ישיבת ועד 31.01.2016

נוכחים : ליאת שחר-קשתן (יו"ר), עינת סיטרון, הדס משגב, גיא בוסקו וחננאל לבנה.

נעדר: יבגני קנטור.

חסרה, אבל בליבנו: לימור דוד.

אורחת: ד"ר קרן לנדסמן, מנהלת כנס מאורות.

נושאים

1. לימור דוד:
   1. חברת הוועד לימור דוד נפטרה במהלך החודש האחרון ממחלת הסרטן. זו הפעם הראשונה שאנו מאבדים חברת וועד מכהנת. לימור הייתה פעילה בכנסים בתחום פעילויות הילדים הרבה לפני שהחליטה לרוץ לוועד, ובחרה לרוץ לוועד למרות המחלה, כיוון שלא הסכימה לתת לה לעצור אותה. חבל לנו מאוד שלא הספקנו כמעט לעבוד עם לימור בוועד, אין לנו ספק שהיא הייתה עושה שינוי משמעותי בכל תחום שהייתה לוקחת עצמה. האגודה איבדה פעילה נמרצת מוערכת, ואנו איבדנו חברת וועד יצירתית ואופטימית. תנחומינו למשפחתה.
   2. ליאת והדס ייצגו את הוועד בהלוויתה של לימור, והאגודה פרסמה מודעת אבל בעיתון.
   3. הוועד החליט לבחון מול הנהלת עולמות את האפשרות להזכיר את לימור בכנס. הועלה רעיון של פינת יצירה לזכרה בכנס הקרוב.
   4. תחומי האחריות של לימור חולקו בין ליאת וחננאל.
   5. על מנת להקל את התמודדות הוועד במקרים כאלה, ובתקווה שלא נידרש לו, נוסח ואושר נוהל פטירת פעיל אגודה.
2. עדכון כללי:
   1. אמא"י –
      1. נכתב מסמך תוכנית עבודה לקראת הקמת עמותה עצמאית, שהוצג במפגש של ועד אמא"י עם יבגני (חבר ועד מלווה לאמא"י) וליאת (יו"ר האגודה). האתגר המרכזי העומד לפתחם של אמא"י הוא מציאת מקימים שיחתמו על מסמכי ההקמה, ולאחר מכן יש צורך לערב אותם בהקמת העמותה גם על מנת שילמדו את הנושאים שאיתם עמותה צריכה להתמודד, וגם על מנת לאפשר לחברי ועד אמא"י לפנות את חלק מזמנם גם לאירועים שוטפים של אמא"י.
      2. אירוע ההקרנה היה מוצלח מאוד (למרות ביקורת של חלק מחברי הועד על איכות העלילה), גם בבחינת היענות הקהל וגם ההתנהלות באירוע עצמו. כנס הארוקון מתקדם כמתוכנן.
   2. ג'וס וידון – אמ"ל
   3. מחשוב – אמ"ל.
   4. אתר ופייסבוק – הועלתה הבעיה שכמות הכותבים לאתר נמוכה מאוד, ולכן האתר מאבד מהרלוונטיות שלו. הוחלט להוציא פניה בקבוצת הפייסבוק של האגודה, זאת במטרה לאתר כותבים חדשים. במידה ויימצאו כותבים מתאימים, הם יוכלו לקבל ספרים תמורת ביקורת. בנוסף הוחלט לפנות לקהילת נוער קורא בניסיון לאתר מבקרים שיסכימו לכתוב באתר. כמו כן תיבחן אפשרות לתת כרטיסים לסרטים חדשים תמורת ביקורות באתר.
   5. שנתון – שבוע הבא אמור לצאת קול קורא לסיפורים. ייבדק שאין התנגשות עם התחרות של עולמות מבחינת זמני פרסום הקול הקורא.
   6. פרס גפן – אמיר הירשפלד מונה פה אחד (מלבד הדס משגב וגיא בוסקו שלא השתתפו בהצבעה)  ליו"ר. ליאת (חברת הוועד המלווה של פרס גפן) תקבע מולו ומול הוועדה ישיבת התנעה.
   7. פרס עינת – אמ"ל.
   8. מענק – נמשך תהליך הבדיקה מי מחברי הוועדה מעוניין להמשיך לכהונה נוספת.
   9. דורות – הסגל גויס ברובו (חלקם ותיקים ובעלי ניסיון בכנסי אגודה אחרים) והתוכניה במצב מתקדם. כמו כן, התקציב בעדכון מתמיד. סך הכל הכנס מתקדם בצורה טובה.
   10. אייקון – ליאת תתאם ישיבת עדכון מסודרת עם תומר לחודש הקרוב.
   11. עולמות – הסתיים גיוס ושיבוץ התוכן. תחרות הסיפורים נפתחה. הוועד אישר את תקציב עולמות ברוב קולות. 
