחרי אייקון, בחסות האגודה?
הדרן כנס בחיפה? רלוונטי אחרי עולמות – יערה תעשה את זה

פרסום האגודה:

תמי תוהה איפה ואיך מפרסמים אירועי אגודה ואת האגודה עצמה. שמואל אומר שהוא מספר לכל מי שמשאיל אצלו ספרי מד"ב על הכנסים של האגודה, למשל על זה שסנדרסון עומד להגיע.
אולי לשקול פרסום פיזי בספריות? פוסטרים, סימניות, פלאיירים ייעודיים לכנסים?

יערה שואלת למה אין אינסטגרם.

פרוטוקול רחובות, 14.1.19, מכון ויצמן

למה באתם למפגש?

הדר – ספרנית. רוצה יותר אירועים באזור רחובות

דורין – שומם מדי ברחובות. אוהבת הקרנות ולא רוצה לראות לבד

גלית – מעדיפה פעילות ברחובות

שקד – יש לי חברים גיקים ברחובות. יש עניין בתרבות גיקית מקומית, זה חשוב. זוכר לטובה את גיקדום במודיעין ותל אביב – מאד עוזר שיש משהו מקומי. יש גיקים מקומיים שלא יודעים על האגודה, שווה שנכיר אחד את השני

ליאת – התחילה ברחובות והכל הדרדר מאד מהר משם. רוצה לשמוע מה קורה מחוץ למעגל הקרוב מה צריך, מה חסר, מה אפשר..

אתר האגודה–

שקד יכול לתרגם אייטמים ולערוך תוכן

גלית – מתנדבת לצוד תכנים

הדר ודורין – עריכה

הפצת השנתון

הדר – ספריית תיכון בגבעת ברנר. גישה לספריות רחובות, ראשון, נס ציונה. מצטרפת לקבוצת ההפצה

הפצה דיגיטלית לספריות – בספריה המרכזית ברחובות יש, גם בראשון וגם בנס ציונה.

צריך לדבר עם הספריה הדיגיטלית הישראלית

מחשוב האגודה:

דורין התנדבה לסייע

פרס גפן

גלית התנדבה לצוות תומך גפן – ציד לינקים וכריכות

הדר – צוות תומך גפן

דורין אומרת שהיתה שנה שבה סיפורי גפן פורסמו כ-PDF וזה היה טוב ונגיש לכולם, גם למי שאין לו אפליקציה

פעילות מקומית:

עלתה שאלה בנוגע לאפשרות לערוך ערבי הקרנות מתוכן המוצג בנטפליקס. ליאת תברר עם עורך הדין.

ערבי משחקי תפקידים – ליאת תשלח מייל לעמותה לבירור

ערבי משחקי לוח – קיימים במכון וייצמן ודורין תעדכן לגביהם בקבוצת האגודה

דורין יכולה לפנות לאלין ממשרד בידור הסטודנטים במכון ויצמן בקשר לארגון משותף של הרצאות

הדר וגלית ידברו בקשר לארגון הדרן כנס.

שקד בודק היתכנות לגיקדום

פרוטוקול מפגש פעילים תל אביב, אשכול פיס, 17.1.19

למה באתם למפגש?

דפנה – לפגוש אנשים ולשמוע מה אפשר לעשות יותר לאורך השנה. כנס קטן בין הכנסים
הדס זעירא – באה להקשיב ולשמוע מה הולך.
מאיה – תשמח להשקיע זמן בעוד דברים כיפים
נועם – רוצה לחזור להיות בעניינים גם בקהילה בארץ
מתן – מרגיש שצריך עוד דברים חוץ מכנסים ושנתון
עמית – אוהבת להיפגש עם גיקים ועם האגודה
גליה – אם אני לא אבוא זה יהיה בעיה. צריך מסה של אנשים שתרצה שמשהו יקרה כדי שהוא יקרה
אליעד – אוהב את הז'אנר
תומר – כאן מסקרנות
זיוה – אולי לעשות הדרכת מתנדבים בפאנטום VOD? האגודה חשובה לי, חשוב שהאגודה תתפתח ותהיה בסדר. לליאת – חשוב לי לפגוש את הפעילים

פעילויות האגודה:

נמרוד: הסנטר של תל אביב מאד אוהבים אותנו ורוצים לארח אותנו בדברים

הדס ז' מציעה אירוע החלפת ספרים של הז'אנר. אליעד, מאיה וזיוה מתנדבים לעזור לה בארגון. מציעה להדפיס מדבקות ברקודים לטופס הרשמה לאגודה לספרי ההחלפה, מה שנשאר – משאירים ברכבת.

