פרוטוקול ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה שהתקיימה בתאריך 29.01.17

נוכחים: ליאת שחר-קשתן (יו"ר), גיא בוסקו, יבגני קנטור, לימור נעמן, דותן צור, נדב מילר-אלמוג וחננאל לבנה.

אורח: תומר שלו (מנהל אייקון)

מזל טוב לליאת ואבנר שחר-קשתן על הולדת הבן. יהי רצון שתזכו לגדלו למעשים טובים ולמקור נחת.

אישור מורשי חתימה מול ישראכארד – ליאת שחר קשתן, לימור נעמן יבגני קנטור מונו למורשי החתימה מול חברת ישראכארד. המינוי אושר פה אחד.

עדכונים קבועים:

אייקון (סיכום פסטיבל 2016) – תומר שלו, מנהל אייקון, סקר את השינויים והשיפורים שנעשו בפסטיבל השנה:

• הנראות של העמותות המארגנות שודרגה השנה – הלוגו הופיע בשקפי פתיחה בכל האירועים, בכל הפליירים ובאפליקציה. בנוסף, העמותות עברו לגזיבואים נפרדים ומהלך זה הגדיל את הנראות.
• נושא שירות הלקוחות שופר בתחומים הבאים: מתחם הפסטיבל נראה טוב יותר בתחום הדוכנים והזירה. מתחם יד שנייה מוחשב וקיבל מדפים. אוהל נפרד להזמנות מראש שהיה מאוד מאוד מוצלח וימשיך לשנים הבאות. מערכת הכרטיסים לא קרסה מכיוון שהתוכנייה הועברה לאוף ליין במהלך הפסטיבל על מנת להפחית את העומס על מערכת הקופות. האפליקציה הייתה מוצלחת במיוחד – היא גם הקלה על הקהל, וגם נתנה המון פידבק.
• עוד שינוי היה העברת הלוגיסטיקה לעירוני, שהיה באופן כללי חיובי למרות קצת אתגרים עם אירועים באשכול. מצד שני היה יותר מקום באשכול לאירועים, מה שהגדיל את ההכנסות ואת המקום לקהל.

  מה שפחות עבד מבחינת שירות לקהל:
  מתחם שמירת החפצים קרס תחת העומס. זמני המתנה של 40 דקות. התכנון הוא להוסיף איש סגל ייעודי לשם.
  בעיות עם הזמנת החולצות – בכל שנה יש טעויות רבות בהזמנת החולצות ולכן הוחלט לצמצם את היצע הגזרות ולהחזיר את גזרת הנשים.
  החל מהשנה הבאה יהיה אמבולנס של מד"א גם בלילה, במקום חובשים מהסגל – מתנדבים.
  עקב בעיות רבות עם תחרות התחפושות ימונה לה איש סגל אחראי. נוהל 10 דקות עדיין בבחינה. חלק מהמרצים לא ידעו שיש להם אפשרות לדחות את הנוהל. חלק מהקהל והמרצים אהבו אותו וחלק לא. במידה והנוהל ממשיך יש לעדכן באיזה מהאירועים הוא מיושם, גם ע"י שילוט על הדלת וגם באתר ובאפליקציה. יש לבחון מראש עם המרצים האם הם מעוניינים בנוהל. אחוזי התפוסה הכלליים – סינמטק 1 הוא אנומליה כיוון שבגלל גודלו הוא אף פעם לא מלא. אחוזי התפוסה הם 62% במידה ומחשיבים את האולם, ו-70% בלעדיו. אם לא מחשיבים את האירועים של עשר בבוקר ועשר בלילה אז יש 85% תפוסה.
  סיכום אישי: השנה נפרדנו מעינת סיטרון  וגיא פלאוט. הוועד מבקש לנצל הזדמנות זו להודות לעינת ולגיא על שנים של עבודה קשה ועל כל תרומתם לאגודה ולפסטיבל. הם יהיו יועצים למחליפים שלהם. זה אומר שהרבה ידע לא הלך לאיבוד.
  נדב העלה את בעיית חלוקת התגים והכרטיסים למרצים. הכרטיסים נמצאים במקום אחד, התגים לפעמים במקום אחר והפלסטיקים של התגים במקום שלישי. תגובת תומר: זה נושא לטיפול ולארגון מראש. תהיה אחידות לכל האוכלוסיות.
  גיא: "הפוסט של עינת והשיח בנושא מראה שחיקה. איך אתה מונע את פרישת הסגל הבכיר?"
  תומר: "אני דוגמה אישית לכך שאנשים נשארים. יש רוטציה בתפקידים. כוח האדם זה הדבר הכי חשוב מבחינתי. אין לנו נכסים אחרים חוץ מהסגל והמתנדבים שלנו. אני מאוד משתדל לתת תמיכה ולפתח את הגיבוש בתוך הסגל כך שיעזרו זה לזה."