   12. מאורות – קרן לנדסמן, מנהלת כנס מאורות, הגיעה להתארח לחצי שעה ולעדכן על כנס מאורות 2015.
       1. בכנס הייתה נוכחות קטנה יותר של אנשים וכן הכנס לא היה רווחי. הסיבה המרכזית לכך הוא המצב הביטחוני הקשה בירושלים באותה תקופה – שהשפיע גם על אירועים אחרים בירושלים (ומתוך השוואה אליהם היה ניתן להצביע על הבעיה הביטחונית בתור סיבה לירידה בכמות הקהל).
       2. בעיה נוספת היא העלייה במחיר שכירת המקום, ועל כן הוחלט לבדוק היתכנות לקיום הכנס במיקום אחר. עם זאת, הועלו חששות למעבר לאור המיקום הנוח והמוכר, תחב"צ זמין וחנייה באזור.
       3. קרן ציינה לטובה את חברי הסגל של מאורות.
       4. מרצ'נדייז- חודדו הנהלים לאי מכירת מוצרי מזון. בנוסף, הוחלט להימנע מהכנת מרנצ'דייז חדש עד לסיום רוב המלאי הקיים במחסן.
       5. השת"פ עם הסינמטק היה מוצלח, והביא ליוקרה לכנס. עם זאת, הוא פחות תרם להבאת קהל חדש.
       6. הוחלט כי חבר ועד מלווה למאורות יפעל במשך כל השנה ויעמוד בקשר עם הנהלת הכנס כבר בקיץ הקרוב, זאת על מנת שעדכונים יוצפו לא ברגע האחרון.
       7. עלה צורך לשפר את הפרסום של הכנס. הועד הציע לחבר את הנהלת הכנס לגורמים שייעצו איך לשפר את הפרסום.
   13. בדיון – תיבחן אפשרות לקיום הכנס בבית אריאלה, אך ייבדקו גם מקומות אחרים. התכנון הוא לקיים את הכנס ב-23.6..
3. אישור תקציב 2016:
   1. אושר תקציב לשנת 2016 פה אחד.
   2. הסעיפים החדשים שנוספו לתקציב הם: חגיגות ה-20 (חד-פעמי) וקידום ושדרוג נוכחות הרשתית של האגודה.
4. סיכום מפגש פעילים #1 – היה מפגש מוצלח שעזר מאוד לגיבוש תבנית חגיגות העשרים.
5. מעבר כתובת רשמית אצל רשם העמותות – התעורר הצורך להחליף את הכתובת הקבועה של האגודה אצל רשם העמותות. על מנת למנוע מצב שבו כתובת פרטית של אחד מחברי הוועד תתנוסס על כל המסמכים הרשמיים, או מצב שבו בעל הכתובת עוזב את הוועד, דבר שמקשה על קבלת מכתבים מסודרת יעשה ניסיון לבחון אפשרויות חלופיות. בשלב זה תיבדק אפשרות לרשום את כתובת משרד עורכי הדין שמייעץ לאגודה בנושאי זכויות יוצרים, תמורת תשלם סמלי.
6. אישור תקציב ראשוני לאירועי ה-20  – הוחלט על המשך קידום במתכונת של חצי יום בקיץ, עם אירוע מרכזי בערב אליו יוזמנו חברי אגודה ואורחים נכבדים (אנשי רוח, עיתונאים, נציגים מעיריית תל-אביב, מתנדבים בפרוייקטים של האגודה וכו'). נעמה פרידמן קיבלה עליה להפיק את חגיגות העשרים. אושר פה אחד תקציב ראשוני שיתעדכן ככל שההפקה תתקדם.
7. מדיניות כרטיסי אורח בכנסי האגודה – ההחלטה כרגע היא לא להצמיד את הטבת כרטיסי האורח לתפקיד מסוים, אלא להשאיר את הנושא לשיקול דעת הוועד לקראת כל כנס, ובהתאם למספר כרטיסי החינם שיוסכם עליהם עם העמותות השותפות לאותו הכנס. כן הוחלט כי מקימי האגודה יהיו אורחים קבועים של האגודה.
8. מעבר תא דואר- מסמכים נדרשים: נדרש אישור ניהול תקין, אשור הקמה, אישור רו"ח להתנהלות תקינה וייפוי כוח. עם סגירת התא הקודם צריך לעשות "עקוב אחרי" לכתובת החדשה לזמן מוגבל, ובמקביל להתחיל לשנות את הכתובת בכל מוצרי הדפוס הרלוונטיים (מעטפות וקבלות). חננאל ישיג את האישורים הרלוונטיים מול הרו"ח.