מתן קשור לראש תכניות המחוננים בארץ, אליעד קשור למרכז המחוננים ברעננה. ליאת אומרת שבעיקרון צריך למצוא את המרצים המתאימים להרצות בחוגי המחוננים, לבחור הרצאה ולתת החזרי נסיעות.
מתן ואליעד יצטרפו לצוות חשיבה ליצירת תכנית העשרה במד"ב ופנטזיה לחוגי מחוננים.

נועם מציע להעלות את האטרקטיביות של האגודה לא רק מבחינת הנחות אלא גם מבחינת פעילות שוטפת. מציע לשלב בין מועדון הקריאה לפאנטום VOD: בזמן קבוע מסוים תתקיים פעילות אונליין, שפתוחה רק לחברי אגודה. הדיון/מועדון מוקלט ומועלה ל-VOD וככה מקבל חשיפה. הנה דוגמה לדיון כזה, והנה דוגמה נוספת.

מאיה מספרת שאגודת הסטודנטים ארגנה טורניר קטאן. אולי האגודה תוכל גם לארגן משהו דומה.

מאיה מציעה לעשות אירועי הקרנה פאנלים מכנסים.
דפנה מציעה לארגן ערבי משחקים ביתיים. מוכנה לארגן. עמית וגליה התנדבו לארח.

פרסום האגודה:

הדס ז' מציעה כנושא לחשיבה איך להגיע לקהל היעד של האגודה.

פרס גפן:
צריך גרפיקאי. הדס ז' היא גרפיקאית.

גליה: זמינה לעזור לאתר, ברגע שהוועדה תסיים לאפיין אותו

אתר האגודה:
מעוניינים להצטרף לקבוצה לקבלת כרטיסי טרום בכורה או ספרים תמורת ביקורת לאתר: דפנה, מתן, נועם, הדס ז', זיוה

הטבות לחברים

מאיה מציעה לפנות לאופוס כדי לארגן הנחה לחברים תמורה חשיפה לספרים חדשים
אליעד אומר שלהוצאת מאגנס ולאגודה לימודים קלאסיים יש הסכם. סעיף ברישום של תשלום מסוים, שמאפשר קניה של עשרה ספרים בחינם ועוד הנחה לאורך השנה.

פניה לפריק ולבית מרזח – הצעה להנחה לחברים תמורת פרסום. נמרוד והדס ז' התנדבו.

הפצת השנתון
מתן יעזור לגייס כתובות מייל של ספריות
זיוה התנדבה לפנות לספריות אחרי שתהיה רשימת מיילים
מי דואג למשלוח לספרייה הלאומית? תשובת הוועד: מזכירות האגודה.
לצרף קוד QR לשנתון שמפנה לטופס החבר של האגודה
נכין לקראת עולמות 10 שנתונים משנים קודמות עם קוד QR כדי שאנשים יוכלו להפיץ אותם ברכבת
הדפסה דיגיטלית: הדס ז' מציעה קשר שלה עם דפוס קורדובה, לברר איתה אם אפשר לסדר שם הנחה

הצעות ייעול כלליות:
לשים מפות הגעה לאירועים באתרי הכנסים, לא רק בפייסבוק

מחשוב האגודה
גליה התנדבה לסדר את טופס ההרשמה לאגודה.

נגישות:
זיוה ואליעד מציעים ליצור קשר עם כבדי ראיה בקשר להנגשת האתר
מתן:
– חסר הפן הקהילתי. בכנסים כיף, אבל מרגיש שזה לא מספיק…
נועם: למדתי מה האגודה יכולה לעשות כדי להרים משהו, ואני חבר אגודה יותר מעשור [סקיפי מרוצה] מה אפשר לעשות כדי להמשיך לפתח את השיח הזה?