עולמות 2017 – מעדכן חננאל לבנה. ההכנות מתקדמות כמתוכנן, כולל שילובו של עופר מתוקי בתהליכי הניהול. האפליקציה לכנס נמצאת בסימן שאלה, לאור אי זמינות המפתחים. ייתכן והקוד יהיה זמין ונוכל להשלים את הפער. אושר פה אחד תקציב עולמות, בהמשך להצגה שלו בתחילת החודש והתדיינות הוועד במייל. כמו כן, בוצע מעבר על התייחסות הנהלת הכנס לשאלות שעלו במהלך הדיון.

מאורות 2016 – מעדכן גיא בוסקו. הוועד מודה להנהלת הכנס על ניהול עוד כנס מוצלח. קרן לנדסמן, מנהלת מאורות, תגיע לסכם את הכנס בישיבת הוועד הבאה.

בידיון 2017 – מעדכן דותן צור. מינוי הנהלת הכנס יהיה בתקופה הקרובה, על מנת לאפשר התקדמות מהירה בארגון שלו.

מחסן – מעדכן דותן צור. בקרוב תתקיים פגישה בנושא המחסן.

אמא"י – מעדכן יבגני קנטור. בנושא הקמת ארגון אנימה עצמאי לאחר שנים של פעילות במסגרת האגודה: לאחר התייעצות עם רואה החשבון של האגודה ועורכת הדין של ארגון אמא"י הוסכם כי צריך וראוי להשתמש בכספים שנכנסו לאגודה בעקבות פעילות האנימה לתמיכה בפעילויות אנימה נוספות. לכן הוסכם על שיתוף פעולה בין האגודה לארגון אמא"י במסגרת כנס הארוקון 2017 אשר יתקיים בפורים. כנגזרת משיתוף הפעולה הנהלת הכנס קבעה כי נושא הכנס יהיה מד"ב ותהיה בו רצועת תוכן אנימה ומנגה בנושא מד"ב. אמא"י יקחו אחריות משפטית מלאה – ביטוח, חתימה על חוזים וכו'. האגודה מצידה תתמוך בכנס בסיוע כספי בשכירת המקום לכנס ולוגיסטיקה. השת"פ מול אמא"י אושר פה אחד.

פרס גפן – מעדכנת ליאת שחר קשתן. התקיימה ישיבת עבודה עם יו"ר האגודה והוועדה החדשה בראשות אמיר הירשפלד. בישיבה עברו על תכנית העבודה השנתית ועל העבודה שהתבצעה עד כה. איסוף המועמדים לשלב א' כמעט הסתיים. פורסמה בפומבי רשימת הסיפורים הזכאים, כאשר רשימת הספרים תתפרסם בהמשך (פרסום בשלבים).

מענק – מעדכן יבגני קנטור. יבגני קיבל חפיפה מלאה מעינת. נמצא בקשר עם הזוכה משנה שעברה לוודא עמידה בתנאי המענק. השבוע יחל גיוס הוועדה.

אתר ופייסבוק – מעדכן נדב מילר אלמוג. הגדרת תחום האחריות של אחראי האתר והפייסבוק: האחראי אמון על העלאת המכתב חודשי, הודעות על ישיבות ועד, פרוטוקולים, הודעות על אספות כלליות וכד' לאתר ולפייסבוק. יבגני מציע טבלה מרכזת לשליטה ותזמון של עדכונים בפייסבוק, באתר ואולי במכתב החודשי.

שנתון – מעדכן יבגני קנטור. השנתון מתקדם כמתוכנן ואף יש כבר מעצב לכריכה. בנושא השנתונים הדיגיטליים חלה התקדמות, הן בפנייה למנדלי ו-Getbooks להצעות מחיר להמרה לדיגיטלי והן בשליחת בקשת האישורים לסופרים נוספים. מה שמהווה את עיקר העיכוב כרגע זה בקבלת אישורים (זכות להפצה דיגיטלית) מחלק מהסופרים.

נושאים לדיון:

סגירת החשבון בלאומי – הוועד אישר פה אחד את סגירת חשבונות האגודה בבנק לאומי ומעבר הכספים לבנק הפועלים, לאחר קבלת כל המידע הנדרש לעריכת הדו"ח השנתי מבנק לאומי.

אישור תקציב האגודה – אושר פה אחד.

אישור תקציב דורות – אושר פה אחד, בהמשך להפצה שלו במייל טרם הישיבה והתדיינות שהתקיימה.

יח"צ – הוחלט לחפש משרד יח"צ לקידום פרס גפן, פרס עינת, היה יהיה והמענק. לטובת העניין ליאת אמיר ונדב נפגשו עם מספר משרדי יחסי ציבור. המיקוד היה על משרדים קטנים ובינוניים שנראה שיתאימו לנו יותר (התקציב שהוקצה למשימה לא מספיק לעבודה עם משרד גדול). נדב וליאת ממליצים לעבוד עם משרד בשם "תו" שנראה שמתאים לנו מבחינת מחיר ותיאום ציפיות. יש לציין שזה תהליך ושאי אפשר לצפות לתוצאות מהותיות לפני לפחות שלושה ארבע חודשים. בדיון הועלו הסתייגויות לגבי ההתאמה של משרד יח"צ באופן כללי לצורכי האגודה והיכולת שלו לקדם אותנו. מצד שני צוין שאם לא ננסה לא נדע אם היינו מרוויחים ממהלך כזה, ושזה לא כאילו אנחנו מקדמים את שיווק האגודה בדרכים אחרות כרגע. נדב מציע קידום דיגיטלי, התאמה ל-SEO, מנהל מקצועי לפייסבוק. לא מוצו האפשרויות בזירה הדיגיטלית. מצד שני צוין שבזירה הדיגיטלית יש לנו נוכחות כלשהי, בעוד שמחוץ לה אין לנו נוכחות כלל, ובמיוחד בפרס גפן אותו אנו רוצים לחשוף גם מחוץ לקהל שלנו. אושרה עבודה מול משרד היח"צ "תו" – 6 בעד, 1 נגד. הצעת המחיר של משרד זה עומדת בגבולות הסכום שאושר בתקציב האגודה לנושא.

מכירת מרנצ'נדייז בחנות האגודה –

במבט מפוכח על האפשרויות, הוסכם כי השנתון הוא המוצר הכי רלוונטי למכירה דרך החנות המקוונת, מהפריטים השונים. הוחלט להתחיל עם מכירת שנתונים ולראות איך זה הולך. יש לסגור את כל הפרטים הלוגיסטיים והטכניים עד אחרי עולמות.

הרצאות חינם בכנס עולמות ואייקון – הדיון בנושא נדחה עקב השעה המאוחרת.